Специфика работы офис-менеджера. Офис менеджмент это


Офис-менеджер - это...

Круглый стол в редакции журнала «Секретарь-референт»

 

На исходе лета к нам в редакцию позвонила молодая женщина, которая представилась Натальей. Она рассказала, что работает офис-менеджером, начинала осваивать эту работу «с нуля», не имея ни соответствующего образования, ни опыта работы. А поскольку литература по этой теме отсутствовала, поначалу ей было очень трудно. Сейчас все нормально, работа освоена, основные «подводные камни» известны, проблемы постепенно решаются. И весьма серьезную помощь ей оказали публикации нашего журнала. «Почему Ваш журнал называется «Секретарь-референт»? Ведь в нем много информации и для офис-менеджеров». Наталья предложила новое название журнала – «Секретарь-референт и офис-менеджер», так как многие ее коллеги даже не догадываются, что этот журнал может быть полезен и для них.

Спасибо Вам за заботу о своих коллегах, Наталья, однако среди наших подписчиков очень много офис-менеджеров. Именно поэтому мы публикуем так много информации, одинаково полезной и для секретаря, и для офис-менеджера.

Этот разговор навел на размышления: какие особые знания, умения, навыки нужны такому специалисту? И главное – как сделать публикации в журнале еще более интересными и полезными большому числу офис-менеджеров и еще более представительной армии молодых (и не очень молодых) людей, стремящихся получить эту работу.

Для того чтобы ответить на эти и многие другие вопросы, интересующие наших читателей, в начале ноября мы провели в редакции «круглый стол» с участием авторитетных преподавателей и организаторов обучения офис-менеджеров.

 

В беседе в редакции за круглым столом приняли участие:

Ирина Витальевна Журавлева – автор курса «Школа кадровика», старший преподаватель кафедры менеджмента ВГИК, научный редактор журнала «Кадровые решения», выпускаемого нашим издательством (далее в тексте – И.Ж.).

Алевтина Владимировна Рогова – автор статей нашего журнала, тренер и консультант по бизнес-этикету, которая помогла решить вопросы формирования корпоративной культуры во многих крупнейших российских компаниях (далее – А.Р.).

Леонид Шарапович Лозовский – директор Центра образования «ЭЛКОД», где повышают квалификацию юристы, бухгалтеры, налоговые консультанты, специалисты кадровой службы и где с недавнего времени появился курс «Практикум для офис-менеджера» (далее – Л.Л.).

На правах хозяйки подливала участникам дискуссии вкусный чай и задавала вопросы генеральный директор «Профессионального издательства» Ольга Афанасьевна Иванова (далее – О.И.).

Вниманию наших читателей предлагаем краткое изложение самых интересных моментов обсуждения.

О.И.: Давайте попробуем понять: кто же такой офис-менеджер? Многие наши читатели – офис-менеджеры, а начинали они читать наш журнал еще будучи секретарями. Получается, офис-менеджер – это карьерная ступенька для секретаря?

И.Ж.: Действительно, достаточно широко распространено мнение, что офис-менеджер – это своего рода «старший секретарь» (особенно если в компании есть другие секретари, например ресепшионист, секретарь в приемной). Верно и то, что многие нынешние офис-менеджеры «вышли из секретарей». Работая в должности секретаря, они отточили умения, необходимые для работы с офисной техникой, освоили многие премудрости – от умения радушно предложить гостям офиса чай или кофе до подготовки достаточно непростых протокольных мероприятий, что нередко вызывает особые сложности. И всё же управленческий статус офис-менеджера налицо. Отнюдь не случайно даже название должности. Ведь «менеджер» по определению – управляющий. Таким образом, управленец в офисе не может обойтись без умения планировать свое (и чужое!) рабочее время, должен уметь делегировать как выполнение конкретных дел, так и постоянных полномочий различным сотрудникам. Для этого офис-менеджер должен знать и уметь мотивировать подчиненных (это могут быть курьеры, водители, да мало ли кто еще из офисных работников), а главное – уметь применять свои знания на практике.

