Тайм-менеджмент: простой эксперимент. Тайм менеджмент таблицы


Тайм-менеджмент — 2 | Полезное чтение

Александр Гурин: матрица Эйзенхауэра

Александр — региональный директор по продажам компании «Сейфнет». Компания занимаетсязащитой данных и системами монетизации программного обеспечения. Вот что пишет Александр:

«Для своего тайм-менеджмента последних лет 5-6 я использую матрицу Эйзенхауэра с гранями по 10 задач (больше —плохо). Отдельно веду список делегированных задач»

Идея матрицы в том, чтобы правильно определить и разделить все жизненные задачи на 4 группы:

Матрица

Группа «Важные срочные» в идеале должна быть пуста. Задача в ней — это аврал и внештатная ситуация. Еслиу вас каждый день аврал, значит, вы делаете что-то не так.

Важные несрочные дела приносят наибольшую отдачу. Это работа над личными и профессиональными проектами, спорти языки, здоровье, новые клиенты. Уделяя этим задачам достаточно времени, человек профессионально растети добивается успеха. Это задачи про вас, ваш личный путь и то, что вам важно.

Неважные срочные — это дурные задачи. Они не приближают вас к цели, но вы вынуждены их выполнять. Делегируйтеих тем, кто бы записал такие задачи в свои «важные».

Неважные несрочные задачи вообще не делайте. Просто отказывайтесь.

Секрет как раз в том, чтобы правильно оценить каждую входящую задачу, не записывая все подряд в группу «срочныеи важные».

Евгений Агибалов: прогрессивный джипег

Евгений пришел к методу, который дизайнер Артемий Лебедев называет прогрессивнымджипегом. Вот что пишет Евгений:

«Меня долго мучила проблема того, что я заканчиваю многие дела в последний момент, сидя ночью в офисе, хотя я знало задаче заранее. Начиная работу над первыми подзадачами, я подходил к ним чересчур подробно. Я тратил огромноеколичество времени на планы, сбор информации, чтение статей т. п. Это все было хорошо, однако на саму работуоставалось все меньше времени. И потом случался цейтнот.

Чтобы решить эту проблему, а применил для себя принцип, который используется в разработке ПО. Сначала я делаюза минимальное время альфа-версию. Например, на скорую руку собираю страшную презентацию, силой сдерживая себяот игры со шрифтами, подбора картинок и исправления опечаток. И только когда дойду до последнего слайда,я начинаю заниматься всем вышеперечисленным. Так в любой момент у меня есть результат, и неприоритетные задачиостаются в конце.

РЕЗУЛЬТАТ ПЕРВОЙ ИТЕРАЦИИ НИКУДА НЕ ГОДИТСЯ, НО ЛУЧШЕ ИМЕТЬ ЕГО СЕЙЧАС И СОВЕРШЕНСТВОВАТЬ, ЧЕМ ВЫДАТЬЕГО В ПОСЛЕДНИЙ ЧАС ПЕРЕД ДЕДЛАЙНОМ.

Когда я делаю первую итерацию, я пытаюсь представить, что крайний срок вот-вот наступит. И быстро привожу работув состояние хотя бы примерной готовности, не отвлекаясь на мелочи. Результат первой итерации никуда не годится,но лучше иметь его сейчас и совершенствовать, чем выдать его в последний час перед дедлайном. Перфекционизмочень опасен, это настоящий убийца времени. Все эстетические изыскания нужно делать в последнюю очередь»

Марина Захарова: 30 минут в день на домашние дела

Марина — руководитель петербуржской сувенирной компании «Особые подарки». Ее метод:

«Каждый день 30 мин я посвящаю домашним хлопотам. В итоге на выходных не нужно будет тратить пол-дня и кучу силна них же. Cложно планировать, и лень уже в 9-10 вечера этим заниматься, но я включаю таймер на плите и всезапланированные дела успеваю сделать, и даже больше!

Второе, из Игоря Манна: когда солнце встает — вам уже пора бежать. Стала раньше вставать в рабочие дни, и в итогепоявилось время для спорта перед работой. Главное — не позволять себе лениться»

КОГДА СОЛНЦЕ ВСТАЕТ — ВАМ УЖЕ ПОРА БЕЖАТЬ

Фрэнк Шмидт: что сделано за час

«Производительность моя сильно упала, и было ощущение бесполезности моей деятельности. Вспомнив про один прием,когда в конце дня выписываешь что-то, чего достиг за день, я попробовал это немного изменить.

