Текст книги "Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007". Тайм менеджмент outlook


Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

Глеб Архангельский рассказывает о том, как планировать свое время с помощью простой программы Outlook. Простые инструменты для того, чтобы расставлять приоритеты и успевать все.

Жесткое и гибкое планирование

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.

Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.

Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:

Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00». Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.

Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).

Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:

Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.

Как настроить отображение календаря с панелью задач:

Зайдите в раздел «Календарь».

В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.

В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.

Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».

Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.

Тонкие способы работы с напоминаниями

Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности, и т.д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.

Чаще всего при создании задач используют оповещение, «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически «узнает», что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.

Если задача достаточно крупная и сложная – рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на нижеследующий рисунок (создание задачи «Подготовить отчет»):

Обратите внимание, срок исполнения задачи – к утру четверга, в поле «Срок» (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в «Календаре».

Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие напоминалки, а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «отложить».

Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. Репер, от французского «ориентир» – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Где-то в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток напоминалок о клиентских делах. Посмотрев на все эти десять напоминалок, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас, и т.д.) Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с этими напоминалками в самые разные моменты в начале января.

Кроме «Дня прозвона клиентов», достаточно часто используемой реперной точкой является «День просмотра долгосрочных задач и мыслей». У меня, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.

Расстановка приоритетов: важное – красным!

Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное, и начинайте именно с главного – вот главное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более удобным.

Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить. Например:

Петров: проверить готовность отчета В банке: оплатить домашний интернет Проект А: подготовиться к встрече Сделать презентацию по новому продукту

Рекомендую начать со среднесрочных задач, т.е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться «перепрыгнуть» с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.

В дальнейшем мы будем разбирать все техники планирования времени с помощью Outlook на одном большом управленческом «кейсе». Чтобы никому из представителей различных отраслей и профессий не было обидно, возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного менеджера – Остапа Бендера из «Золотого теленка». Типичный менеджер среднего звена: несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект (раскулачивание Александра Ивановича Корейко), много мелкой «текучки», необходимость создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая), и т.д.

Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, вы можете увидеть на рисунке:

Как только вы внесете первые 10-15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу начать расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начинать работу именно с них.

Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.

Приоритезированный список задач для Остапа Бендера вы можете видеть на рисунке:

Приоритезированный список задач на «Панели задач»

 

Если при создании задачи вы выбирали «Важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с задачи «Высокую» важность, и задача возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.

Мы решили управленческую задачу: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т.е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритезированный список задач.

Как настроить пользовательское представление. Правила автоформатирования

«Настроить пользовательское представление» означает – побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть дальше.

Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить ваши задачи именно так, как хотите вы. Т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате, и т.д. Поскольку для Outlook Вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте на этом примере разберемся, как настраивать удобное вам представление.

1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1).

2. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2).

Мы вошли в то место, где мы можем менять текущее представление панели задач. Перед собой вы видите такое меню:

Вот они, те самые 5 кнопок, которые нужно знать для эффективного управления Outlook. Кнопок здесь больше, но нам потребуются не все. Сейчас мы освоим одну кнопку, автоформат, с остальными разберемся позже. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.

3. Выберите в меню пункт «Автоформат» (стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Перед собой вы видите список правил, которые говорят Outlook-у, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным», и т.п. К этим стандартным правилам мы можем добавлять свои, пользовательские.

Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (стрелка 2). В списке правил появится новое правило (стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила на место слов «Без имени»).

5. Каждое правило состоит из двух компонентов: Условие и Шрифт (стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным, и т.п.) Чтобы определить наше правило «Приоритет», нам нужно в параметре «Шрифт» задать тот цвет, в который вы хотите видеть раскрашенными приоритетные задачи; в качестве «Условия» задать проверку задачи на то, что у нее параметр «важность» равен «высокая».

6. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите, каким шрифтом Outlook должен раскрашивать для вас приоритетные задачи. На рис. для этого выбран шрифт Verdana, полужирный курсив, 11 пунктов (т.е. немного крупнее, чем обычные задачи, которые отображаются шрифтом 8 пунктов), красного цвета.

Выбор шрифта, которым будут раскрашены ваши задачи.

 

7. Закройте окно выбора шрифта, нажав «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook-у, какие именно задачи вы хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на рис.:

Выбор условия для отбора раскрашиваемых задач

 

8. В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню пункт «Все поля задачи», в нем подпункт «Важность». Выглядит это так:

Выбор параметра задачи, который подскажет Outlook-у ее раскрасить.

 

9. Установите значение поля «Важность», при котором Outlook будет раскрашивать соответствующую задачу красным. В нашем случае это «Важность – равно – высокая» (стрелка 1). Нажмите кнопку «Добавить к списку» (стрелка 2) и «ОК» (стрелка 3), потом опять «ОК» в меню «Автоматическое форматирование» и «ОК» в меню «Настройка представления».

Установка значения параметра, при котором Outlook будет раскрашивать задачу

 

Теперь откройте одну из ваших задач в Панели задач, и установите параметр «Важность – высокая» (стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (стрелка 2).