А.Р.: Вы абсолютно правы, коллега. Найти способы получить максимальную отдачу от других сотрудников офиса – одна из важных задач руководителя офиса, офис-менеджера. Давно известно, что нельзя заставить человека хорошо работать, но можно заставить захотеть хорошо работать. И мотивировать людей должен офис-менеджер. Хотелось бы отметить, что офис-менеджер создает атмосферу офиса. Причем важно не только грамотно разрешать конфликты (а лучше вовсе их не допускать), но и представлять свою компанию каждому посетителю офиса в наилучшем виде. Офис – это лицо фирмы. Люди, работающие в офисе, демонстрируют каждому – и сотруднику своей организации, и гостю – принципы корпоративной культуры компании. Кто руководит сотрудниками офиса? Офис-менеджер, потому что именно от него зависит, как сотрудники выглядят, как держатся, как позиционируют себя и свою фирму. Поэтому очень важно, чтобы офис-менеджер внедрил в сознание своих сотрудников культуру делового общения, ибо каждый сотрудник – это живая витрина фирмы. Даже если офис фирмы не посещает ежедневно множество клиентов, офис-менеджер должен содействовать сохранению ценностей компании, созданию и развитию корпоративной культуры.

И.Ж.: Несомненно, это так. А ведь офис-менеджер еще ведет хозяйство офиса: организует закупку канцелярских товаров, оргтехники, а при ремонте офиса или при переезде в новое помещение – планирует и руководит этими процессами. Подчас это некий «суперзавхоз офиса». Хотя, в моем представлении, это все же слишком узкое понимание сущности офис-менеджерской работы. Я знаю фирмы, где, кроме названного, в круг забот офис-менеджера входит и организация рабочих мест всех сотрудников, и руководство курьерами и водителями, и участие в создании системы безопасности, а также вся договорная деятельность, касающаяся круга обязанностей.

А.Р.: И, конечно, офис-менеджер – человек творческий. Несколько недель назад мне довелось общаться на тренинге с офис-менеджером, в чьи обязанности входит и организация корпоративных праздников, и прием иностранных делегаций, заказ и приобретение представительских подарков и корпоративных сувениров.

Л.Л.: С удовольствием выслушал мнение профессионалов – авторов успешных учебных программ, пользующихся заслуженной популярностью. Напрашивается вывод: офис-менеджер должен иметь как минимум высшее образование в области менеджмента, а также служить массовиком-затейником, быть прирожденным хозяйственником, умелым психологом – ведь ему приходится взаимодействовать со всеми сотрудниками офиса. Навык ладить с людьми тоже очень пригодится. По мнению отдельных руководителей, направляющих к нам в центр обучения и повышения квалификации своих сотрудников, офис-менеджер – просто хозяйственник в офисе, который много делает сам, но в основном знает, как, где и по какой цене можно заказать и получить необходимые услуги и товары. И при этом еще умеет экономить. Не жалеет деньги на необходимые траты, но умеет расходовать деньги разумно. Лет сто назад была широко распространена такая профессия – «экономка». Сегодня говорят «администратор». И «вешают» на хрупкие девичьи плечи (а в этой профессии преобладают представительницы прекрасного пола) все подряд, вплоть до ремонта офисной техники. Думаю, правильнее, когда ремонтом занимается специалист технической службы или профильной организации, охраной – офицер безопасности, а новый офис в аренду ищет заместитель директора по общим вопросам.

О.И.: Получается, что, хотя офис-менеджер нередко совмещает обязанности, «традиционные» для секретаря или для помощника руководителя, все же принципиально никто не спорит с тем, что офис-менеджер – должность руководящая, управленческая. Задачи офис-менеджера могут касаться и обеспечения жизнедеятельности офиса, и создания комфортной обстановки в нем – от заказа эргономичной мебели до умения привнести корпоративный дух и в аксессуары, которыми «расцвечен» офис, и в улыбку каждого сотрудника офиса. Но все-таки, как офис-менеджер должен понять, чего от него ждут: организации необыкновенной корпоративной вечеринки или рационального планирования рабочего дня руководителя?