Я начал выписывать в табличку в конце каждого часа результат работы за прошедший час. Сначала было нечего писать.Затем кое-как набрал одно предложение, после пустые строчки в таблице подгоняли работать еще быстрее. К концунедели в строчке каждого часа уже помещалось по три завершенных дела. В течение тестовой недели выявилось, чтообъем работ, выполненный мной при таком подходе, раньше был бы растянут на три недели.

И второе — через дня три-четыре наступило состояние, когда вообще не хочется работать. Один выходной сновавозвращает силы. Сейчас роль таблицы снова взяла на себя совесть, как когда-то в детстве»

Наталья Королёва: всё и сразу

Наталья — стратег в пиар-агентстве «Экшнглобал коммюникейшнс». Родом из Саранска, живет в Порвоо, воспитывает дочь.

Вот что она пишет:

«За последние 2 года я: переехала с дочкой в другую страну, закончила колледж на английском, получила права, купиламашину, выучила элементарный финский, работала как маркетинг-менеджер в соцмедиа, сдала экзамены в магистратуру.

Самое полезное — это списки. Всё заношу в списки, постоянно их просматриваю и вычеркиваю, что сделала. Есличто-то внезапно вспомнила — вношу в список.

Не парюсь, если во время сдачи двух больших проектов и параллельной сессии не успеваю пару дней помыть посуду.Посуда не убежит, едим из чистого или дочка моет. И вообще, в списке приоритетов в период самого сенокосадомашние дела на последнем месте.

Нахожу время на друзей и дочку, даже если потом порой приходится сидеть и ночью работать, а утром идтина учебу.

1-3 раза в неделю — сауна, и пусть весь мир подождет.

Раз в неделю — пиво или вино (немного, для вкуса). Если нет гостей, пью за хорошей книгой или фильмом.Радуюсь.

В самый сенокос стараюсь выделять вечер пятницы и утро субботы на отдых. После обеда в субботу сажусь работатьдальше.

Спортзал 2-3 раза в неделю дает выносливость в работе и снимает боли в спине от сидячей работы и нервногонапряжения. Если совсем некогда — йога или „Пять тибетских жемчужин“ дома на полу.

Если уже вечером умираю, а утром заказчик ждет презентацию или документ: ложусь спать на кратное полутора часамвремя (3 или 4,5), встаю в 3-5-6 утра и отправляю все до начала рабочего дня.

Мой цикл сна — четко полтора часа, за это время я уже отдохнувшая»

Сергей Ширшов: Кастанеда

Сергей — директор Академии онлайн-коммуникаций.Его рассказ:

«В последнее время общаюсь с руководством Hungry Boys, Grape, Creative People и другими лидерами рынка в моемнаправлении бизнеса. Спрашиваю сначала у всех: «Как семья?» У всех обычно дети. Потом спрашиваю: «Сколько удаетсяпотратить времени на семью?» И получается, что у всех лидеров только работа.

У меня у самого родился второй ребенок, ему меньше года. Остро встает вопрос, как перераспределитьприоритеты.

Из последнего, что помогает:

1) Жесткое нормирование рабочего дня.

2) Кем-то пересказанные слова Карлоса Кастанеды:

Первым принципом искусства сталкинга является то, что воин сам выбирает место длябитвы. Воин никогда не вступает в битву, не зная окружающей обстановки.

Отбрасывать все лишнее — второй принцип искусства сталкинга. Воин ничего не усложняет.Он нацелен на то, чтобы быть простым.

Всю имеющуюся в его распоряжении сосредоточенность он применяет к решению вопросао том, вступать или не вступать в битву, так как каждая битва является для него сражением за свою жизнь — этотретий принцип искусства сталкинга. Воин должен быть готовым и испытывать желание провести свою последнююсхватку здесь и сейчас. Однако он не делает это беспорядочно.

Воин расслабляется, отходит от самого себя, ничего не боится. Только тогда силы,которые ведут человеческие существа, откроют воину дорогу и помогут ему. Это и есть четвертый принцип искусствасталкинга.

Встречаясь с неожиданным и непонятным и не зная, что с этим делать, воин на какое-товремя отступает, позволяя своим мыслям бродить бесцельно. Воин занимается чем-то другим. Тут годится все, чтоугодно. Это пятый принцип искусства сталкинга.

Шестой принцип искусства сталкинга: воин сжимает время, даже мгновения идут в счет.В битве за собственную жизнь секунда — это вечность, которая может решить исход сражения. Воин нацелен на успех,поэтому он экономит время, не теряя ни мгновения.