Установка параметра важности в задаче

 

Если все в шагах 1-8 сделано правильно, выделенная вами как «Важная» задача в списке задач выделится вашим красивым шрифтом:

Список задач с запущенным правилом автоформатирования «важное – отображать крупным полужирным курсивом»

Чтобы отработать навык настройки представлений, вы можете сделать следующие упражнения:

Упражнение 1:настройте правило автоформатирования, заставляющее Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Упражнение 2: настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели – выделять синим цветом».

marketing.by

Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ

Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

Профессиональный тренинг по тайм-менеджменту с использованием самого распространенного электронного планировщика.

Целевая аудитория тренинга

Руководители и специалисты, использующие Outlook как программу управления электронной почтой, либо владеющие базовыми функциями планирования в Outlook.

К прохождению тренинга допускаются исключительно лица, прошедшие базовый курс «Корпоративный тайм-менеджмент». Для групп руководителей высшего звена допускается объединение базового курса и курса «Тайм-менеджмент на Outlook» в один 2-дневный тренинг.

Задачи тренинга:

  • Научить участников эффективно использовать богатые возможности компьютерного планирования;
  • Дать возможность участникам контролировать значительно большее количество встреч, задач и контактов, чем при бумажном планировании;
  • Выработать единые стандарты планирования в электронном виде, делающие более эффективным и комфортным командное взаимодействие.

Технология проведения тренинга

Компания «Организация Времени» является ведущим российским провайдером тренинговых и консалтинговых услуг в области тайм-менеджмента; единственная российская консалтинговая компания, специализирующаяся на тайм-менеджменте.

Технологии основаны на разработках российской школы тайм-менеджмента и ее основателя – Г.А.Архангельского, автора делового бестселлера «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook», руководителя корпоративных проектов внедрения тайм-менеджмента на базе Outlook в ведущих российских компаниях.

Формат проведения – тренинг в компьютерном классе. Количество участников до 15 чел. Подробный раздаточный материал. Участники получают сертификат.

Наши клиенты:

РАО ЕЭС России, РУСАЛ, PricewaterhouseCoopers, Deloitte, Danone, SUB Miller, Альфа-банк, Вимм-Билль-Данн, Ингосстрах, Русский стандарт, Президентская программа подготовки кадров, и др.

Программа тренинга

Время Блоки Вопросы
10.00 – 12.00 Задачи Работа с Панелью задач в календаре

Добавление новых задач в Панели задач

Категории

Добавление задач в категории

Идеология пользовательских представлений

Настройка пользовательского представления

Группировка: задачи по категориям

Создание категорий День-Неделя-Год (МСВ)

Категории «На контроль», «Люди», «Проекты» – контекстное планирование

Автоформат и сортировка задач

Автоматический анализ выполненных задач

Назначение и пересылка задач подчиненным и коллегам

12.00 –

12.30

Перерыв
12.30 –

14.00

Календарь Создание жестких и бюджетируемых встреч

Выбор нескольких дней или недель из календаря

Общие календари в Outlook+Exchange

Редактирование повторяющихся встреч

Определение меток

Классификаторы для встреч

Автоформат: подсветка встреч по классификаторам

Бюджетирование задач

Печатное расписание

Пользовательские представления: отбор всех встреч по классификатору

Поиск встреч по ключевому слову

Переключение пользовательских представлений Календаря

Экспорт табличного представления в Excel

Автоматизированный анализ расходов времени на проекты хронометража в Excel

14.00 –

15.00

Перерыв
15.00 –

16.30

Почта и пользовальские поля Электронная почта: структура входящих папок

Метки «к исполнению»

Напоминания для писем

Папки поиска

Пользовательские поля

Поля типов «да-нет», текстовые, формульные

Контроль стандартных процессов с помощью пользовательских полей

Мини «проектный менеджмент» в Outlook

Работа с файлами данных Outlook

16.30 –

17.00

Перерыв
17.00 –

18.00

Контакты и Заметки Корпоративные правила создания контактов

Стандарты внесения информации в контакты

Связывание контактов с задачами и встречами

Анализ истории взаимодействия по контакту

Пользовательские представления для контактов

Ведение творческой картотеки в Заметках

Ассоциирование заметок (мыслей) с контактом

Для определения оптимального для вашей организации формата обучения, сделайте запрос по тел. (495) 518-54-15, 950-83-85, e-mail: [email protected]

Отзывы клиентов

«Компания «Русский Алюминий» выражает искреннюю признательность и огромную благодарность коллективу компании «Организация Времени» за участие в наших совместных проектах. Вы продемонстрировали высокий профессионализм, понимание потребностей бизнеса и очевидную готовность реализовать поставленные нашей Компанией задачи.

В первую очередь, благодарим за разработку и проведение тренинга «Тайм-менеджмент» для топ-менеджеров нашей Компании. Также отдельно выражаем признательность за участие в проекте диагностики и настройки программы Outlook для некоторых наших подразделений, а также их обучение и консультирование по теме «Гибкие методы организации времени».

Плетнев П.А., директор Корпоративного университета, РУСАЛ

«Тренинги-семинары, которые проводит компания «Организация Времени», открывают для участников новый подход ко времени, как невосполнимому ресурсу; позволяют соотнести реальный ход событий и жизненные цели; увидеть простые инструменты оптимизации рабочих процессов и личной эффективности. Кроме практической ценности, тренинг развивает философский взгляд на мир.

Благодаря личному энтузиазму тренеров и заинтересованности в результатах внедрения ТМ-инструментов, сотрудники получают не только знания на тренингах-семинарах, но и консалтинговое и посттренинговое сопровождение, специально разработанные методические материалы».