И.Ж.: Здесь на помощь приходит «Должностная инструкция офис-менеджеру». Этот документ уникален в каждой компании, и содержит описание тех обязанностей, исполнения которых ждут от конкретного человека в конкретной организации. Кстати, офис-менеджер не понаслышке должен быть знаком и с другими документами. Делопроизводство – отдельная большая область знаний, без освоения которой эффективная деятельность офис-менеджера не может быть эффективной. Это и документы, связанные с сопровождением хозяйственной деятельности (договоры, накладные, акты, отчеты), и организационно-распорядительные документы (решения и распоряжения, протоколы и справки, письма и служебные записки), а также кадровые документы. Важно уметь грамотно организовать и поддерживать документооборот офиса, как бумажный, так и электронный. Если сотрудников в компании немного, то офис-менеджер справится с организацией документооборота. В крупной фирме такие процессы переданы в секретариат. Но в любом случае офис-менеджер обязан знать основные правила делопроизводства, так как ему приходится самостоятельно оформлять большое количество разнообразной документации и еще больше документов проходит через его руки.

А.Р.: Совершенно верно. И не забываем, что именно на офис-менеджерах лежит груз забот за организацию переговоров и проведение протокольных мероприятий.

О.И.: Таким образом, успешный офис-менеджер непременно должен освоить и все тонкости работы с разнообразной документацией. А какие еще аспекты деятельности офис-менеджера мы пока не упомянули?

Л.Л.: Что уж точно надо уметь «главному человеку в офисе» – так это общаться в деловой среде. Знания делового этикета также необходимы. Даже если приходится просто подать чай гостям, а не организовывать чайную церемонию – многое нужно знать и уметь. И уж точно представлять себе, как и что надеть на работу, на корпоративный праздник, чего никогда не надо говорить или делать.

А.Р.: Правильно сформированный профессиональный имидж офис-менеджера и других сотрудников офиса положительно влияет на имидж компании в целом. Профессиональный имидж включает в себя несколько составляющих: профессионализм, плюс грамотная организация рабочего места, плюс правильно оформленные бумаги, плюс интерьер помещения, плюс правильный выбор индивидуального стиля, который должен точно соответствовать имиджу компании. Здесь требования, касающиеся внешности обслуживающего персонала, специалистов, руководителей компании; и верный подбор одежды для особых случаев – все это является сейчас суровой необходимость, так как внешний вид играет самую важную роль в формировании первого впечатления о человеке. Помимо внешности, имидж профессионала определяют и такие факторы, как четкое знание норм субординации; умение вести телефонные переговоры, где важно все: скорость и ритм речи, паузы, умение слушать собеседника, правильно вести и правильно завершить деловой разговор. Любая, самая дорогая реклама фирмы уходит, как вода в песок, если сотрудники не умеют правильно отвечать на телефонный звонок, потому что каждый звонящий, как через увеличительное стекло, «видит», что делается в фирме. Умение офис-менеджера самому успешно провести переговоры или деловую беседу – это не менее важные составляющие имиджа, которые свидетельствует о его профессионализме и предопределяют успех карьеры. Без знания правил делового общения офис-менеджеру не обойтись. Жизнь состоит из мелочей – это аксиома. Именно детали отличают обычную фирму от конкурентоспособной, клиентоориентированной. Все решает сервис, умелое проявление искреннего внимания к каждому посетителю. Именно от этого зависит в значительной мере репутация фирмы – а значит, и то, насколько успешной будет ее деятельность на рынке.

Л.Л.: Таким образом, выходит, что офис-менеджеру не обойтись без умения вести хозяйственную работу в офисе, грамотно заполнять разнообразные документы, поддерживать в надлежащем виде документооборот офиса. И конечно же, быть настоящим экспертом в области делового этикета и бизнес-коммуникаций. А еще обладать солидным багажом управленческих навыков.

О.И.: Итак, ясно, что офис-менеджер – не «прислуга для всех», но, по меркам западных компаний, такой специалист должен знать обо всем, что происходит в офисе, и обеспечивать работу всех сотрудников – если речь идет о небольшой компании с несколькими десятками работников. Хозяйка офиса решает как проблемы питания, так и вопросы уборки помещения, а если возникает необходимость косметического ремонта, то сама находит ремонтников и организует соответствующий процесс. Естественно, такой менеджер обладает организаторскими навыками, очень часто у него есть университетский диплом. Подобные навыки дают в странах Европы и различные колледжи, специальные школы. Без такого управленца невозможно себе представить работу ни маленькой фирмы, ни транснациональной корпорации. В крупной компании таких менеджеров несколько, часто выстраивается иерархия подчиненности. А где и как готовят российских офис-менеджеров?

