Становление и развитие дисциплины "Тайм-менеджмент" (стр. 1 из 6). Тайм менеджмент теория


Тайм-менеджмент или управление временем

Тайм-менеджмент — дословно, управление временем. Однако, согласитесь — управлять временем невозможно. Время необратимо и запас его ограничен, человек сам должен  подстраивать свою жизнь и работу под течение времени.

Есть интересный фантастический фильм «Время» (The Time), в котором люди будущего после 25 лет больше не старели, но с помощью вживленного чипа за все расплачивались временем. В буквальном смысле: на часах под кожей шел обратный отсчет оставшегося времени жизни. Временем расплачивались и за продукты, товары и услуги. Пополнялось оставшееся время за счет заработной платы, а также его можно было передавать от человека человеку. У богачей  на счету могли быть сотни лет, а у бедняков и рядовых госслужащих — всегда оставались считанные дни и часы. В таких жестких условиях эффективный тайм-менеджмент являлся жизненной необходимостью. У того, кто не мог заработать время или взять его в кредит, часы обнулялись и одновременно заканчивалась и жизнь.

Хорошо, что мы не живем в этом придуманном мире. Но, тем не менее, для каждого руководителя умение распределять свое рабочее время является одной из важнейших компетенций. Потому что рабочего времени всегда не хватает. В результате, проекты не выполняются в срок, часть дел откладывается «на потом» и не выполняется совсем. Природа людей такова, что они всегда стараются сначала сделать работу, которая им более приятна, а неприятные дела, например, «холодные звонки» отодвигают. Мотивируется это тем, что «всегда есть более важные дела» и «все равно всех дел не переделать», потому что работы слишком много. Проблемы эти стандартны для всех компаний, поэтому давно разработаны решения по управлению рабочим временем — тайм-менеджмент.

Стандартный подход к тайм-менеджменту известен. Сначала проводится анализ использования рабочего времени. Затем составляется план использования рабочего времени. Согласно принципу Паретто, для выполнения 80% дел достаточно 20% рабочего времени. Поэтому важно правильно расставить приоритеты. Для расстановки приоритетов обычно пользуются ABC-анализом или ускоренным методом Эйзенхауэра. Эйзенхауэр предложил делить все дела по приоритетности таким образом:

А. важные и срочные;

В. важные, но не срочные;

С. не важные, но срочные;

Д. не важные и не срочные.

Все дела сначала записываются на бумаге, расставляются по приоритету, как указано выше, и в этом порядке выполняются. И, наконец, производится контроль за выполнением плана. Одним словом, как советовал Марк Твен, с утра надо сделать все неприятные дела, и тогда остаток дня пройдет легко и приятно.

Но стандартный подход к тайм-менеджменту имеет критический недостаток: он не является системным подходом. Да, традиционный тайм-менеджмент может измерить в секундах время, необходимое на выполнение одной операции; высчитать, сколько процентов рабочего времени уходит на личные дела; предположить, какие дела кажутся более приоритетными, чем другие. Но он не может ответить, как все это влияет на главную цель предприятия — ускорение процесса зарабатывания денег, и какова конкретная роль (обязанности) каждого работника и менеджера в этом процессе.

Например, для производственных предприятий общепринят такой подход: эффективное производство должно иметь максимальную загрузку оборудования и персонала. Чем выше процент загрузки, тем эффективнее производство. Для анализа использования рабочего времени используется среднесписочная численность работников предприятия. После сопоставления рабочего времени за аналогичный период с фактически отработанным временем выявляются суммарные потери рабочего времени. Затем разрабатываются мероприятия по сокращению непроизводительных потерь, скажем, на 0,2 час в день, и внедряются в жизнь. Как отразится сокращение потерь рабочего времени на 12 минут в день на прибыли предприятия? Ответа нет, потому что мы не знаем, почему завод в настоящее время не может выпускать продукции больше!

Возможно, производительность труда вовсе не является ограничением этого предприятия, и производство не загружено на полную мощность? В таком случае, понятно, что никакого увеличения прибыли мы не получим.

Рассмотрим другой вариант, когда рынок не является ограничением для данного завода. Он может потребить все продукцию, которую способен выпустить завод, и даже больше. Даст ли в этом случае среднее сокращение потерь рабочего времени по заводу на 12 минут увеличение выпуска продукции? Может даст, а может нет! Потому что мы не знаем, на каком участке находится наше ограничение. И сокращать среднее время потерь по заводу, это все равно что измерять среднюю температуру по больнице.

Теория ограничений (ТОС) предлагает другой подход. Сначала нужно определить ограничение предприятия, решить как максимально использовать это ограничение. Затем подчинить ограничению работу всего предприятия и повысить пропускную способность ограничения.

Предположим, что продукция завода проходит последовательно обработку на 5 станках. Станки имеют производительность, соответственно, 21-20-14-21-17 деталей в смену. Ограничением системы в данном случае будет станок №3. Именно он и будет задавать общую производительность завода — 14 деталей в смену и ни одной больше. Поэтому какой смысл загружать на 100% остальные станки? В этом случае перед станком №3 ежедневно будет оставаться горка необработанных деталей. К концу месяца эта горка превратится в огромную гору «незавершенки». И в этой горе будут «заморожены» оборотные средства, потрачены ресурсы предприятия, которые могли бы быть направлены на другие цели.

Именно в этом состоит задача руководителя — найти ограничение и подчинить ограничению всю работу своего завода — направить все силы на бесперебойную работу станка №4. Этот станок не должен испытывать дефицита деталей (перед ним всегда должен быть необходимый запас заготовок на непредвиденный случай — «буфер»). Он не должен простаивать ни одной минуты (рабочие с других станков по очереди могут подменять рабочего станка №3 на время обеда, №3 должен обслуживаться и переналаживаться в первую очередь). Выходящие из №3 детали должны обрабатываться на станке №4 с особым вниманием, чтобы не допустить брака и т. д. Конечно, каждый руководитель любого уровня завода должен теперь знать, что главная задача — бесперебойная работа станка №3. И тогда он сможет правильно расставлять приоритеты в своей работе и работе своих подчиненных.

Вам кажется, что производственные примеры не для вас? В этой статье можно узнать, как с помощью инструментов ТОС удалось высвободить время руководителей интернет-проектов, увеличить количество одновременно выполняемых проектов и добиться повышения прибыли компании.

Таким образом, тайм-менеджмент с точки зрения Теории ограничений не ограничивается хронометражем рутинных повседневных дел. ТОС позволяет определить роль менеджера в структуре предприятия и наиболее важные функции на каждом этапе цикла управления. Только важными делами менеджер должен заниматься. Все несущественные, с точки зрения достижения главной цели, дела необходимо делегировать подчиненным. Даже если менеджеру кажется, что он сам справится с этим гораздо лучше. И тогда можно навсегда забыть об «утренней лягушке»!