Сушкова Ю.А., директор Корпоративного Университета, Вимм-Билль-Данн.

«Тренинги по Управлению Временем, в авторской разработке Глеба Архангельского, были проведены подготовленной им командой тренеров на высоком профессиональном уровне. Теоретический материал, адаптированный в соответствии с нашими пожеланиями и потребностями, был преподнесён в максимально доступной форме, а ролевые игры и упражнения позволили закрепить полученные знания. Все обучающиеся на тренинге сотрудники отмечают, что полученные знания и навыки помогут им эффективно выполнять свою работу».

Мельникова Я.В., руководитель отдела обучения и развития, PricewaterhouseCoopers.

«Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования. Существенно снизилась вероятность «потери» каких-либо задач, или их несвоевременного выполнения. Комфортный обзор всех задач в Outlook, возможность настроить этот обзор «под себя», дают ощущение управляемости ситуации, позволяют снизить стресс и напряженность в авральных ситуациях. Система отслеживания договоров в Outlook позволила зафиксировать средний срок их согласования и наметить организационные меры, позволяющие этот срок сократить».

Селютин А.В., зам. директора Департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России».

Контактные координаты клиентов предоставляются по запросу.

ООО «Организация Времени»

119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 402.

Тел. (495) 518-54-15 Тел./факс (495) 950-83-85 www.improvement.ru [email protected]

Поделитесь с Вашими друзьями:

dogmon.org

Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook

– Как эффективно «компьютеризировать» управление временем?

– Как наладить удобную электронную систему планирования?

– Как организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?

«Организация Времени», компания № 1 на рынке российского тайм-менеджмента, осуществляет проекты внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Office Outlook (версии 2003–2013).

Система управления временем реализована на базе «штатных» возможностей Outlook, без дополнительного программирования.

Основные продукты

– Корпоративный тренинг «Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook».

– Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Outlook (включает диагностику, разработку стандартов, обучение руководителей, создание необходимых настроек Outlook).

– Настройка эффективной работы секретариата, создание системы контроля поручений с помощью Outlook.

Осуществленные проекты

– ООО «Газпромтранс». Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Outlook.

– ОАО «Сбербанк». Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Outlook.

– ОАО «Русал». Настройка системы планирования и контроля поручений на Outlook для аппарата генерального директора.

– ОАО РАО «ЕЭС России». Оптимизация планирования на Outlook для департамента информатизации.

– Группа «Русский стандарт». Оптимизация управления временем на Outlook для топ-менеджеров и секретариата председателя правления.

Контакты

Адрес: 105318, г. Москва, ул. Измайловский Вал, д. 2, стр. 1.

Тел. (495) 228-17-47, тел./факс (495) 663-9357,

www.ov1.ru, [email protected]

Напишите или позвоните нам – закажите бесплатную диагностику эффективности использования Outlook в вашей компании

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Читать книгу Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 Глеба Архангельского : онлайн чтение

Текущая страница: 1 (всего у книги 9 страниц) [доступный отрывок для чтения: 3 страниц]

Глеб АрхангельскийФормула времениТайм-менеджмент на Outlook 2007

В оформлении книги использованы гравюры Альбрехта Дюрера,

Ханса Леонхарда Шейфеляйна, Питера Брейгеля Старшего,

Даниэля Николауса Ходовецкого, Жана Огюста Доминика Энгра,

Карла Юлиуса Мильде

Читайте и пробуйте!

Современная жизнь, тем более жизнь в бизнесе – это постоянная динамика.

Темп наших рабочих будней с каждым днем становится все жестче и интенсивнее. Чтобы спокойно и уверенно справляться с новыми задачами, нам нужны правильные инструменты и умение ими пользоваться.

Я рада представить вниманию читателей первую российскую книгу о тайм-менеджменте на базе программы Microsof Outlook 2007. Программы, делающей жизнь современного человека динамичнее и мобильнее, и при этом еще и комфортнее.

Microsof Outlook давно знаком российскому пользователю, но зачастую его практическое применение реализует лишь малую часть заложенных в нем возможностей. Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в области управления временем, перевернул привычный подход к описанию программы: взяв за основу технологию эффективной самоорганизации, он показал, насколько универсальным, многозначным, гибким инструментом может быть Microsof Outlook, особенно в его новейшей версии.

Данная книга уникальна не только тем, что целостно и одновременно доступно объясняет как основные приемы со временного тайм-менеджмента, так и их реализацию на базе Microsof Outlook 2007. «Формула времени» показывает нам преемственность культуры мысли, культуры планирования, культуры целенаправленного действия сквозь все времена и эпохи. Только уникальный программный продукт, представляющий собой нечто большее, чем просто некую совокупность технических усовершенствований, может породить такой неожиданный и яркий социокультурный резонанс.

Желаю всем читателям «Формулы времени» получить удовольствие от оригинальных историй о том, как могли бы использовать Microsof Outlook 2007 Гай Юлий Цезарь, Евгений Онегин, барон Мюнхгаузен и другие замечательные люди и литературные персонажи. Помните главное: знания должны побуждать к действию. Прочитав о технологии, которая вам понравилась, об элементе программы, который не догадывались ранее эффективно использовать, постарайтесь их опробовать и внедрить в свою ежедневную работу. И когда вы начнете применять эти технологии, то станете значительно искуснее в том, чем вы занимаетесь сегодня, будь то бизнес, учеба или еще что-либо. Поэтому читайте и пробуйте!