А.Р.: В российских условиях в колледже можно получить специальность секретаря. Это неплохой старт в освоении тонкостей работы офис-менеджера. Вместе с тем офис-менеджер должен знать и уметь много больше. Неудивительно, что на образовательном рынке появились программы, ориентированные как на подготовку офис-менеджеров, так и на повышение их квалификации. За рубежом давно уже поняли, что нужно повышать свою квалификацию каждые полгода, надо идти в ногу со временем, иначе работник перестает быть востребованным на рынке труда. Человеческие контакты и отношения с каждый днем меняются так же стремительно, как меняется, скажем, офисная техника или средства связи. Поэтому главная цель обучения – дать человеку необходимый инструментарий, действенные, работающие технологии, с помощью которых можно добиться профессиональных успехов. Либо отшлифовать то, чему человек уже научен, что умеет делать, показать новые горизонты знаний, указать пути их получения – вот задача образовательных центров, где повышают квалификацию офис-менеджеры, секретари или администраторы, чтобы они смогли расширить круг своих обязанностей и стать полноценными хозяевами в офисе.

Л.Л.: Несомненно, это так. Мы в своей практике столкнулись с тем, что уровень подготовки специалистов, которые приходят к нам учиться, очень различается – от людей, в чьей трудовой книжке слово «офис-менеджер» появится только через полтора-два месяца, до управленцев, работающих в этой должности свыше пяти лет. Поскольку они занимаются в группах разного уровня, удается предложить каждому именно то, что необходимо ему на данном этапе.

О.И.: Среди наших читателей тоже встречаются офис-менеджеры очень разные – от начинающих до настоящих профессионалов в своей предметной области. И все же немало тех, кто только «примеряет» должность офис-менеджера, прекрасно осознавая необходимость соответствующего обучения. Давайте постараемся определить, какие требования предъявляет к людям, претендующим на эту должность, российский рынок труда.

А.Р.: Сегодня российские работодатели видят в роли офис-менеджера женщин или (реже) мужчин «ответственного» возраста – то есть не моложе 25 лет, а верхний предел (для трудоустройства) составляет и 45, и 50, и более лет. Офис-менеджер – не «возрастная» должность, в отличие, например, от секретаря. Это профессия на всю жизнь, в ней заложены возможности и профессионального, и карьерного, и финансового роста. Офис-менеджер филиала вполне может стать руководителем офиса в центральном аппарате компании, а офис-менеджер из небольшой фирмы со временем может «дорасти» до должности управляющего директора транснациональной корпорации, ибо в управлении главное – это опыт. Хочется отметить, что женщин в этой профессии значительно больше, но мужчины не менее успешно справляются с офис-менеджерской работой.

И.Ж.: Успешность офис-менеджера, действительно, не зависит от возраста и пола – обычно решающую роль в приеме на работу по этим параметрам играет точка зрения руководителя компании. Важно другое: в более раннем возрасте интеллекта и здравого смысла еще недостаточно, чтобы вооружиться инструментами на все случаи жизни: необходимо знать правила, владеть технологиями. Можно конечно, осваивать профессию самостоятельно, прямо в процессе работы, методом «проб и ошибок». Но вернее и надежнее – получить необходимые знания и навыки в хорошем образовательном учреждении, которое способно вооружить своих слушателей необходимым для работы инструментарием. Давно известно, что умные учатся на своих ошибках, а вот мудрые – на чужих. И только обучение поможет избежать ошибок и узнать, что, а главное – как – нужно делать работу офис-менеджеру, какие существуют проблемы в этой работе, как избежать «подводных камней» профессии и стать успешным профессионалом.

О.И.: Сколько же времени уходит на подготовку такого специалиста?