Рекомендуем! Методическое пособие «Диагностика предприятия. Целостный подход»

www.u-b-s.ru

Теоретические основы тайм-менеджмента

Самые важные статьи

Управление временем - с чего начать - как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам.

Getting Things Done (GTD) - всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах.

Стратегическое планирование - методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей.

Термины тайм-менеджмента - пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям.

Параллельные дела - простая методика для значительного повышения личной эффективности.

Ведение дневника - в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни.

Новые статьи

Personal Efficiency Program (PEP) - PEP - это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге "Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности." Правильнее сказать - это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.

Тайм-менеджмент. С чего начать - В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, "сходимость" этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить - чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь.

Getting Things Done (GTD) - Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер. 

Стратегическое планирование - В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы  придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед.

Работа 2.0 - Краткий пересказ книги Глеба Архангельского "Работа 2.0" - как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

time-master.ru

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент

Подробности Древние часы.

Автор Кирилл Карпенко

Тайм-менеджмент - теория и практика управления временем, организации времени. Тайм-менеджмент является частью более широкой области знаний - лайф-менеджмента (управление жизнью).

Тайм-менеджмент - технология, помогающая потратить невосполнимое время жизни в соответствии с целями и ценностями (Глеб Архангельский).

Философия тайм-менеджмента

Управление временем основывается на определённом мировоззрении. Его можно выразить в нескольких тезисах.

  • Время непрерывно течёт, его нельзя поставить на паузу, поэтому мы вынуждены им управлять.
  • Время не возобновляемый ресурс, его нельзя откладывать или накоплять.
  • Каждый из нас имеет одинаковый ресурс времени: 24 часа в сутки. Разница между людьми лишь в том, как мы тратим своё время.
  • Время - это капитал, который можно инвестировать.
  • У расходования времени есть последствия: краткосрочные и долгосрочные.
  • Нужно различать срочное и важное, полезное и вредное.
  • Времени никогда не хватит на всё, но его всегда хватит на главное.
  • Необходимо выдерживать баланс между планированием и спонтанностью, сном и бодрствованием, трудом и отдыхом.
  • Всё нужно делать в своё время. Многие явления могут быть совершены только в определённый момент времени (например, урожай сажаю весной, а собирают осенью) - этот момент нельзя упустить.
  • Управлять временем означает выбирать из трёх вариантов: делать, не делать или отложить?

Схема тайм-менеджмента

Управление временем, как и управление любым другим процессом или системой, состоит из четырёх этапов.

  1. Хронометраж, учёт времени, ведение статистики.
  2. Анализ статистики. Попытка понять, почему так получилось.
  3. Постановка задач: что сделать? кто это сделает? когда это будет сделано?
  4. Контроль исполнения.

Методы тайм-менеджмента

  • Постановка целей.
  • Мотивирование и стимулирование.
  • Планирование.
  • Расстановка приоритетов.
  • Отказ от второстепенных дел.
  • Делегирование, покупка чужого времени.

Инструменты тайм-менеджмента

Лучшие книги и тренинги по тайм-менеджменту

  1. Глеб Архангельский "Тайм-драйв: как успевать жить и работать".
  2. Глеб Архангельский "Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013".
  3. Стивен Кови "7 навыков высокоэффективных людей".
  4. Брайан Трейси "Выйди из зоны комфорта: измени свою жизнь".
  5. Даниил Гранин "Эта странная жизнь".
  6. Евгений Попов "Хозяин времени".

Художественные фильмы о тайм-менеджменте

Курс Евгения Попова Хозяин времени.

  1. Время / In Time (Эндрю Никкол, 2011).
  2. Возврат / Cashback (Шон Эллис, 2005).
  3. В погоне за счастьем / The pursuit of happyness (Габлиеле Муччино, 2006).
  4. День сурка / Groundhog Day (Гарольд Рамис, 1993).
  5. Матрица времени / Before I Fall (Ри Руссо-Янг, 2017).

Афоризмы тайм-менеджмента

  • Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня.
  • "Не откладывай на сегодня то, что можно сделать сейчас".
  • "Поздно быть бережливым, когда осталось на донышке" (Сенека).
  • "Всему своё время" (Екклесиаст).
  • От времени возьми всё, что можешь.
  • Время выиграно - всё выиграно.
  • Время всему научит.
  • Делу время, а потехе час.
  • Время деньги даёт, а на деньги время не купишь.
  • Всё до поры, до времени.
Обновлено: 14 августа 2018

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

xn--b1aiechzsbakee9j.su

Тайм менеджмент — теория от гуру и реальность – Ярмарка Мастеров

Все мы хотим прожить яркую и насыщенную хорошими событиями жизнь. Каждый старается в меру своих знаний и умений создать как можно больше интересного и талантливого. Но часто не хватает «лишнего» часа или минутки на самое важное. В большинстве случаев это зависит от неумения планировать свое время.

Много книг написано на тему тайм-менеджмента. Какие-то системы удачные для одних видов деятельности, какие-то подходят для других. Нюансы разные, но главные принципы управления временем схожи. На этой основе я и построила свои собственные правила, сохранив самое ценное и отбросив все лишнее, что перегружает систему и не несет реальной практической пользы. В этой статье я поделюсь с вами моим многолетним опытом.

Цели

Для начала определяюсь с целями. Жизнь многогранна, важных областей, требующих внимание много. Здоровье, семья, финансы, творчество, друзья, и так далее. Всем одновременно уделить внимание невозможно. Поэтому в каждой области выбирается 1-3 самых важных пункта, которые нужно улучшить.

Примеры:

Здоровье: а) исправить осанку, б) улучшить зрение, в) увеличить время ежедневных прогулок для повышения энергии и работоспособности.

Творчество: а) написать серию картин в понравившейся технике.

Финансы: а) добавить в портфолио новые работы, б) написать следующую статью на мой сайт и добавить в нее рекламный блок, в) начать изучение новой графической программы.

авторская публикация 2018

 

Точные формулировки.

Все планы, которые будут строиться на основе выбранных целей, должны быть четко сформулированы.

Примеры из моих планов на этот год:

а) Хочу здоровый позвоночник — мечтания, хотеть не вредно.

   Включить в утреннюю разминку комплекс для восстановления позвоночника от Дикуля — конкретные планы.

б) Хочу рано вставать — пожелание.

    Начну вставать в 5 утра сразу же после НГ каникул — конкретные планы.

в) Хочу повысить свой материальный уровень — мечтания, хотеть не вредно.