С наилучшими пожеланиями,

Ольга Дергунова, президент Microsof в России и странах СНГ

От автора

Во многих областях нашей жизни, чтобы получить результат, нужно придерживаться некоторой четко определенной системы. Например, в спорте, музыке, фигурном катании, классической хореографии, шахматах, публичных выступлениях, мастерстве продаж, искусстве управления и т.п.

Вспомните ощущение маленькой победы – в любом из этих искусств. Не кубка и первого места: они не всегда бывают, да и не всегда нужны. Вспомните ощущение той победы над самим собой, которую вы одерживали, сделав на десять отжиманий больше, чем вчера.

Большинству нравится энергия победы, переполняющая нас при достижении цели. Гораздо меньшее число людей способно испытывать удовольствие от самого процесса движения к цели, от усилия, которое для этого необходимо приложить. От цепочки побед над самим собой. От сосредоточенности, настроенности, включенности, которые пронизывают каждое действие.

Тайм-менеджмент, управление временем – это некий род аскетической практики, технологии самосовершенствования, осознанного и осмысленного управления своей жизнью. Он требует такой же спокойной, уверенной включенности и самодисциплины, как воинское искусство или монашество.

В большинстве мировых религий аскеза предполагает единство внутреннего и внешнего. Двор монастыря должен быть подметен не менее тщательно, чем прочитаны вечерние молитвы. Одно без другого невозможно.

Наша жизнь никогда не будет успешной, если в делах царит хаос. Наши встречи, задачи, контакты, мысли должны быть выстроены. Этот порядок не мешает жизни – наоборот, как обрезка лишних веток у дерева, он помогает ей цвести и зеленеть.

Outlook – идеальное техническое воплощение для обзора всех элементов нашей работы и жизни. Outlook ведь и означает «обзор». С его помощью можно создать полную картину ваших дел – и придать им детальность, красоту, тщательность, проработанность, в принципе недостижимые в бумажном ежедневнике.

Это потребует определенных усилий, некоторой самодисциплины в выполнении инструкций. Но, как говорили отцы-аскеты, вода, свободно разливающаяся по равнине, не имеет свободы двигаться вверх. Когда же ее свободу ограничивают, ставя плотину, – у воды появляется новая свобода. Свобода движения в направлении, которое раньше было недоступно.

В нашем случае эта свобода – свобода достижения результатов. Свобода всегда найти время на то, что хочешь. В конечном итоге – свобода управления собой. Своим временем. Своей жизнью.

Как сказали на одном из ТМ-тренингов: «На одной чаше весов – твоя жизнь. На другой – твоя лень. Что ты выбираешь?»

Обратная связь

Автор будет признателен за ваши комментарии, дополнения, и главное – за ваш личный опыт настройки тайм-менеджмента на Outlook. Также с благодарностью будет принята информация обо всех возможных пробелах или неточностях. Пишите мне по адресу [email protected], звоните: (495) 518-54-15, 950-83-85.

1. Недельный круг

«Представьте себя на месте Евгения Онегина. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно и отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы».

Создайте ваше расписание с помощью Календаря

«Мы живем в великом круге жизни» – помните песню, которой начинается известный мультфильм? Этот великий круг делится на несколько циклов – кругов меньшего масштаба: дневной, недельный, годовой.

Когда-то давно недельный круг большинства людей был достаточно четко определен. В воскресенье или субботу – богослужение и отдых, в назначенные дни – пост, каждый вторник пекут пирожки и каждый четверг идут на реку стирать белье. Изменения если и происходили, то крайне редко – например, в село зашел бродячий проповедник, и народ, бросив все дела, собрался на площади его послушать.

Но теперь человек выпал из средневекового круга жизни, в котором время было четко распределено религиозным уставом, порядком городских или сельских работ, обычаями и традициями. Ориентиры потерялись. Множество людей в наше время не живет в круге недели, а бежит в нем, как белка в колесе. В понедельник такой человек думает: «Скорее бы пятница!», в пятницу – «Боже мой, неужели еще одна неделя жизни прошла?», в воскресенье – «Эх, опять завтра на работу».

Внутри недели при этом царит полная неопределенность. В пятницу, за час до совещания у генерального директора, вспоминается, что нужно было подготовить к этому совещанию прогноз по региональным продажам. Для этого крайне необходимо переговорить с территориальным менеджером, который, как назло, в среду уехал в командировку и недоступен по мобильному телефону (ах, если бы вспомнить об этом деле хотя бы во вторник!..). А подчиненные задерживают подготовку к выставке, потому что вы никак не можете выделить пару часов на разрешение их вопросов. И друг обиделся: специально ради вас перенес празднование дня рождения со среды на четверг, вы обещали, что будете, но именно на это время важный клиент назначил вам встречу. И ведь он предупреждал, что «скорее всего, в четверг вечером»… В общем, неразбериха и завал, и ваши дети помнят вас по семейным фотографиям.

Как быть, если в вашем недельном круге нет столь желанной определенности и предсказуемости? Как суметь предусмотреть все важное, выделить время на все необходимое и при этом найти время на то, что хочется?