И.Ж.: Полагаю, количество учебных часов в курсе обучения далеко не всегда играет решающую роль. И все же практика показывает, что есть определенные установившиеся традиции. По-настоящему эффективный курс не может составлять 4-8 учебных часов, но не должен и продолжаться несколько месяцев. «Установочная» учебная программа, как правило, рассчитана на 28-36 часов. Опытным преподавателям и тренерам этого времени достаточно, чтобы рассмотреть со своими слушателями основные вопросы офис-менеджмента.

А.Р.: Зато последующие тренинги и семинары, ориентированные на офис-менеджеров, уже адаптировавшихся в новой профессиональной среде, могут быть менее продолжительными – до 20 часов. В этом случае важно, чтобы подобные занятия (они обязательно должны быть, как сейчас принято говорить, интерактивными и носить практический характер!), способствовали реальному повышению квалификации, не позволяли останавливаться на месте, были стимулом к дальнейшему саморазвитию. Образовательных центров, предлагающих качественные программы обучения для офис-менеджеров, совсем немного. Значит, есть возможность, обстоятельно изучить программу каждого из них, получить подробную информацию о преподавателях, и сделать свой выбор!

О.И.: Спасибо. Мне думается, что наша беседа многое прояснила читателям, которых интересует эта тема. До новых встреч на страницах нашего журнала!  

www.eduel.ru

Должностные бязанности офис менеджера: основные требования

Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.

Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать, какие существуют обязанности офис менеджера и что необходимо знать при устройстве на работу.

Что это за профессия офис-менеджер?

Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.

Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.

Обязанности офис-менеджера

Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.

Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:

  1. Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
  2. Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
  3. Контроль за порядком и чистотой в офисе.

Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.

При этом предусмотрены такие обязанности:

  1. Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
  2. Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
  3. Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
  4. Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
  5. Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
  6. Организация телефонных переговоров руководителя.
  7. Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
  8. Оформление приказов.
  9. Перед совещанием проводится подготовительная работа.

Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.

Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.

Требования к кандидатам

Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:

  • наличие высшего или среднего специального образования;
  • знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
  • опыт работы на похожей должности не менее года;
  • владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
  • важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
  • знания законодательства об охране труда;
  • знания основ экономики, организации управления и труда;
  • знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
  • навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.

Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.

Личные качества офис – менеджера

Иногда требуется для резюме указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.

Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.

Необходимые навыки

Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.

Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.

Нюансы работы

Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.

Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.

Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.

Где учат профессии?

Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.

Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.

Какие права у офис-менеджера?

У офис – менеджера есть и некоторые права.

Вот они:

  1. Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
  2. Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
  3. Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.

Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.

А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.

Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.

Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.

На сегодня все, пока-пока и до встречи!

30-plus.ru

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

- планирование работы офиса;

- руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

- разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

- разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

delovoymir.biz

Управление офисом

Управление офисом.

         Управление офисом – составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем ведения современного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.

         Офис – особый вид организаций, оказывающих различные услуги в сфере управления и других сферах.

Продукт управленческого труда – принятие решений.

Предмет управленческого труда – управленческий процесс (как организовать процесс???).

Отличительная черта управленческого труда – она базируется на информации.

Специфика управленческого труда – не создает материальных благ.

Труд по управлению – целесообразная деятельность управленческих работников направленная на осуществление процесса управления.

Содержание управленческого труда – совокупность действий управленческих работников по реализации функций управления.

Управление – непрерывный процесс воздействия на объект управления. Для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов.

Задачи руководителя:

- КАК ВНЕДРИТЬ НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ?

- КАК ВЫПУСКАТЬ КОНКУРЕНТНО СПОСОБНЫЙ ТОВАР?

- КАК ОБЕСПЕЧИТЬ КАЧЕСТВО?

- РЕШЕНИЕ КОМПЛЕКСНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ МЕР

- ПОИСК НОВЫХ МЕТОДОВ СТИМУЛИРОВАНИЯ ТРУДА

         - ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ  ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ

         - РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНЫХ ПЛАНОВ И ИХ ДОСТИЖЕНИЕ

         - КОРДИНАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ С ДРУГИМИ КОМПАНИЯМИ

         - ПОСТОЯННОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ

         - ОПТИМИЗАЦИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

         - ПОИСК ЭФФЕКТИВНЫХ СТИЛЕЙ РУКОВОДСТВА

         - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МОТИВАЦИИ

Культура организации.