Чтобы применять седьмой принцип искусства сталкинга, необходимо использовать всеостальные принципы, так как он сводит воедино предыдущие шесть: сталкер никогда не выдвигает себя на первоеместо. Он всегда выглядывает из-за сцены»

ВСЮ ИМЕЮЩУЮСЯ В ЕГО РАСПОРЯЖЕНИИ СОСРЕДОТОЧЕННОСТЬ ОН ПРИМЕНЯЕТ К РЕШЕНИЮ ВОПРОСА О ТОМ, ВСТУПАТЬ ИЛИНЕ ВСТУПАТЬ В БИТВУ

Станислав Гребенюков: польза не зависит от усталости

«В свое время я перечитал немало книг по этому вопросу. Особенно понравилась книга Томаса Лимончелли„Тайм-менеджмент для системных администраторов“.

Тайм-менеджмент для системных администраторов

Понимаю, что книга выглядит специализированной, но именно она дала лучшее понимание сути проблемы.

Вообще, за много лет я понял, что тайм-менеджмент — не умение расставлять свои дела в нужном порядке.На стратегическом уровне — это умение делать сложные дела простыми, а не очень нужные просто устранять из жизни.У меня ушло чуть меньше пяти лет, чтобы почувствовать результат.

Главный принцип я услышал от одного своего университетского преподавателя. Звучит просто, но принцип оченьважный. Он говорил: „То, какую пользу ты принес или получил, никак не связано с тем, насколько ты от этогоустал“. Важный вывод состоит в том, что не нужно работать до изнеможения, чтобы быть эффективным.

В итоге я планировал жизнь и работу так, чтобы исключить задачи, не приносящие много пользы»

ТО, КАКУЮ ПОЛЬЗУ ТЫ ПРИНЕС, НИКАК НЕ СВЯЗАНО С ТЕМ, НАСКОЛЬКО ТЫ ОТ ЭТОГО УСТАЛ

Денис Смирнов: Тайм-менеджмент с Мегапланом

Компания Дениса — Центр развития бизнеса «Бест»,партнёр по внедрению Мегаплана. Он прислал чудесное практическое видео об управлении рабочим днем в Мегаплане:

Идея в том, чтобы перетаскивать дела на календарь и наполнять таким образом свой день. Второй принцип — никакихпросроченных дел. Дело либо на календаре в будущем, либо завершено и закрыто.

Здорово, что наши партнеры делают такие штуки.

На этом всё. Хорошего дня и успехов!

Фото в начале  — АлисаЯнг.

megaplan.ru

опыт использования с применением таблиц Excel

Привет! Краткое вступление — я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост — мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.

Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:

1. Не обманывайте себя

Прорабатывайте все гипотезы поставленных идей, не останавливайтесь на достигнутом пока не найдете четкого ответа на поставленный вами же вопрос – будет ли эта идея/предложение востребованным в вашем деле/в бизнес процессе/в работе. Гипотеза должна быть закончена на четком факте (доказательстве её необходимости) или четком опровержении. На пути этого доказательства большинство людей начинают заниматься самообманом, говоря себе – «ой, это не возможно», «это очень сложно для меня», «никто этого не поймет» — поверьте, если бы все окружающие люди думали бы так же, то в мире не было бы электричества, не было бы в компаниях хорошего объема продаж, новых продуктов, успеха в целом.

2. Научитесь признавать свои ошибки

Сложный психологический фактор, переступив который Вы по-другому научитесь смотреть на вещи. Начните с признания самому себе, если вам сложно сделать это перед человеком/перед процессом/действием перед которым вы совершили ошибку. В период, когда я только начал вести тайм менеджмент я столкнулся с этой проблемой. Было сложно написать самому себе задачу о том что должен был сделать ещё пол года назад, а потом благополучно либо забыл либо «забил», при этом понимая что данная задача всплывет через какое-то время и ощущения от этого будет ничуть не лучше чем сейчас, а то и хуже из-за утраченного времени. Признание своих ошибок, в конце концов, научит вас быть более внимательным к задачам, к их выполнению, ведь никогда не захочется говорить – «да, я ошибся» и Вы будете максимально делать для этого всё, чтобы забыть о подобных признаниях и выполнить все в срок и наиболее качественно. Ну а если Вы и совершите ошибку, то научитесь их принимать достойно и исправлять, ведь недаром даже в школе все мы делали работу над ошибками. Важный момент – не ищите виноватых, ищите возможность всё сделать так, чтобы в дальнейшем не повторять подобных ошибок (даже если ошибка совершена не с вашей стороны), общайтесь с коллективом, предлагайте варианты решения, адекватно реагируйте на аргументированные претензии. Поиск виноватых возможен лишь в тех случаях, если вы обладаете большим количеством свободного времени, тогда есть и время и на ругань и подобные никому не нужные психические всплески. Надеюсь, Вы не из таких людей.