Как успеть на бал с Государем

Оставим и средневековье, и наше суматошное время – перенесемся мыслью в благословенный XIX век. Высшее общество живет насыщенной культурной и деловой жизнью. Строятся железные дороги и заводы. Дипломаты плетут свои сети, укрепляя позиции Российской империи в мировой политике. На балах обсуждаются премьеры опер и последние события большой европейской и азиатской политики. Страна процветает. Человеку, желающему вносить свой вклад в общее дело, занимать достойное место в жизни великой империи, необходимо многое успевать.

Время и деньги планируются, и планируются вдумчиво. Ежегодно издаются адрес-календари с полным перечнем чиновников определенного ранга. По каждой персоналии – круг решаемых вопросов, почтовый адрес и даже день именин. Предприниматели планируют поставки в специальных книгах. Ведь купеческое слово твердо, не поставишь товар в срок – потеряешь репутацию навсегда. Дамы на балах заносят кавалеров в «карточку танцев» – кому отдана кадриль, кому полонез, кому мазурка. Никакой путаницы и неразберихи.

Представим себе занятого человека высшего света того времени. Пофантазируем немного. Вот, например, Евгений Онегин. Онегин той поры, когда Татьяна уже сказала: «Но я другому отдана, я буду век ему верна». Пройдены метания и шатания молодости: пустое бездельное убивание времени, увлечение идеями декабристов, путешествия… Сейчас Евгений – начальник департамента в Министерстве иностранных дел. Он в расцвете сил и возможностей, ему нравится дело, которым он занимается. Подчиненные уважают его и как знающего человека, разбирающегося во всех тонкостях внешней политики, и как достойного руководителя.

Как и другим людям его положения, все успевать ему помогает адрес-календарь, в котором расписаны значимые даты, дела и встречи на предстоящую неделю.

Представьте себя на месте Евгения. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, по крытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели (см. раздел «Примеры») – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы.

Ваш личный недельный круг

Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в средних веках, вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.

1. Жесткие встречи – дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т.п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:

– собеседование с соискателем вакансии: четверг, с 17.00 до 18.00;

– переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;

– поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.1   Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Microsof Outlook 2007, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций. Но поскольку наиболее распространенной версией на момент выхода книги является Outlook 2003, отличия этих двух версий комментируются там, где это необходимо.

[Закрыть]

2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:

– планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;

– телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;

– бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи (в Outlook 2003 – в левом верхнем углу).

3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:

– выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;

– командировка: нужно заранее иметь в виду;

– отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.

В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Например, «Масленица в Петергофе» у Евгения Онегина. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.

4. «Гибкие» задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:

– уточнить место проведения переговоров: сегодня;

– проконтролировать подготовку к совету директоров: к 15 мая;

– изучить коммерческие предложения поставщиков: до конца месяца.

При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 – в любое время дня.

В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач (о ней пойдет речь в следующей главе). Если у задачи установлен срок исполнения – в Outlook 2007 она отображается также под соответствующим днем календаря (это одна из самых полезных новаций в Outlook 2007 по сравнению с 2003).

5. Бюджетируемые («плавающие») задачи — дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:

– подготовить отчет – потребуется 2—3 часа;

– сделать слайды к презентации – потребуется около часа;

– написать статью – необходимо 2 часа.

Если задача не очень срочная или срочная, но требует небольшого времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в «Задачи». Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день. Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.

Планирование недели в «Календаре»

Теперь перенесем наши жесткие, «многодневные» и бюджетируемые дела в Outlook. Алгоритм прост. Сначала настроим Календарь так, чтобы с ним было удобно работать:

1. В области переходов в левой части экрана нажмите кнопку «Календарь».

2. На панели задач выберите пункт «Неделя». Календарь приобретет такой же вид, как у Евгения Онегина: по горизонтали – дни, по вертикали – часы.

Обратите внимание, что в Outlook 2003 это меню на панели задач, переключающее представления Календаря, выглядит несколько иначе:

3. Возьмите мышкой правый край окна Outlook и вытяните панель задач. Над ней появится маленький календарь на два ближайших месяца. Кликая на нем мышкой, вы можете переходить в нужную вам неделю.

4. В меню Сервис / Параметры на вкладке «Настройки» снимите галочку у слов «Напоминание: 15 минут». Это нужно для того, чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения встречах.

Теперь создадим первые несколько встреч.

1. Выделите мышкой в нужном дне календаря время, назначенное для встречи.

2. На получившемся темном прямоугольнике кликните правой кнопкой мыши и выберите в меню «Создать встречу».

3. В окне создания встречи впишите в поле «Тема» ее название.

Обратите внимание на то, что в Outlook 2003 окно создания встречи выглядит несколько иначе:

Все, что можно делать со встречей, в обеих версиях Outlook похоже, в версии 2007 лишь изменился дизайн и расположение управляющих кнопок.

4. Нажав на кнопку «Выбрать категорию», выберите для жесткой встречи синюю категорию (жестко привязанные ко времени), для плавающей – зеленую (бюджетируемые).

Обратите внимание, что в Outlook 2007 исчезло понятие «Метка», которое используется в Outlook 2003, и цвет теперь имеют сами категории (это важное новшество). В версии 2003 цвет выбирается в поле «Метка» окна создания встречи.

В Outlook 2003 можно назначить свои собственные названия меток. Это делается в меню Правка/Метка/Изменить метки.

5. Если встреча повторяющаяся – нажмите кнопку «Повторение» и в появившемся меню задайте нужную регулярность. Например, «каждые понедельник и четверг».