         Культура организаций – комплекс правил, традиций, ритуалов, символов с которыми связана вся деятельность компании и должны постоянно совершенствоваться. > каждый человек должен обладать «фирменным патриотизмом». > искусство управления.(1% в состоянии работать в условиях рынка)

Д/З сообщение о «проблемах управления офисом»  и «ит Стратегии» Структура бизнеса и субъекты управления.

         Основа предпринимательского бизнеса – частная собственность.

Современные формы негосударственной собственности.

Частная собственность

Групповая собственность Коллективная собственность Кооперативная собственность Акционерная собственность Паевая

Компоненты предпринимательского бизнеса.

Производство продукции Коммерция (торговля) Коммерческое посредничество

Типы предпринимательских фирм.

1.     Предприятие – учреждение в форме: фабрики, фермы, шахты, магазины и т.д. выполняющих одну или несколько специфических функций по производству и реализации товаров (услуг). 2.     Фирма – организация, которая владеет этими предприятиями и ведет на них хозяйственную деятельность. Внутри фирмы предприятия могут быть объединениями горизонтального, вертикального типов или конгломератами.

         Горизонтальный тип – фирма владеющая сетью магазинов розничной торговли – образцы горизонтального типа (все предприятия находятся на одной стадии (продажа).)

         Промышленные фирмы владеющие предприятиями занятыми на различных стадиях производства представляют собой вертикальные (комбинирование предприятий).

         Конгломераты – охватывают предприятия, функционирующие в различных отраслях.

3.     Отрасль – группа фирм, производящих (реализующих) одинаковую или подобную продукцию.

Выделяют частные фирмы, коллективные предприятия с неограниченной ответственностью, государственные, и муниципальные, ООО, объединения предприятий, филиалы, и представительства фирм.

 ДЗ должностная инструкция ОФИС МЕНЕДЖЕРА

 Специфика деятельности офиса. Виды офисных работ. Роль руководителя офиса.

Руководитель – управляющий,  директор, менеджер, администратор .

Руководитель офиса является профессиональный администратором с преобладанием информационных функций. Его должность подразумевает прежде всего, коммуникации и документирования.

Офис-менеджеры:

- руководитель класса  А – площадь 5000м²  и 400 человек.

Офис менеджер подчинятся генеральному директору.Профессиональные качества офис-менеджера.

Общие требования:

1.     Опыт работы по данной специальности, высшие образование по профилю предприятия или техническое образование.

2.     Знание разговорного иностранного языка

3.     Информационная компетенция

4.     Знание законодательства и нормативно-правовых актов

5.     Деятельность по управлению персоналом

6.     Знание рыночной экономики, предпринимательства и бизнеса

7.     Коммерческие условия, соглашения, договоры, контракты

8.     Знание основ социологи, психологии, мотивации труда, основ делопроизводства и эдо.

9.     Знание порядка планирования, проектирования и технологии работы

Минимальные требования:

1.Опыт, образование и языки (ООЯ)Дополнительные требования:

1.Опыт административно-хозяйственной работы (АХЧ) или опыт работы с персоналом

2.Дополнительное образованиеСпециальные требования:

1.Специфика деятельности предприятия

2. владение методами руководства

3. Умение водить автомобиль, эксплуатация техники и всей вспомогательной техникиДеловые качества:

1.     Организаторские способности

2.     Деловая коммуникация

3.     Профессиональный этикет

4.     Организационное поведение, корпоративная культура

5.     Ответственность, хорошая память и аналитический склад ума

6.     Высокая работоспособность

7.     Обучаемость

8.     Профессиональная интуиция

9.     Настойчивость и оптимизм

10. Выполнение дрес-кода

11. Культура речи, контроль расхода бюджета, умение закупать всё необходимое, знать структуру цен.Компетенция руководителей офиса

Главная цель руководителя офиса- эффективность, которая напрявлена на эффективность предприятия в целом.