3. Не ленитесь

Словарь Даля характеризует лень такими словами – неохота работать, отвращенье от труда, от дела, занятий; наклонность к праздности, к тунеядству. На самом деле я не буду углубляться в каждое слово, все мы люди взрослые и понимаем что лень далеко не положительное качество, я лишь рассмотрю её со стороны тайм менеджмента. Массу задач я записываю на листе ручкой к примеру в течении дня (перед мной либо всегда лежит листок либо блокнот) и тут встает очень важный момент – не откладывайте на потом занесение задач/идей в файл, где вы ведёте тайм менеджмент, поверьте, лист может потеряться, на него может пролиться кофе или же если рассматривать блокнот, то можно забыть о том, что планировал простым перелистыванием на другую страницу. Заносите задачи/идеи своевременно, обязательно в течении дня не откладывая на завтра или на вечер. Как только выдалась свободная минутка тут же используйте её эффективно, соблюдая самодисциплину, внесите данные в файл – это займет не более чем 2-3 минуты. О том как сэкономить время на внесении задач в файл далее…

4. Пишите задачи кратко и понятно вам.

Не стоит описывать весь технический процесс, если Вы уверены в том, что в последствии его легко можете вспомнить. Вам быстро наскучит тайм менеджмент, если Вы будете уделять массу времени написанию заданий самому себе. То есть условно, мне нужно – «Установить новый сервер, установить операционную систему Windows 2003 Datacenter, поставить базу данных Microsoft SQL 2000 с последним пакетом обновлений, установить программы для резервного копирования всей ОС и базы данных…. И т.д.» — поверьте, если я бы ставил себе задачу в файле тайм менеджмента таким образом, то массу рабочего время я бы тратил только на написание задач. Я называю это «ярлыками памяти», поставив себе задачу «Установить сервер БД» я быстро вспомню, что мне нужно сделать в подробностях, которые так же всплывут в момент проработки задачи. Запомните – задачи Вы ставите самому себе, ставьте их таким образом, чтобы Вы мгновенно могли вспомнить, о чем идет речь. Так же, лично я, не ставлю задачи которые связаны с рабочей текучкой, если в этот момент у меня нет большой загрузки и текущую задачу я могу выполнить в ближайшие 15 минут.

5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше — ставьте на день.

Возможно, не всем подойдет этот аспект, но, думаю, большинство со мной будет согласны. Краткая предыстория – изначально я пытался использовать различные программы, в которых можно было поставить напоминалку на определенное время, определенный час, определенную минуту. Данная напоминалка выскакивала на пол экрана с описанием задачи и это в 90% случаев происходило в момент моей пиковой загрузки, когда было совершенно не до задачи и было 2 варианта — перебить время выполнения либо закрыть задачу. В итоге – после 3-его перебивания времени, я просто пылал от нежелания пользоваться данными программами и испытывал чувство стыда перед самим собой от того что в очередной раз я откладываю данную задачу ещё раз на пол часа. В итоге я перешел на подневное планирование. В течении дня, если Вам интересно, у меня от 2 до 5 задач, в зависимости от предполагаемого времени на их решение, задачи связанные с текучкой, как написал выше, сюда не включаю.

Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет — файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:

Что сделать — в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»

Дата постановки задачи — дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели — месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.

Примерная дата завершения — тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.

Дополнительный комментарий — тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.

Для обсуждения с руководством — в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.

Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется:желтым цветом – то задача завершеназеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое)красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании. белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)

В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.