6. Чтобы создать многодневное событие, выделите мышкой время не на календаре, а на голубой (в версии 2003 – серой) полосе над ним. Кликните на выделенной полосе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Создать встречу».

7. Чтобы изменить продолжительность встречи, берите ее мышкой за нижний или верхний край и, двигая край, удлиняйте или укорачивайте время встречи.

8. Чтобы перенести встречу, возьмите ее мышкой за левый край и перетащите на нужный день и нужное время.

Освоение электронного планирования требует некоторых усилий. Ведь писать на бумаге нас учили с детства, а работать на компьютере мы стали в более позднем возрасте. Но, с другой стороны, каждое изменение в бумажном ежедневнике – это вычеркивание и переписывание. В Outlook на любые изменения обстоятельств можно реагировать мгновенно, просто передвинув соответствующие встречи.

Правила планирования недели

С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря (об этом списке мы поговорим в следующей главе). Если какая-то из них стала достаточно срочной и требует не менее часа на выполнение – создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»).

Закончив любое крупное дело, заглядывайте в «Календарь». Вы увидите приближающиеся жесткие встречи или «плавающие» задачи и определите, чем сейчас целесообразно заняться.

Занимайте жесткими встречами и плавающими задачами не более 60% рабочего дня. Не менее 40% должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельства – и внутренние, и внешние.

Если вы достаточно часто покидаете рабочее место, необходимо побеспокоиться о «мобильной версии» календаря. Настройте синхронизацию Outlook с календарем вашего мобильного телефона – сейчас это умеют делать большинство приличных моделей телефонов, не говоря уже о смартфонах и коммуникаторах.

Другой вариант – распечатывайте расписание из Outlook на лист бумаги формата А4 или А5. Outlook позволяет достаточно гибко настраивать вид распечатываемого документа. Например, какие дни вы хотите в нем видеть; нужен ли вам только календарь или календарь вместе с панелью задач; нужно ли место для пометок в течение дня и т.п. Вот, например, как выглядит при выдаче на печать календарь недели с добавленной справа панелью задач.

Как называть встречи

Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен понимать.

Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например:

Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.

Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т.п.

Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.

Для того чтобы найти в Календаре встречи по ключевому слову, в Outlook 2007 просто введите нужное слово в соответствующее поле и нажмите изображение лупы справа:

В Outlook 2003 последовательность действий чуть сложнее.

1. Нажмите кнопку «Найти» на панели инструментов.

2. Введите ключевое слово нужных вам встреч в поле «Просмотреть».

3. Нажмите «Найти».

4. Чтобы затем вернуться в обычное окно календаря, нажмите «Очистить».

iknigi.net

Читать онлайн "Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013" автора Архангельский Глеб Алексеевич - RuLit

Глеб Архангельский

Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

В оформлении книги использованы гравюры Альбрехта Дюрера, Ханса Леонхарда Шейфеляйна, Питера Брейгеля Старшего, Даниэля Николауса Ходовецкого, Жана Огюста Доминика Энгра, Карла Юлиуса Мильде

© Архангельский Г. А., 2006

© Архангельский Г. А., 2014, с изменениями

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2014

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс».

© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес (www.litres.ru)

Эту книгу хорошо дополняют:

Тайм-драйв

Глеб Архангельский

Муза и Чудовище

Яна Франк

Как привести дела в порядок

Дэвид Аллен

Как поддерживать дела в порядке

Дэвид Аллен

Легкий способ перестать откладывать дела на потом

Нейл Фьоре

Читайте и пробуйте!

Современная жизнь, тем более жизнь в бизнесе – это постоянная динамика.

Темп наших рабочих будней с каждым днем становится все жестче и интенсивнее. Чтобы спокойно и уверенно справляться с новыми задачами, нам нужны правильные инструменты и умение ими пользоваться.

Я рад представить вниманию читателей первую российскую книгу о тайм-менеджменте на базе программы Microsoft Outlook 2013. Программы, делающей жизнь современного человека динамичнее и мобильнее и при этом еще и комфортнее.

Microsoft Outlook давно знаком российскому пользователю, но зачастую его практическое применение реализует лишь малую часть заложенных в нем возможностей. Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в области управления временем, перевернул привычный подход к описанию программы: взяв за основу технологию эффективной самоорганизации, он показал, насколько универсальным, многозначным, гибким инструментом может быть Microsoft Outlook, особенно в его новейшей версии.

Данная книга уникальна не только тем, что целостно и одновременно доступно объясняет как основные приемы современного тайм-менеджмента, так и их реализацию на базе Microsoft Outlook. «Формула времени» показывает нам преемственность культуры мысли, культуры планирования, культуры целенаправленного действия сквозь все времена и эпохи. Только уникальный программный продукт, представляющий собой нечто большее, чем просто некую совокупность технических усовершенствований, может породить такой неожиданный и яркий социокультурный резонанс.

Желаю всем читателям «Формулы времени» получить удовольствие от оригинальных историй о том, как могли бы использовать Microsoft Outlook Гай Юлий Цезарь, Евгений Онегин, барон Мюнхгаузен и другие замечательные люди и литературные персонажи. Помните главное: знания должны побуждать к действию. Прочитав о технологии, которая вам понравилась, об элементе программы, который не догадывались ранее эффективно использовать, постарайтесь их опробовать и внедрить в свою ежедневную работу. И когда вы начнете применять эти технологии, то станете значительно искуснее в том, чем вы занимаетесь сегодня, будь то бизнес, учеба или еще что-либо. Поэтому читайте и пробуйте!