    В течении года написать серия продающих статей на мой сайт, написать серию картин в новой цветовой гамме,       получить новую смежную с моим творчеством, профессию — конкретные планы.

тайм-менеджмент

Ошибки планирования времени, через которые я проходила.

Первая и самая главная ошибка — незаписанные планы. Любое занятие, которое нужно выполнить, должно быть записано в блокнот, ежедневник, Гугл-календарь или другие удобные места.  Все, что не записано, растворяется и забывается в ежедневной рутине.

Нерегулярность. Планы начинают работать тогда, когда их составляю (и выполняю!) регулярно. Даже если с самого начала плохо получалось, не отчаивалась, а начинала заново. Со временем выработалась привычка выполнять большую часть запланированного.

Нереалистичность. Можно записать в ежедневник миллион дел на каждый день. После этого напротив каждого пункта посмотреть сколько времени он занимает и суммировать общую сумму. Как показывает практика, желания с калькулятором не дружат, так что приходится корректировать и многое переносить на другие дни. А то и вовсе отказываться от некоторых великих свершений.

Нерасставленные приоритеты. Выполнять в первую очередь то, что важно и срочно. Все остальное можно отложить или совсем вычеркнуть из планов. Все помнят правило Парето? Для забывчивых: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Еще бы почаще об этом вспоминать :)

А где же запас времени? Никогда нельзя заполнять планами все рабочее время. Всегда нужен запас времени на непредвиденные обстоятельства.  Из моей практики самое удобное распланировать 60-80% времени, остальное оставить про запас. Без дела в эти периоды не остаюсь — всегда находится что-то очень срочное и важное.

Свободный день. Пятницу стараюсь вообще не планировать и работаю в таком режиме, в каком мне хочется. Это я делаю поблажки для моей неорганизованной части натуры, что бы она не сильно расстраивалась и не выходила из берегов в остальное время.

управление времени

Поглотители времени.

Все знают, сколько времени отжимают телефонные разговоры, болтовня в соцсетях, серфинг по интернету, игры онлайн. Но у каждого из нас есть свои личные убийцы драгоценного времени. Они легко отслеживаются, если в течении трех дней подробно записывать все свои действия. Мне было комфортно разбить день на столбик с часами (по четыре клетки на час) и 15-минутные отрезки времени закрашивать цветными карандашами. Зеленый — домашние дела, отдых, обед/завтрак/перекус/разминка. Голубой — учеба книги/видео уроки. Красный — непосредственно создание ценностей, за которые получаю деньги. Все часы у меня расположены вертикально, так что можно справа писать комментарии, на что именно уходит время.

Как выяснилось, самые большие поглотители у меня — это чтение блогов и чтение художественной литературы в перерывах. Я забывала обо всем и время, которое было запланировано на работу/творчество/учебу утекало сквозь пальцы. Сейчас у меня стоит ограничение: читаю только утром и вечером (моя самая лучшая награда за проделанную работу — интересная книжка), а в середине дня занимаюсь запланированным.

планирование времени

Визуализация и другие помощники

Многие гуру тайм-менеджмента советуют визуализировать цели мечты. Так же, по их словам, должны помогать всевозможные списки — картонки с целями, куча разных видов таблиц и графиков, обозначения дедлайнов.

Честно скажу, у меня не работает. Слишком буйная фантазия смещает акценты при визуализации. Получаются творческие задания сами по себе, в виде картин и иллюстраций, а цели — сами по себе, и никак не хотят пересекаться и друг друга поддерживать.

Списки вечно теряются, я их перекладываю с места на место. Котята растаскивают картонки по дому, не понимая, что они нужны мне для дополнительной мотивации. Маленькие еще, то с них взять?

Дедлайны работают в основном тогда, когда выставляю себе большой запас времени. При маленьком запасе у меня срабатывает или закон подлости, когда что-то непредвиденное случается, или включается внутренний капризный нехочуха, с которым бывает сложно договориться.

Таблицу интересно составлять первые несколько месяцев для уточнения временных затрат и наглядного отображения результатов в цифрах. Затем это становится нудной обязаловкой, отнимающей время.

Таймер

Таймер онлайн наше всё. С его помощью проще контролировать свою работу. Я настроила громкий противный звук, который проигнорировать сложно, поэтому относительно легко отрываюсь от занятий, чтобы выставить другой промежуток времени и заняться следующим пунктом в плане.

Отдых

Любая деятельность со временем приводит к усталости. Что бы усталость к вечеру накапливалась не так интенсивно, нужен определенный ритм работы. В течении дня необходимо переключаться с одного вида занятий на другой, отличающийся от предыдущего. Временные промежутки для меня самые удобные 45/15 минут или на 30/10 минут, в зависимости от того, что делаю. Стараюсь чередовать работу сидя с подвижными действиями, умственную деятельность с физической.

Примеры:

45 минут живопись — 15 минут мелкие домашние дела

45 минут живопись — 15 минут разминка

(практически как в школе урок/переменка)

30 минут готовка обеда — 10 минут порядок на компьютере

30 минут отправка иллюстраций — 10 минут мытье кистей

Так же в книгах по тайм-менеджменту рекомендуют планировать отдых. Не планирую детально, не работает у меня такое. В субботу обычно переделываются домашние дела, накопившиеся за неделю, а в воскресенье — любые другие развлечения и много книг.

Отпуск тоже запланировать не удается. В идеале, конечно, раз в сезон — неделя отдыха, раз в год — море. Но увы, последние несколько лет такой режим сбился. Этот год вообще веселый — всю зиму и большую часть весны работала с утра и до ночи. Почти весь май выпал из работы — у меня на руках оказались пять малюсеньких выброшенных котят. Это еще повезло, моя кошка быстро их себе присвоила и помогала в умывании и успокаивании пищащих монстриков, которых нужно было выкормить из соски. В начале лета меня сын неожиданно отправил с его друзьями на море, но потом я заболела, затем варенье варила  и чего-то затянулся процесс.

В общем, никакой упорядоченности у меня сейчас с отдыхом не получается. Но я не сдаюсь, и уверена, что у меня еще все получится. Надеюсь, у вас тоже все будет прекрасно :)

Успехов и чудесного летнего настроения!

www.livemaster.ru

12 хитростей, которые превратят теорию тайм-менеджмента в практический результат

Успешный руководитель может иметь три высших образования, в мгновение ока разгадывать кроссворды, но элементарно быть не в состоянии организовать свое рабочее время.

Результативный тайм-менеджмент – это половина успеха работы специалиста любого уровня, но особенно менеджера. Однако даже после тренингов по управлению временем, можно весь день носиться по офису, ездить на встречи, а вечером, составляя отчет, понять, что ничего толкового так и не сделано. В результате – вы выжаты как лимон, а КПД – 0.