В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:

Тайм менеджмент: опыт использования с применением таблиц Excel

Послесловие

При эффективном использовании своего времени у Вас появиться больше идей и больше возможностей их реализаций, так же зная свой план на завтрашний день Вы можете легко управлять своим временем не забывая о поставленных задачах и даже в случае повышенной напряженности от текучки не забудете о важных записанных в файле задачах. Возможно, кто-то уже применяет какую-то схему управлением своим временем, кто то пытается изобрести что-то новое, я же – предлагаю вышеописанную схему, которой я эффективно пользуюсь на протяжении двух месяцев, постепенно дорабатывая, доводя до наибольшего совершенства рабочий подход. Можно долго пенять на смежные отделы, о забывчивости персонала, при этом самому быть далеко не совершенным в данном плане, а можно подходить к работе более качественно, стремиться что-то улучшать и в итоге быть лидером хотя бы в отношении окружающего тебя коллектива. Не думайте, что тайм менеджмент поможет Вам с первых дней, когда Вы начнете им пользоваться. В первые 2 недели Вы будете судорожно вспоминать невыполнение задачи, заносить их в список и пытаться выполнять по 10 задач в день. Ещё через недели 2, Вы поймете что по 10 задач в день, которые Вы не смогли выполнить условно в течении года, Вы явно не сможете сделать и у Вас наступит понимание по сколько реально заданий Вы сможете выполнять. Начнете приоритезировать задачи, расставлять их уже с умом и пониманием, сколько времени примерно понадобиться на их решение. И только через минимум месяц кропотливой работы Вы начнете понимать, что такое — «эффективное управление своим временем», и я вам обещаю, Вы начнете смотреть на свою работу и работу сотрудников уже другими глазами, постепенно повышая эффективность и качество.

Автор: sergeytt

Источник

www.pvsm.ru

Тайм-менеджмент: простой эксперимент / Хабр

Многие из нас рано или поздно задумываются о бренности всего сущего, о том, как безрезультатно проходят дни, какими богатыми и счастливыми мы должны были быть сейчас в представлении того прошлого «Я», каким мы были целых полгода-год-два и более назад… Но, вместо того, чтобы претворить свои мечты в реальность, чтобы получить новые навыки и сменить наскучившую и бесперспективную работу, чтобы продумать и закончить свой гениальный или просто хороший проект, способный принести пользу людям, да и просто заработать много или не очень денег, чтобы просто что-то наконец-таки изменить в своей жизни к лучшему, мы встаем и идем на эту работу, мы приходим домой уставшие, запускаем «World of Tanks» на компьютере или идем в бар с друзьями и говорим себе, что сегодня мы просто обязаны отдохнуть, а вот завтра обязательно начнем что-то делать. Или послезавтра, ведь завтра еще целый день акции с утроенным опытом…

И я не исключение.

Чтобы прервать этот порочный круг, я решил, что первым делом мне нужно стать более организованным и исполнительно, начать планировать свою жизнь и делать то, что я запланировал. И, как можно было догадаться из тегов статьи, мой взор упал на тайм-менеджмент и методику GTD. Конечно, все мы не раз читали истории про то, как какой-нибудь парень, у которого полный бардак в жизни, вдруг решал измениться, внедрял ту или иную методику планирования времени, и он становился счастливым/богатым/знаменитым/просто клёвым парнем. Но в чём проблема данных статей? Во-первых, в том, что данные методики зачастую требуют их досконального изучения и серьезной подготовки, которая может занимать даже не несколько часов (например, как предлагает Дэвид Аллен: взять кучу коробок, папок, записать все дела на бумажках и с каждой что-то сделать…), что является для нас, любящих всё неинтересное и неприятное делать завтра, лишь поводом отложить все до лучших времён, когда будет больше свободного времени (хотя, зачастую, его итак полно). А во-вторых, соблюдение всех правил с непривычки может показаться очень утомительным и быстро привести к мысли «зачем тратить время, всё равно результатов никаких не заметно». Вся деятельность авторов данных историй строилась на высокой мотивации, а вопрос, как достичь подобной мотивации, прийти к осознанию, насколько плоха и бесперспективная текущая ситуация, остается в стороне.

И чтобы перестать откладывать на завтра и после не сорваться и не плюнуть на всё, внедряя одну из бесчисленного количества единственно верных и супер-эффективных методик, я подумал, что хорошей мотивацией для этого будет вариант, в котором я начну с малого, а потом проанализирую результаты. Для этого я решил проверить, насколько эффективнее станет моя жизнь, если я просто начну планировать свой следующий день и стараться следовать плану, а также решить, достаточно ли просто вести список дел или лучше планировать свой день по минутам. Я провёл небольшой эксперимент, который занял у меня 3 недели.

Неделя 1
В первую неделю я решил не заниматься никаким планированием, но в конце каждого дня записывал, что из того, что нужно было или что я надеялся сделать в течение дня, было сделано, а что нет. То есть я делал всё, как и раньше, что позволило без особых волевых усилий начать эксперимент, а, как вы знаете, начать – самое сложное в любом деле.