С наилучшими пожеланиями,

Николай Прянишников, президент Microsoft в России

Во многих областях нашей жизни, чтобы получить результат, нужно придерживаться некоторой четко определенной системы. Например, в спорте, музыке, фигурном катании, классической хореографии, шахматах, публичных выступлениях, мастерстве продаж, искусстве управления и т. п.

Вспомните ощущение маленькой победы – в любом из этих искусств. Не кубка и первого места: они не всегда бывают, да и не всегда нужны. Вспомните ощущение той победы над самим собой, которую вы одерживали, сделав на десять отжиманий больше, чем вчера.

Большинству нравится энергия победы, переполняющая нас при достижении цели. Гораздо меньшее число людей способно испытывать удовольствие от самого процесса движения к цели, от усилия, которое для этого необходимо приложить. От цепочки побед над самим собой. От сосредоточенности, настроенности, включенности, которые пронизывают каждое действие.

www.rulit.me

Раздел II Реализация тайм-менеджмента в Outlook 2007. Тайм-менеджмент в два счета

Кому адресован этот раздел?

Данный раздел – введение в специальность. Он предназначен для деловых людей, никогда ранее не пользовавшихся программой MS Outlook. Их цель – начать использовать MS Outlook в качестве персонального органайзера: планировать будущие события и встречи; получать и отправлять почту; хранить свои контакты. При этом доскональное изучение программы им сейчас ни к чему. Они хотят уже завтра начать работать с почтой, создавать контакты, планировать встречи. Если вы такой нетерпеливый – материал, изложенный в этом разделе, для вас.

Ваше время, читатель, – это великая ценность, автор позаботился о его сохранении и собрал в этой книге только проверенные, стабильные и хорошо зарекомендовавшие себя советы в ежедневной работе с MS Outlook. Это практическая квинтэссенция первых шагов – систематизация своих контактов, почты, встреч и дел в «одном флаконе» – MS Outlook.

Спустя полгода-год работы вам может потребоваться куда больше функций, чем описано в этой книге. И тогда я рекомендую вам обратиться к следующим книгам. Надеюсь, что данный текст заложит хороший фундамент вашей профессиональной компетентности по использованию MS Outlook.

Ключевые отличия: изюминка, суть раздела

Казалось бы, что нового можно сказать об MS Outlook? Уже издано несколько десятков книг – как для «чайников», так и для профессионалов. И если честно, то большая часть возможностей описана в стандартном help-файле, прилагаемом к программному обеспечению. Но если все содержится в нем, то почему процветает многообразие книг по MS Outlook? Ответ кроется в следующем.

Во-первых, в языке изложения. Он может быть сухим, академическим или сугубо терминологическим, понятным только специалистам служб поддержки. Либо простым, доступным обычному человеку, «пользователю с маленькой буквы». Замечу, не «чайнику» и не профи, а обычному рядовому пользователю, у которого голова есть, а вот времени для понимания и исследования работы программы, к сожалению или к счастью, нет. Это и есть большинство пользователей компьютеров – толковые люди из совершенно разных сфер деятельности (юристы, бухгалтеры, начальники отделов и т. д.), только не из компьютерных (поскольку они-то уже знают содержание такой книги).

Во-вторых, тому же простому пользователю не нужны все 100 % возможностей программы – ему требуется только та часть, которая необходима именно ему. И, как правило, это 5-10 % всех опций программы. Удивительно то, что эта часть нужна каждому из пользователей, вне зависимости от сферы деятельности и опыта работы. Получается, если изложить в книге именно эту «ценную часть» информации, да еще понятным с первого прочтения языком, мы достигаем цели – создания новой полезной информации для российских читателей.

Вводные условия

Книга написана для MS Outlook 2007 в русскоязычном исполнении, поэтому все меню и рисунки представлены на русском языке.

В случае если у вас установлена другая версия операционной системы или версия MS Outlook, рисунки диалоговых окон и меню, приведенные в этой книге, могут не совпадать с тем, что вы видите на экране.

Календарный план обучения MS Outlook 2007

Практика обучения взрослых людей показывает, что материал данного раздела быстрее всего усваивается, когда работа идет не на абстрактных примерах, а на конкретном материале обучающегося. Я рекомендую построить работу с этой частью книги следующим образом.

Разбейте свой процесс обучения на 4 недели

1-я неделя. Первый день

Настройка программы MS Outlook 2007. Ее следует выполнить один раз, следуя инструкциям главы «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы». Эта глава вам потребуется только один раз – после установки у вас программы MS Outlook 2007. Поэтому советуем просто выполнить рекомендации, приведенные в этом разделе, и переходить к освоению следующих глав. Если вам потребуется что-либо впоследствии изменить, вы сможете вернуться к этой главе и еще раз ознакомиться с материалом.

1-я неделя. Второй-пятый дни

Освойте на практике главу «Почтовый клиент». Закон: начиная с этого дня вся ваша почта приходит и уходит только через программу MS Outlook 2007. Поэтому ваша задача – начать привыкать к внешнему виду программы, к тому, как расположены меню, и т. д. Человеку свойственно опасаться всего неопределенного и нового. Поэтому вам отводится неделя на то, чтобы привыкнуть к «фейсу» MS Outlook 2007, перестать его бояться.