Тайм-менеджмент планирование: зачем это нужно

тайм менеджмент как все успеть

Тайм-менеджмент рассчитан на то, чтобы понять, как все успеть с минимальными затратами энергии и максимальной эффективностью. Однако на одних знаниях далеко не уедешь, и результативный тайм-менеджмент зависит еще и от вашего умения правильно распределить силы и посмотреть на свой распорядок дня не с точки зрения сложившихся в обществе стереотипов, а трезвым взглядом.

Теория — одно, а практика — совершенно другое, и способность воплощать теоретические знания на деле — залог работающего тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент дает рекомендации, как все успеть, но не факт, что в вашем случае они окажутся рабочими. Заставить их функционировать можно путем проб и ошибок в каждом индивидуальном случае.

Тайм-менеджмент — управление временем, которое достигается с помощью разных аспектов. Среди них: анализ затрат времени на те или иные цели, составление распорядка дня/недели/месяца, определение целей по степени важности, управление ресурсами и мн. др.

Как все успеть, используя тайм-менеджмент

тайм менеджмент как все успеть

  1. Адекватность и трезвый взгляд.

    Для начала нужно адекватно оценить свои возможности и составлять план так, чтобы он был выполним. Надо правильно распределить время на выполнение каждой задачи. Например, если в ежедневнике запланирован ланч с клиентом, находящимся в 45 минутах езды на автомобиле, не нужно думать, что вы виртуозный гонщик и успеете доехать за полчаса, потому как это невозможно в принципе, а учитывая пробки на дорогах, это может занять еще больше времени. Итог — вы опоздаете на встречу, сделка сорвется, а вы прослывете непунктуальным человеком.

  2. Вы — не Брюс Всемогущий.

    Нужно понимать, что успеть сделать все и объять необъятное вы не сможете – это утопия. Слишком много дел планировать нельзя, потому что человек всегда стремится к выполнению своего плана, и если результат не достигнут – его ждет разочарование. Список дел на день или месяц должен быть коротким и реалистичным.

  3. Без самодеятельности.

    Список составляется для того, чтобы ему четко следовать, поэтому его нужно придерживаться и не вносить коррективы или заниматься другими делами. Есть план — есть действие. Не стремитесь выполнить что-то «быстренько», так вы рискуете выбиться из строя.

  4. Количество дел не равно качеству проделанной работы.

    Список не должен расписывать каждую минуту, вплоть до питья чая или посещения туалета, потому что у человека возникает иллюзия, что дел он запланировал много, весь день трудился, а в конце дня выясняется, что пользы от этой работы нет никакой.

  5. Не гонитесь за современностью, цените удобство.

    Используйте для составления планов только ту систему, которая отнимает меньше времени и с которой работать максимально удобно. Если это блокнот с ручкой, то параллельно не нужно использовать никаких приложений в айфоне и делать записи в гугл-календаре. Кроме того, если заполнение занимает слишком много времени или вам не нравится навигация, лучше от этого варианта отказаться. Слишком сложная система – минус работе.

  6. Слушайте себя, а не гуру тайм-менеджмента.

    Результативный тайм-менеджмент зависит только от вас. Если вы знаете, что максимальная работоспособность у вас в первой половине дня, планируйте решение самых сложных дел на это время. Если вы знаете, что после 22:00 ваша голова «не варит», не нужно насиловать мозг написанием диссертации или сведением бухгалтерской отчетности, толку от такой работы не будет. Лучше проснуться утром пораньше и на свежую голову сделать все гораздо быстрее.

  7. Ваш мозг — не микросхема.

    Не нужно засорять память ненужной информацией, даже если она кажется вам незначительной, и вы о ней не забудете. Если вы занятой человек, все записывайте в ежедневник.

  8. Делегируйте все, что делегируется.

    Не надо замыкать на себе всю работу, особенно если у вас есть подчиненные. Лишняя суета еще никому не шла на пользу, а секретарю вполне по силам сделать распечатку документов или ксерокопии.

  9. Исключите перфекционизм.

    Если ваши задачи условно можно разделить на очень важные и обычные, не нужно стремится во всем добиться совершенства. Выполняйте сначала важные и срочные дела, но не углубляйтесь в них настолько, чтобы не успеть сделать остальные.

  10. Учитесь отдыхать.

    Тайм-менеджмент — управление временем, но не только рабочим. У человека есть личная жизнь, интересы, и он не обязан жить на работе, поэтому на свои хобби время также нужно находить. Используйте для этого каждую свободную минутку, и не важно, где она вас настигла, в пробке посреди дороги или во время перекура. Даже 5-минутный незапланированный перерыв способен значительно увеличить производительность после него. Если есть время на отдых — отдыхайте и не загружайте себя дополнительной работой, потому что отдых поможет восстановить силы и продлить работоспособность, а валящийся с ног работник неэффективен. Кстати, по статистике перекуры на 30% сокращают производительность труда, потому что вредят здоровью и отнимают у человека минимум 40 минуту рабочего времени в течение дня.

  11. Помните о важности своих дел.

    Не беритесь за дела, не входящие в сферу ваших интересов. Не выполняйте за других их работу. Если вас просят помочь, делать это нужно не в ущерб себе, так как в противном случае именно вам придется задерживаться на работе, потому что вы не успели что-то сделать. Умение говорить «нет» пригодится в жизни не только девушкам!

  12. Утро вечера мудренее.

    Неприятную работу делайте с утра, чтобы ощущение неминуемо надвигающегося негатива не портило вам рабочее настроение весь день. Как говорит Брайан Трейси, съешьте лягушку на завтрак. Так, вам не придется все время отгонять от себя мысль о том, что сделать неприятное все равно придется.

Помните, что можно прочитать десяток и инструкций и умных книжек на тему «тайм-менеджмент и планирование», но нужно суметь правильно применять полученные знания. Если один пункт на практике использовать, а второй нет – эффекта вы не добьетесь. Однако если вы понимаете, что какой-то принцип тайм-менеджмента вам априори не подходит, тогда и не тратьте свое время на попытку его использования. Делайте только то, что приносит результат!

piter-trening.ru

Становление и развитие дисциплины "Тайм-менеджмент"

РЕФЕРАТ

Тема: «Становление и развитие дисциплины «тайм-менеджмент»

Введение

В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм-менеджмента.

Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент – это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач.

В настоящее время перед большим числом коммерческих организаций стоит задача внедрения технологий тайм-менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:

1) Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям коммерческих фирм необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.

2) В организационной системе коммерческого предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации-работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.