Далее давайте посмотрим, каким сознательным и ответственным я был в течение первой недели.

Хочу отметить, что здесь и далее я не записывал задачи, которые являются очевидными и в любом случае будут выполнены (такие как «сходить на работу», «встретиться вечером с друзьями», «сдать экзамен», «купить пива» и т.п.) или не срочные и необязательные задачи (например, «прочитать висящую неделю во вкладках статью с хабра» и т.п.), а также не заносил рабочие задачи, так как они возникали спонтанно и решались обычно в течение того же дня. Я перечислил задачи, которые нужно обязательно или желательно выполнить в этот день, но которые я мог забыть выполнить или которые мне могло было быть лень выполнять. Задачи, которые не были выполнены, обычно переносились на другой день.

Результаты 1 неделиДень 1 — Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Договориться о встрече + Почистить ноут — Скачать и установить Antichamber + Пропылесосить ковер — Помыть холодильник и микроволновку — Позаниматься английским — Поработать над проектомДень 2 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Сходить в Метрику — Обновить драйвера на видеокарту ± Скачать и установить Antichamber + Почитать про работу с выделенным сервером и его настройку ± Помыть холодильник и микроволновку — Позаниматься английским — Поработать над проектом — Оплатить VPSДень 3 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии — Выкинуть ковер к чертям + Сходить за продуктами + Обновить драйвера на видеокарту — Купить герметик + Установить Antichamber + Позаниматься английским — Поработать над проектом + Оплатить VPS — Перенести БД и файлы с хостинга на серверДень 4 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Купить герметик — Выкинуть ковер — Позаниматься английским ± Поработать над проектом — Перенести БД и файлы на сервер + Лечь пораньше — Скачать аудиокнигуДень 5 — Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Сходить в кино — Выкинуть ковер + Скачать аудиокнигу + Позаниматься английским — Поработать над проектом — Перенести БД и файлы на серверДень 6 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии ± Разложить вещи по своим местам + Выкинуть ковер — Позаниматься английским — Поработать над проектом + Перенести БД и файлы на серверДень 7 + Выучить 20 билетов по философии (или хотя бы прочитать) + Разложить вещи по своим местам + Сходить за продуктами — Позаниматься английским — Поработать над проектом Как вы могли догадаться, сознательным и ответственным я не был совсем: о выполнении многих задач я или не вспоминал, или вспоминал слишком поздно, чтобы их можно было/хотелось бы выполнить. Многие задачи переносились на другой день (а иногда и не один раз). Также сложно было выделить время на такие постоянные задачи, как работа над проектом или изучение подготовка к экзаменам, так как в виду их несрочности было сложно заставить себя не отложить все на завтра.
Неделя 2
Наглядно убедившись, какой я разгильдяй, я был в достаточно боевом настроении, чтобы во вторую неделю начать составлять простой план на следующий день. Для этого в конце каждого дня я составлял список дел на следующий день (некоторые задачи сразу записывал на другие дни), которые нужно или очень хотелось бы выполнить. Над системой приоритетов я не парился, а особо важные дела просто отмечал особым образом (обычно так: «!!!!!!!!!!!!!!!»).

В течение дня я время от времени заглядывал в список и выполнял дела из него или планировал их выполнение на ближайшие час-два. Изменило ли это мою жизнь и привело ли меня это к богатству и славе? Давайте посмотрим.

Списки задач 2 неделиДень 1 + Настроить FTP + Разобраться с SSH + Настроить SSH — Установить git на сервер + Позаниматься английским + Скачать новой музыки на телефонДень 2 + Купить шторы + Купить дверную ручку + Разобраться таки с Gitом и установить его на сервер + Положить денег на телефон ± Позаниматься английским + Поработать над проектомДень 3 — Погладить и повесить шторы + Прикрутить дверную ручку + Скачать книгу про быстрое чтение + Сходить за продуктами ± Позаниматься английским — Поработать над проектомДень 4 + Погладить и повесить шторы + Забрать полис + Купить средство от тараканов + Подготовить темы к экзамену по английскомуДень 5 + Позвонить брату + Договориться с друзьями о встрече + Купить цветы + ОтдохнутьДень 6 + Купить обувь + Купить бальзам после бритья + Почистить ноут от пыли + Скачать несколько новых книг + Поработать над проектомДень 7 + Пропылесосить пол + Сходить за продуктами + Позвонить другу + Позаниматься английским + Поработать над проектом Итак, что я могу сказать по поводу прошедшей недели? Нет, великим я не стал, но результаты оказались очень даже положительными: поглядывание на список в течение дня помогало не забыть выполнить задачи, привязанные к месту или времени, а также распределять более длительные задачи (как, например, подготовка к экзамену по философии) в течение всего дня для пущей эффективности. Проблемы возникали разве что в конце дня, когда приходилось бороться с ленью, чтобы доделать все задачи до конца, а не забить на все и поиграть в танки. Но к 4 дню это уже стало входить в привычку.
Неделя 3
К третьей неделе я уже созрел, чтобы попробовать следующую ступень планирования. В эту неделю я решил составлять жесткий график заданий на следующий день, расписывая все свободное время. Даже ночное (да, я просто писал, что в это время я сплю).