2-я неделя

Начните планировать свои ближайшие встречи в календаре MS Outlook 2007. Постепенно переходите к тому, чтобы все ваши планы были отражены в календаре – важные встречи, даты, занятия спортом, хобби и т. д. Материал главы небольшой, поэтому освоить его вы сможете за один день, уделив этому часик своего внимания. Остальные дни – наработка навыка работы.

3-я неделя

Эта неделя должна быть посвящена переносу ваших контактов из бумажных органайзеров, стикеров, листочков и других источников в программу. Следует взять за правило – вносить информацию из каждой ценной визитки в контакты MS Outlook 2007. Делать это следует в тот же день, когда вы ее получили на руки. Время, отведенное на заполнение одной формы контакта, 1–2 минуты. Выделить 10–15 минут ежедневно для переноса контактов из бумажных носителей в MS Outlook 2007 может каждый. При таком подходе, сколько бы ни было у вас контактов, не пройдет и месяца, как все будет собрано в одном месте.

4-я неделя

Она должна быть посвящена освоению мастерства поиска информации, которая у вас содержится в личных папках MS Outlook 2007. Так как за три предыдущие недели у вас накопилось достаточно информации, то в ней нужно уметь быстро ориентироваться. Чем больше у вас будет контактов, почтовых сообщений, календарных планов – тем острее встает вопрос быстрого извлечения нужной информации из MS Outlook 2007. Вот почему очень ценно уделить достаточно внимания этой финальной главе.

Приложение в данном разделе – это справочный материал, к которому вы можете обращаться по мере необходимости. Я специально не даю привязки, когда лучше читать и осваивать этот раздел. Читатель самостоятельно определяет свою потребность в информации, напечатанной в приложении.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Тайм менеджмент - Блог Microsoft Outlook + Potolook и электронная почта

Вышла новая утилита для синхронизации календаря Microsoft Outlook и Google Calendar. Теперь достаточно просто вести календарь в обоих системах, т.к. не нужно ничего экспортировать и заниматься прочими ручными работами - все делается автоматически.

(Читать больше…)

Синхронизация Google Calendar и Microsoft Outlook с помощью PlaxoС помощью весьма распространенного сервиса Plaxo можно синхронизировать не только сервисы Google с Microsoft Outlook, но и мнформацию из Yahoo, Windows Live, LiveJournal и др.

(Читать больше…)

Многие пользователи Microsoft Outlook даже не подозревают об огромных возможностях этой программы в плане организации времени - времени, которого нам всем так не хватает.Своими наработками в этой области делится Глеб Архангельский - инициатор российского ТМ-движения, основатель Тайм-менеджерского сообщества, руководитель корпоративных ТМ-проектов в РАО “ЕЭС России”, PricewaterhouseCoopers, “Вимм-Билль-Данн” и др., гендиректор консалтинговой компании “Организация времени”, автор книги “Организация времени” (2003 г.) и бестселлера “Тайм-драйв” (2005 г.).

(Читать больше…)

Тайм менеджмент (Time Management) на Microsoft OutlookТема тайм менеджмента последнее время достаточно популярна. К тому же Microsoft Outlook просто создан для этого - хочешь не хочешь, а даже иногда из простого интереса начинаешь использовать те или иные его фичи. Существует много книг, статей и сайтов на эту тематику, но в коллекции добавились новые :)(Читать больше…)

Панель задач в календаре Outlook 2007Активно используя задачи в Outlook 2007 было странным то, что они не отображаются в режиме календаря. Получилась ситуация с точностью до наоборот - в Outlook 2003 задачи были видны только в календаре, а в Outlook 2007 везде, только не в календаре. Решение проблемы оказалось очень простым..

(Читать больше…)

Удобный просмотр задач в календареКто еще не привык планировать свое время в Microsoft Outlook - поспешите. По началу кажется, что вносить все свои дела в какую-то программу очень затратно и неудобно. Это отчасти правда, но только в одном - следует всегда иметь доступ к Outlook, чтобы в любой момент посмотреть текущие задачи или создать новую. Планирование рабочего дня (и домашних дел тоже) в разы повышает Вашу эффективность, а время, потраченное на ввод данных, окупается с лихвой! Очень много материала по поводу организации своего времени можно почитать на сайте организации времени. В этом посте пример того, как можно начать управлять своим временем и как для этого удобно настроить Microsoft Outlook.

(Читать больше…)

Создание простейшей задачи Пора на обед с откладываниемНе смотря на то, что откладывать задачи не совсем похвально, рассмотрим пример как с помощью техники откладывания задачи можно сделать напоминалку об обеде. Конечно, аналогичным образом можно сделать напоминание о другом событии.(Читать больше…)

Тайм-менеджмент c помощью Microsoft OutlookЕсли Вы считаете себя ответственным человеком и каждый день выполняете больше одной задачи, то Вам не нужно рассказывать что такое планирование рабочего времени и для чего это нужно. Любой служащий, начиная с самого низкого звена должен уметь планировать свое рабочее время. В этом заключается не только эффективность работы конкретного сотрудника, но и всего коллектива в целом. Вашему вниманию предлагается презентация “Тайм-менеджмент c помощью Microsoft Outlook”, которая позволит сделать Вашу работу более эффективной.(Читать больше…)

В интерфейсе это свойство стоит одно из первых, а программно к нему добраться не так уж и легко.(Читать больше…)

www.potolook.ru