3) На данный момент система отношений «работодатель – наемный служащий» выходит на новый виток развития, когда в организационной системе повышается роль личности сотрудника. И внедрение технологий тайм-менеджмента как раз способствует созданию психологического комфорта, дает ему «моральную» свободу; при этом с выгодой для работодателя – повышение эффективности, скорости и качества работы персонала любого уровня иерархии.

В этой области наиболее широкое распространение получили работы, исследования и подходы отечественных авторов Г.Х. Попова, А.К. Гастева и П.М. Керженцева и зарубежных специалистов – Л. Зайверта (Германия), Ст. Кови, П. Дойля (США), Б. Санто (Венгрия). Благодаря работам этих и других авторов, тайм-менеджмент к концу 60-х гг. ХХ века оформился в самостоятельную дисциплину, которая включает в себя набор систем и технологий по планированию и организации времени.

В научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоорганизации в работе персонала, поэтому руководство организаций централизованно не внедряло использование технологий тайм-менеджмента. Классики теории менеджмента (напр., Ф.У. Тейлор, К. Макхэм, М.Х. Мескон) впервые поставили вопрос о внедрении технологий персональной организации труда.

Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.

1. Предпосылки возникновение тайм-менеджмента

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. [34; с. 92]

Проблема времени находится под пристальным вниманием пытливого человеческого ума на протяжении всей истории. Что такое время? Существует ли оно объективно? Куда оно течёт? На эти вопросы, составляющие главную сложность проблемы, пытались и пытаются найти ответы представители различных областей знания. Одни мыслители оставили после себя системы, в которых время рассматривалось или как вещь в себе, или как форма человеческого разума. Другие рассматривали время как основную форму движущейся материи, в котором существует и сам познающий субъект – человек. [25; с. 5]

Так еще в самом начале нашей эры, в 50-м году от Р. X., научные работники, – а Сенеку можно вполне считать научным работником, – вели счет своему времени и старались экономить его. Древние философы первыми поняли ценность времени – они наверняка еще до Сенеки пробовали как-то обуздать время, приручить, понять его природу, ибо и тогда оно угнетало людей своей быстротечностью. [14; с. 12]

Согласно одним взглядам, время, как объект, не существует, а согласно другим, время, как объект с определёнными физическими свойствами, находится вне субъекта в виде текущих изменений внешнего мира. Вряд ли будет правильно усматривать в этих выводах намеренное сведение проблемы времени к известным и так называемым субъективистским подходам. Скорее наоборот, следует думать, что проблема времени своей парадоксальностью приводит исследователей к тому, что она во многом связана со временем в психике самого человека. [27; с. 4]

Согласно полученным данным, каждый человек обладает набором собственных временных свойств, которые открываются ему в реально переживаемой длительности. Таким образом, субъективно кажущиеся свойства времени, относимые теми или иными исследователями то во внешний мир, то приписываемые собственному разуму, выводились на основе их личного отношения к непосредственно переживаемому собственному времени. Последнее утверждение позволяет подойти к проблеме времени с позиций человеческого бытия, т.е. время, как реальность, существует для каждого человека в виде непосредственно переживаемой длительности в пределах его собственного настоящего. [27; с. 6]

Проблема постановки целей, выбора приоритетов в делах, и разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». [38; с. 145] В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило». [20; с. 7–8]

Английский ученый, политик и философ Фрэнсис Бэкон писал: «Выбирать время правильно – значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна». [8; с. 214] Стоит отметить систему управления личным временем Бенджамина Франклина, основу которой составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.

Полезные советы в этой области не были сведены к серьезному теоретическому обобщению – того и не требовалось на данном витке развития, так как обществу со сравнительной стабильностью в социальных процессах и высокой зависимостью личности от социума и его ритмов было достаточно отдельных рекомендаций. Но, начиная с первых десятилетий ХХ века, системные методы повышения качества и уровня труда отдельного работника стали одним из ключевых направлений, влияющих на повышение эффективности производства.

2. Эволюция теории об эффективной организации времени в ½ ХХ века

2.1 Развитие теории в западном менеджменте

Все более популярным вариантом социологического мышления становится теория рационального выбора, которую предложил американский социолог Дж. Коулмен. Он отрицает понятие системы. Главное внимание сосредоточивается на понятиях ресурсов и мобилизации. Совместно с М. Крозье Дж. Коулмен разработали теорию социального действия в рамках организации и подчеркивал значение не столько идей, сколько различных стратегий при изучении процесса принятия решений и выявления их эффективности. [13; с. 38]

Это можно отнести и к эволюции изучения системы эффективной организации времени. Для большей конкретики следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле – как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «timemanagement» (навыки менеджера по управлению временем). Можно выделить три основных этапа развития тайм-менеджмента.

Основоположники научной организации труда на Западе в своих работах основное внимание уделяют эффективности именно физического, нежели умственного труда работника. Если попытаться здесь выделить общую тенденцию в характере отношения к персоналу, то работник воспринимается как пассивный объект, образ действия которого подлежит анализу извне, нормированию и моделированию.

Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX века) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга). [104; с. 94]

Для темы нашей работы среди достижений Ф.У. Тейлора, А. Файоля, Г. Форда, Ф. и Л. Гилбрет, Г. Ганта, Г. Эмерсона и других классиков научной организации труда основное значение состоит в формулировании главных принципов повышения производительности труда, которые можно применять в деятельности современных организаций с целью повышения личной эффективности руководителей и специалистов.

mirznanii.com

Тайм-менеджмент для разгильдяев

У вас есть планы на 5, 10 лет? Кем вы видите себя через это время?

- Идите нафиг со своим планированием. Оно мне всю радость жизни портит

Этот текст посвящен разгильдяям...

Тем, чья жизнь меняется постоянно. Тем, кто не может работать монотонно и пошагово. Тем, у кого постоянный аврал - то в голове, то в остальном мире.

К созданию этой методологии и проведению исследований привела банальная вещь: есть много дел, и мало времени. Были перепробованы классические методики тайм-менеджмента, но результат одинаков: много энергии вкладывается именно в сами техники, и, после какого-то периода (несколько недель или пару месяцев) - когда ослабнет мотивация, или просто отпустит - все эти технологии обязательно летят к чертям. Но планировать все же как-то надо, и не только себя…

Много лет назад серьезные и последовательные пацаны договорились считать себя идеалом и жизненным мерилом. А всех непохожих - считать болезненным и злонамеренным отклонением от этой прекрасной нормы. Стереотипы и традиционные представления о воспитании прямо указывают, что каждый ребенок должен развить в себе упорядоченность, желательно в крайней степени. А переменчивость в настроении и делах - результат безответственного отношения к своим обязанностям учителей и родителей.