Теперь-то уж я точно обречен на успех, думаете вы? Не буду томить вас, скажу сразу. Итак. Нагнетаем интригу… По сравнению с предыдущей неделей… Я могу сказать… Что… Барабанная дробь… Ничего особо не изменилось! Да, так и есть. Печаль.

Почему, спросите вы, что же не так? Это ж были гениальный и идеальный в своей продуманности план, что же пошло не так? Давайте взглянем на мои сжатые распорядки дня, которые я составлял в течение недели. Также рядом с запланированным временем каждой задачи я писал и реальное время исполнения, если оно отличалось, а также курсивом неожиданно возникшие незапланированные дела или отмененные запланированные.

Гениальные планы 3 неделиДень 1 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 18:00 – 19:15 Дорога домой, купить линзы 19:15 – 20:20 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:20 – 20:50 Отдых (здесь и далее – всё, что угодно: чтение книги, компьютерные игры, просмотр фильмов/сериалов, чтение хабра и прочие развлечения) 20:50 – 21:20 Позаниматься английским 21:20 – 23:30 Поработать над проектом 23:30 – 00:00 (23:30 – 00:15) Мелкие дела (всякие дела, каждое из которых занимает не более 5-10 минут, включая планирование следующего дня) 00:00 – 00:30 (00:15 –00:40) Отдых 00:30 – 00:45 (00:40 – 00:50) Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 СонДень 2 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 13:00 – 13:45 Забрать аспирантский билет 13:45 – 14:00 Заказать справку в военкомат 17:00 – 17:05 Звонок другу 18:00 – 18:50 Дорога домой 18:50 – 20:00 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:00 – 20:30 Отдых 20:30 – 21:00 Позаниматься английским 21:00 – 22:30 Поработать над проектом 22:30 – 23:30 Отдых 23:30 – 00:00 Мелкие дела 00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 СонДень 3 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 18:00 – 19:10 Дорога домой + купить продукты 19:10 – 20:10 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:10 – 20:40 Отдых 20:40 – 21:00 (20:40 – 21:20) Поискать подходящие тренажерные залы и бассейны 21:00 – 21:10 (21:20 – 21:30) Скачать новый альбом Тараканов 21:10 – 21:40 (21:30 – 22:00) Позаниматься английским 21:40 – 23:00 (22:00 – 23:00) Поработать над проектом 23:00 –23:30 Отдых 23:30 – 00:00 (23:30 – 00:00) Мелкие дела 00:00 – 00:30 Отдых 00:30 – 00:45 (00:00 – 00:10) Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 (00:10 – 07:15) СонДень 4 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 13:00 – 13:30 Купить новую мышь 18:00 – 18:50 Дорога домой 18:50 – 19:00 (18:50 – 19:10) Забрать паспорт и регистрацию 19:00 – 20:10 (19:10 – 20:15) Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:00 – 20:30 (20:15 – 20:30) Позаниматься английским 20:30 – 23:30 Кино 23:30 – 00:00 Мелкие дела 00:00 – 00:30 Отдых 00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 СонДень 5 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 12:30 – 14:00 Забрать справку для военкомата 18:00 – 18:50 Дорога домой 18:50 – 20:00 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:00 – 20:15 Мелкие дела 20:15 – 23:00 (20:15 – 00:00) Бар 23:00 – 01:00 (00:00 – 01:40) Танки! 01:00 – 01:15 (01:40 – 01:50) Приготовиться ко сну 01:15 – 10:00 (01:50 – 10:00) СонДень 6 10:00 – 10:30 Умыться, позавтракать 10:30 – 11:30 Позаниматься английским 11:30 – 12:00 Отдохнуть 12:00 – 15:00 (12:00 – 17:00) Купить одежду 15:00 – 15:30 Пообедать 15:30 – 16:00 (17:00 – 17:30) Позаниматься английским 16:00 – 18:00 (17:30 – 18:30) Поработать над проектом 18:00 – 19:00 (19:00 – 19:30) Отдохнуть 19:00 – 20:00 (Не получилось) Сходить на пробежку Незапланированное дело (19:30 – 22:30) Встреча 20:00 – 22:00 (Не получилось) Уборка 22:00 – 23:40 (22:30 – 23:40) Поработать над проектом 23:40 – 00:00 Мелкие дела 00:00 – 01:45 Отдых 01:45 – 02:00 Приготовиться ко сну 02:00 – 11:00 (02:00 – 11:30) СонДень 7 11:00 – 11:30 (11:30 – 12:10) Умыться, позавтракать 11:30 – 13:00 (12:10 – 13:20) Уборка 13:00 – 13:30 (13:20 – 14:00) Отдых 13:30 – 14:00 (14:00 – 14:45) Позаниматься английским 14:00 – 14:30 (14:45 – 15:20) Обед 14:30 – 15:00 (Отказался) Отдых 15:00 – 17:00 (15:20 – 17:00) Поработать над проектом 17:00 – 20:00 (17:00 – 21:00) Встреча 20:00 – 20:30 Ужин 20:30 – 21:30 (21:00– 21:30) Отдых 21:30 – 22:30 Поработать над проектом 23:30 – 00:00 Мелкие дела 00:00 – 00:30 Отдых 00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну Конечно, может быть я что-то неправильно делал, или просто у меня такая крайне сложная и насыщенная событиями жизнь (сарказм), но у меня (как и у любого обычного человека) время от времени возникали непредвиденные дела, или запланированного времени на какую-либо задачу просто не хватало, что приводило к смещению всего остального графика, который не всегда легко было выровнять (смещения на 5-10 минут я зачастую даже не отмечал, это было в порядке вещей). А это лишняя спешка, стресс и неудовлетворенность от прошедшего дня.