Вот список наиболее часто встречающихся стереотипов:

Стереотипы об иррационалах Реальность
Раздолбайство лечится Иррациональность врожденная, и немного снижается к старости
Раздолбаи не могут завершить начатое Научившийся жить со своими особенностями, иррационал отлично завершает дела. Может быть, несколько позже дедлайна…
Не приходят вовремя Если вовремя - каждый день в одно и то же время, то да.
Срывают сроки При неумении работать - да. При умении - не чаще других.
Разгильдяйство - плохо Кошки - это прекрасно. Просто Вы не умеете их готовить.
Ненадежные люди Не более чем другие, на которых нагрузили неоправданные ожидания.
Необязательные Иррационалы более обязательные, т.к. сами больше других страдают от проблем со своим характером.
Иррационалам часто стереотипно ставят диагноз СДВГ Лечить иррациональность бессмысленно. В данный момент науке не известны ни медикаментозные, ни воспитательные способы превращения иррационала в рационала. Более того, на данный момент не известна причина различия по нальности.

Ответственно заявляю:

Разгильдяи не виноваты в своем разгильдяйстве! И их родители в этом не виноваты!

Это не лечится, это не исправляется!

Разгильдяйство - уничижительное название глубинного врожденного свойства психики - иррациональности.

Врожденная склонность к стабильности или переменчивости - наиболее значимое из всех врожденных свойств человека.

Впервые это свойство описал один известный Карл Юнг в своей культовой книжке “Психологические типы”.

До этого момента нам попадались методики по тайм-менеджменту только традиционного типа. Суть которых в том, чтобы научить человека быть рационалом.

Этот традиционных подход содержит глубинную ошибку

Суть ошибки в том, что рационалу эти советы и откровения не нужны. Они их и так интуитивно чувствуют и действуют в соответствии с этими рекомендациями еще до прочтения.

А иррационалам почти все эти советы вредны. Ибо практически не выполнимы, или, при попытке следовать им, оказывают исключительно отрицательное влияние на дела.

Я не думаю, что требуется специально приводить примеры рационалов и иррационалов. Уверен, что в жизни любого читателя полно как ярких разгильдяев, так и устойчиво педантичных рационалов.

Перехожу к теории вопроса.

Теория

Юнг первый выделил рациональность/иррациональность как самостоятельное свойство психики и описал присущие этим типам признаки и особеннности. Но еще до Юнга мы можем найти следы этого свойства в темпераментах Гиппократа.

Холерики и Меланхолики - иррационалы. Сангвинники и Флегматики - рационалы.

Выделяют несколько базовых проявлений рациональности/иррациональности.

1. Изменение настроения

2. Скорость переключения

3. Работоспособность

4. Реакция на редкие и частые события

5. Размер мысли

Рационалы обладают довольно стабильным настроением. Оно меняется не быстро и, как правило, под влиянием внешних причин. У иррационалов - обратная картина. Настроение меняется неожиданно и кардинально. Причем так, что заранее намеченные планы становятся совершенно неактуальными и трудно выполнимыми. Фактически, у иррационала есть два состояния: бурной деятельности и снулой рыбы.

Иррационалы очень быстро переключаются с одного дела на другое. Могут все время работать в режиме постоянного переключения. Рационалам необходимо сконцентрироваться на новом занятии. Плавно войти в процесс. Желательно, заранее его запланировать. Иногда этот процесс занимает долгие минуты, иногда - часы, а иногда и несколько дней.

У меня есть мастер по отделочным работам. Переговоры про самое простое дело происходят минимум в три этапа. Первая встреча никогда не заканчивается договоренностями. Тут можно только обозначить потребность. На второй встрече происходит подтверждение результатов первой. И только на третьей - согласование деталей и принятие решения о начале работ.

Это, конечно, крайний случай, но вполне в традициях рационалов.

Работоспособность рационалов очень ровная и длительная. Они, не торопясь, разгоняются и потом работают много часов практически без перерывов и снижения интенсивности. Иррационалы очень быстро загораются, выделяют море энергии, и довольно быстро устают и теряют интерес. Если для рационала активный период обычно продолжается неделями с перерывами на сон и выходные, то у иррационала такой период редко превышает час - другой.

Исследователь из Вильнюса Калинаускас предложил гипотезу, по которой иррационалы реагируют на единичные события, а рационалы - только на достаточно часто повторяющиеся. Мне эта идея кажется имеющей право на существование. Хотя я пока не нашел однозначных подтверждений.

По Калинаускасу, единичное событие привлекает внимание иррационала и с высокой вероятностью приводит к действию. Рационалы же могут довольно долго не предавать значения отдельным сигналам и лишь их регулярное появление принимается как достаточный для принятия решений факт.

Последний признак проявления - короткие несвязанные друг с другом мысли-высказывания иррационалов и длинные связанные конструкции рационалов.

Это различие сильно напрягает общение. Иррационалы теряют ход мысли рационала. Рационалы же пытаются найти связь между отдельными независимыми высказываниями иррационалов.

Риски

Дела иррационалов и рационалов подвержены разным рискам. Риски рационалов связаны, по большей части, с неготовностью к реакциям на внезапные и быстрые сильные изменения ситуации. Но подробно мы на них останавливаться не будем, поскольку в этом тексте - другие герои.

1. Оценка по редким событиям

Выбор целей и планирование, основанные на редких событиях, должны учитывать высокую вероятность того, что условия для реализации задуманного могут не сложиться к дате дедлайна. А возможно, и вообще никогда. Фактически, иррационал всегда находится в состоянии венчурного капиталиста, идеи которого срабатывают один раз из 20.

2. Риски импровизации

Иррационалы очень часто полагаются на импровизацию. Она у них - сильное место. Однако, любая импровизация чревата высокой вероятностью как отдельных ошибок, так и общей неудачей.

3. Риски быстрой оценки

У оценки по быстрым событиям есть не только проблема низкой частотности, но и негативная психологическая сторона. Психологически иррационалы склонны переоценивать значение события. Очень высока вероятность, что через пару дней оценка станет более скромной.

4. Риски перепланирования

Постоянные иррациональные перепланирования вносят довольно большую вероятность ошибки администрирования. В сложносогласованном проекте, с большим количеством сотрудничающих сторон, постоянные переносы событий и чекпоинтов провоцируют появление неправильных согласований и последующих срывов работ.

Сильные и слабые стороны иррационалов как работников

Господствующие стереотипы о правильности равномерного и распланированного труда мешают объективно оценить иррационала как работника.

Рациональные работодатели, видя первые признаки разгильдяйства, ставят клеймо “Не годен” и начинают думать о поиске нового сотрудника, а иррациональные работодатели на эту тему не рефлексируют, потому как избегают наступать на больную мозоль собственной иррациональности.

Мне понадобилось 15 лет медитаций на индекс РТС, чтобы иррациональная травма рассосалась. После этого я смог увидеть истинное лицо иррационала, как работника.

Вот, что у меня получилось:

Проблемы иррационалов

1. Нет настроения для работы

Вернее, оно то есть, то нет. Нужно это настроение или ловить, или создавать.

2. Сложно завершить дело

За начальный иррациональный энтузазизм и быстрый старт приходится платить мучениями в конце проекта.

3. Отвращение к длительным, рационально структурированным занятиям типа учебы и рутинной работы

Да, этого иррационалы не любят. Если Вы хотите иррационала наказать или им проманипулировать - смело требуйте соблюдения дисциплины.

4. Проблема с реализацией больших и бесконечных проектов

Чаще всего длительные проекты содержат очень много рациональных элементов, с которыми иррационалам не просто. От иррационала требуется большой опыт по иррациональным способам решения таких задач.

5. Внезапно заканчивающееся внимание.

Тут главная фишка в том, что его невозможно оживить довольно долгое время. Не раньше обеда или вторника.

6. Первоначальное завышение значимости и последующее разочарование.

Первое желание иррационала - включиться в ситуацию. Очень часто иррационалы так и поступают. На следующий день все уже видится в другом свете и начинается муторный процесс откатывания назад.

7. Сложность в выполнении больших проектов и дел.

В основном, из-за незнания своей природы и попыток применять классические рациональные подходы. (С нормальным планированием все получается отлично)

Плюсы иррационалов

1. Сильная импровизация

Не знаю отчего, у иррационалов получаются отличные импровизации. То ли от того, что мозг взрывается новыми идеями и ассоциациями от каждого нового факта. То ли от того, что иррационалы постоянно попадают в ситуации, когда изменившееся настроение заставляет срочно придумать новый план. И это - результат тренировки функций мозга, ответственных за импровизацию. А может, и от того, и от другого вместе...

2. Способность заниматься большим количеством дел одновременно

Иррационалу вообще для этого напрягаться не нужно. Мозги сами все время переключаются и контроль размазывается. В принципе, эту способность к быстрому переключению можно вынести в отдельный пункт.

3. Способность быстро переключаться и подстраиваться

Иногда очень важно отреагировать быстро, иррационалы это могут.

4. Изобретательность

В основе процесса изобретения лежит свойство психики выходить за стандартные и стереотипные маршруты. Иррационалы к этому в разы более склонны, чем рационалы.

5. Много энергии в короткое время

Когда иррационалы работают, они это делают очень быстро. В активном состоянии их интенсивность очень высока. Жаль, недолго…

Есть одна особенность: т.к. процессы у иррационалов идут параллельно, то часто бывают периоды “затишья”, когда от иррационала не видно никаких результатов. Потом это все сменяется резким выстрелом нескольких завершившихся процессов за короткое время.

Рациональные и иррациональные виды деятельности

Иррациональные Рациональные
Проектная работа Бизнес, функционирующий по расписанию
Поиски нового Контроль существующего
Авралы и внезапно Монотонно и однообразно
Импровизация Стабильное качество
Изменения и преобразования Традиции и ритуалы

 

Обычно в любой профессии есть ниши и для рациональных специалистов, и для иррациональных. Но все же есть определенный дисбаланс.

Иррациональные профессии Рациональные профессии
Пожарные и спасатели Финансы, бухгалтерия
Строительство Производство
Проектирование Логистика и торговля
Дизайн Инфраструктура. Водопроводы и т.п.
Журналистика Охрана и безопасность
Разработка в IT Эксплуатация в IT
Маркетинг Транспорт
Реклама Общественное питание
Медицина. Особенно экстренная. Животноводство
Реставрация Статистика и учет
Торговля недвижимостью Управление недвижимостью
Юриспруденция Бюрократия

 

Собственно тайм-менеджмент

Вот теперь, когда мы более-менее рассмотрели теорию, можно перейти к практическим вопросам планирования времени, целей и усилий для иррационалов. Начнем со списка классических ошибок, которые делают иррационалы в попытках запланировать и исполнить дела, игнорируя свою врожденную природу.

Типовые ошибки иррационалов

Ошибки иррационалов Корректное решение
Планирование по максимальной производительности Планировать с учетом пиков и провалов работоспособности
Попытки управлять настроением Следуйте настроению. Оно само выведет в эффективную сторону.
Не замечают конца пика работоспособности Следите за потерей интереса и работоспособности. Переключайтесь.
Отказ от другой деятельности в попытках заставить себя заниматься выбранным. Попытки сконцентрироваться все равно не приведут к успеху. Отказавшись переключиться на что-то менее важное, Вы не продвинете главное и время потеряете тоже.
Планирование равномерного и последовательного действия Выделение достаточного временного пространства для маневра задачами по настроению.
Планирование жестких привязок работ к определенному времени Минимизация жестких привязок.
Попытки быть рационалом Понять свою иррациональную сущность и подстроить под нее формат жизни.
Брать на себя рациональные задачи Делегировать все рациональное.

 

Ревизия советов традиционного тайм-менеджмента

Иррациональный тайм-менеджмент довольно сильно отличается от традиционного по множеству рекомендаций, связанных с тактикой планирования. Но в области постановки целей обе методики совпадают - полезно выделить главное и на нем концентрироваться.

Для наглядности, мы свели в небольшую табличку: традиционные советы и иррациональные комментарии.

Приемы ТМ Альтернативы ТМ иррационалов
При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие При составлении плана на день оставить 80 % времени свободным, то есть заранее запланированные дела не должны занимать более 20% времени.
Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее Необходимо контролировать свое настроение и вовремя переключаться на другие дела.
Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные Важно, чтобы до дедлайна Вы успели сделать достаточное количество успешных подходов к задаче.
Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность Основной принцип – планировать, исходя из того, что будут пики и провалы в работоспособности.
Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться Не рассчитывать на равномерную работоспособность.
Упорядочение заданий Вовремя переключаться между задачами
Принятие решений по приоритетам и перепоручениям Вынести на аутсоринг все, что требует жесткой привязки по времени.
Контроль учета выполненного Контроль настроения
Разделение задач на срочные/несрочные важные/неважные Аналогично

 

Иррациональный образ жизни

Концепция иррационального тайм-менеджмента и образа жизни состоит из следующих принципиальных тезисов:

  • Уважай свою иррациональность и не пытайся стать рационалом
  • Выдели наиболее важные и значимые цели
  • Тщательно планируй в иррациональном ключе (или, хотя бы, не планируй жестко)
  • Следи за настроением и вовремя меняй занятия
  • Делай неприятное в фазу апатии
  • Вынеси на аутсорсинг все рациональное
  • То рациональное, что приходится делать самому, делай внимательно. Уважай чувства и планы рациональных партнеров

 

Приемы иррационального тайм-менеджмента

1. Все записывать и создавать многочисленные удобные напоминалки

Быстрые переключения и частые перепланирования приводят к регулярным потерям некоторого количества данных. А поскольку нет жесткой структуры планов, утерянное не всегда можно вычислить логикой вовремя. К счастью, сейчас есть много средств, интегрирующих напоминалки в компьютере, телефоне и интернете в единую напоминальную среду.