Что ж, давайте проанализируем все вышесказанное и посмотрим, что получилось в итоге.

Выводы
Эффект от введения системы планирования времени довольно ощутим. Количество невыполненных задач (забытых или из-за лени) существенно снизилось. Я нашел время и силы, чтобы продвинуться в некоторых своих начинаниях дальше (таких, как занятия английским и работа над проектом), чем за все предыдущее время, и переделал множество дел, откладывающихся на завтра неделями.

Как видно, ведение простого списка задач на день является хоть и простым в исполнении, но не самым эффективным вариантом

Строгое планирование дня является излишним, т.к. не всегда можно достаточно точно оценить время выполнения задачи, а также всегда есть вероятность появления незапланированных дел и возникновения различных ситуации, из-за чего распорядок сбивается и приходится отказываться от некоторых одних дел или ужимать другие. Также есть задачи, которые могут быть выполнены за 5-10-20 минут, и зачастую нет смысла (да и просто лениво) планировать их на определенно время, а лучше просто выполнить в свободный промежуток или сразу пачкой за раз (такие дела я объединил в пункт «Мелкие дела», который изначально первые пару дней мной расписывался подробно). Проще выполнять эти дела, когда есть перерыв между обязательными задачами или выделить время на выполнение сразу «пачки» таких задач (что опять-такие не всегда возможно).

Итак, наиболее удачной является комбинация второго и третьего способов: задачи, которые необходимо выполнить в определенное время, заносятся в план на день, другие необязательные или не привязанные к времени просто идут отдельным списком. Это позволяет контролировать свой день и к тому же обеспечивает достаточную гибкость, чтобы отказаться от наименее важных задач в случае возникновения непредвиденных дел и избежать ненужной спешки при выполнении остальных дел.

Конечно, я не могу уверять, что данная система является непреложной истиной, перекрывающей по значимости и эффективности все другие многолетние разработки в области тайм-менеджмента, и что она подойдет всем и каждому. Зачем же я написал эту статью, спросите вы (кроме того, конечно же, чтобы получить инвайт)? Затем, чтобы вдохновить своим примером других, чтобы показать, что каждый может, проведя такой несложный эксперимент, не только перестать откладывать всё на завтра и сделать первые шаги в организации и планировании своей жизни, но и прийти к пониманию, какие принципы и методики подходят именно Вам. Ведь этот эксперимент – просто первый шаг, который позволяет получить начальные навыки планирования времени и мотивацию к дальнейшему изучению различных методик и подбору для себя наиболее подходящей.

Спасибо за внимание.

habr.com