2. Фиксировать идеи и планы

Фиксировать идеи особенно важно. Их много и они забываются. И, при этом, идеи - рыночное преимущество и важный актив иррационала.

3. Сделать список дел, которые никогда не нравятся

Такой список позволяет осознать зону риска и проявить к ней должное внимание.

4. Неприятные дела делать, когда нет настроения

Приятные дела хорошо идут, когда есть настроение. Но на неприятные настроение никогда не встает, да и потом быстро падает. Если уж неприятные дела не удается ни на кого скинуть, то самый практичный способ делать их - когда настроения нет...

5. Следить за перепадами настроения

Это очень важно. Изменение настроения и потеря интереса должны быть отслежены. И как только это произошло, необходимо изменить занятие. В противном случае, все, что будет сделано после потери интереса, будет сделано плохо. Придется переделывать и время уйдет впустую.

6. Гибкое расписание

Гибкое расписание - это не только отказ от жесткого планирования. Это еще и большая работа по построению образа жизни, который позволит такое расписание реализовать. Необходимо построить форматы взаимодействия с рационалами среди партнеров, найти инфраструктуру, подходящую под иррациональный образ жизни.

7. Гибкий список дел

Поскольку иррационалы все время переигрывают планы, очень важно иметь возможность при этом перепланировании оптимизировать заполнение времени сопутствующими делами. И для этого дела должны попадать в список уже заранее подготовленными. Подготовленными так, чтобы они могли быть реализованы в любой удобный момент.

8. Частые корректировки планов

Поскольку иррационалы постоянно принимают новые решения, бросают одни дела и хватаются за другие, написанные планы быстро устаревают. К концу недели бумажка с планом на пару лет вперед почти полностью теряет смысл. Важно находить время каждый день, чтобы в длинных планах нашли отражение сегодняшние новости.

9. Список конечных целей

Если у рационала список конечных целей естественным образом является основой для списка дел сегодняшних, то у иррационала конечные цели часто живут своей собственной жизнью. Важно, чтобы эти цели не забывались в суете и при очередном перепланировании сохранили свое влияние на текущий план.

10. Ставить не только срок, но и много напоминающих сроков

Выполнение длинных дел у иррационалов происходит за много подходов. На каждую удачную итерацию может быть несколько неудачных. Когда нет настроения и дело не пошло… Важно, чтобы было достаточное количество удачных попыток.

11. Минимизировать жесткие привязки по времени

Из всех возможных вариантов при планирования следует выбирать те, которые дадут максимальную свободу маневра по времени.

12. Отдельный список дел, которые всегда не нравятся

Важно отделить те дела, что должны дождаться настроения от тех, где настроение так и не появится. Для них разные правила. Приятное - по настроению. Неприятное - в любое время, когда настроения нет.

13. Планирование длинных дел и проектов с учетом пиков и провалов работоспособности.

Для продуктивной оценки выделяемого времени на проект и правильной установки дедлайна, необходимо иметь представление о длительности пика работоспособности, пика апатии и производительности в активной фазе. Для этого можно измерять длительность фаз и собирать статистику по реальным затратам времени на разные проекты. Для иррационалов это все не так просто, как для рационалов, которым достаточно просуммировать затраченные часы.

14. Усиливать запоминание. «Думать через руку»

Некоторая забывчивость вполне может быть компенсирована любыми стандартными способами улучшения запоминания. Постоянные записи ручкой на бумаге - один из самых простых способов…

15. Рисовать схемы для улучшения запоминания

Визуализация при помощи схем - тоже неплохой способ усилить качество запоминания. Также это неплохой способ быстрого изменения информации. Mindmaps и иже с ними.

16. Четко прописывать этапы и связанность в больших проектах

Проблемы с планированием и реализацией больших проектов можно частично решить за счет более качественного планирования. Важно не забывать, что это должно быть иррациональное планирование.

17. Использовать воодушевление финала для наиболее полного и качественного завершения дела

Перспектива закончить дело и расстаться с проектом вызывает прилив энергии и эмоций. Эту позитивную энергию можно пустить на то, чтобы придумать и реализовать красивое завершение проекта.

18. Взять паузу после первого пика энтузиазма для более трезвой оценки дела перед принятием решений

Этот очень простой способ принятия сложных решений даже в сказках описан. Так что, грех не воспользоваться. Вообще, авторы планируют проверить и другие народные мудрости при помощи современных подходов к научным эксперимента. В этом сезоне мы планируем проверить поговорку про высокие трудозатраты при рыбной ловле. Слепые участники экспериментов будут разделены на группы слепыми организаторами, а для оценки результатов планируется привлечь экспертов с ограниченным зрением. Записаться в группы можно в приложении клуба.

19. Подготовиться к игре на рациональном поле.

Очень полезно заранее определить партнеров и дела, где придется подстраиваться к рациональным формам поведения. Предупрежден - значит вооружен!

Советы рационалам

Надеюсь, читающие этот текст рационалы уже узнали в этих описаниях некоторых знакомых и их поведение стало чуть более понятным.

Рискну дать вам несколько практических рекомендаций по взаимодействию с иррационалами.

1. Да, они такие от рождения и их не переделать.

2. Попробуйте отнестись с пониманием к недостаткам иррационалов.

3. Особенно к опозданиям и переменам планов…

4. Дайте им возможность работать по своему странному графику.

5. Постарайтесь уменьшить количество жестких по времени мероприятий с участием иррационалов.

6. Делегируйте им иррациональные дела и виды деятельности. Пусть они будут вашими руками в иррациональном мире.

Планирование настроения

Если вы владеете типизацией, то для вас доступны технологии по включению иррационалов. Для каждого типа есть уникальный ключ, позволяющий с очень высокой вероятностью перевести иррационала из пассивного состояния в активное.

Вот список ключей:

Гексли История про людей
Наполеон Новые люди. Наполеон сразу пытается сконцентрировать на себе их внимание.
Дюма Печальный внешний вид
Есенин Новый интересный человек
Бальзак Теоретическое утверждение или определение
Дон_Кихот Новая нерешенная задача
Жуков Новая цель
Габен Нужно разобраться в какой-то вещи. Или вещь, которую нужно починить. Или интересно технически устроенная.

Алексей Ветрюк, Дмитрий Пестряков 

hr-portal.ru