Задачи:

1.Закупки

2.пропускной режим

3. интернет, телефон

4. управление зданием

5. ремонт оборудования

6. Условия работы

7. обеспечение функционирования рабочих мест

8. оперативное организационное обеспечение сотрудников

9. подбор персонала

10. кадровый учёт

11. !!! создание благоприятного микроклимата в коллективе

12. предупреждение и профилактика конфликтов

13. ведение деловых переговоров

14. физическая безопасности сотрудников и сохранность материальных ценностейФункции руководителя офиса1.     Административный                                            2.  Обеспечивающий              

Функциональный блок                                           функциональный блок   1-    Административная(организационно управленческая и координационная)

Регулятивная( планово-отчетная)

Контрольная (оценочная и учётная деятельность)

2-    Информационная (коммуникационная и документационная)

Маркетинговая (экономическая и кризисное реагирование)

Хозяйственная (организация жизнеобеспечивания офиса и финансовое и материальное обеспечивание).Управление персоналом:

1.     Планирование

2.     Организация

3.     Мотивация

4.     Контроль Офис – служба, отдел, обеспечивающая организационную работу по представительству компании  и ведению делопроизводства.Норма сегодняшнего дня – «управление вприглядку».

Менеджер отслеживает повышение квалификации, организует обучение.

В традиционном офисе используют ЭОД – электронный обмен данными.

Виртуальный офис – это среда в которой сотрудники фирмы используют множество виртуальных устройств (информационную супермагистраль) и выходя за пределы временных и пространственных ограничений достигает высокопроизводительного обмена знаниями и данным.

Настоящая цель работника виртуального офиса – не деньги, не успех, а общественное признание.

Характеристики виртуального офиса :

1.человеческий капитал

a)     пользователь

b)    Разработчики

c)    Обучение создание командной среды

d)    Роль руководства

2.     технология

a)    передовые направление

b)   упрощенные решении

c)    программные инструменты и разработка программ

d)   аппаратное обеспечение (серверы-менеджеры системы)

e)    стандарты

f)     проведение технологических исследований и разработки

3.     телекоммуникации

a)    внутренняя среда (компьютерная сеть)

b)   внешняя среда

c)    связи с внешним миром

4.     регулирование и правительственное вмешательство

5.     новая культура ( Артур Андерсен – консультационный бизнес).

Макдональдс – маркетинг.

Nike – проектирование, маркетинг и распространение. 

Офис в современной системе управления.Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определённой последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определённо базируется на операциях, имеющих в своей основе ораганизационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.

Организационно-административная деятельность предполагает служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные  действия, свойственные, как правило, труду руководителя.

Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учётные, счётные, вычислительные и коммуникационно -технические операции, выполняемые техническими исполнителями.

Роль руководителя офиса

Управление офисом – целесообразное воздействие, организующее труд служащих. Это также воздействие на многие другие процессы развития социально-экономической системы.

Административное управление – управление, осуществляемое по формально утвержденным полномочиям с учётом организационных требований.

Административная функция – помимо того, что она базируется на основных функциях менеджмента – планиование, организация, мотивация, контроле, включает в себя также прогнозирование, распорядительство, координацию, руководство основной деятельностью административной сулжбы, подбор и расстановку персонала, обеспечение правовой и социальной зщищённости служащих офиса.

Руководитель офиса(офис-менеджер) – лицо, организующее работу административной службы и персонифицирующее решение группы специалистов офиса.

Функция руководителя офиса. Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предприятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия)  и го статус равен статусу его первых заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.

Работа руководителя офиса регламентируется ( в зависимости от маштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечающее установленным квалификационным требованиям. Эту должность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы и стажем работы на руководящих должностях в коммерческих структурах.

Руководитель офиса в пределах своих функций имеет следующие должностные обязанности:

·       Осуществление руководства всеми видами работ в офисе;

·       Направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей;

·       Обеспечение выполнения всех обязательств предприятия перед государством, поставщиками, заказчиками и банками;

·       Обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий труда;

·       Обеспечение соблюдение  законности деятельности офиса, активное использование правовых средств для совершения управления;

·       Решение всех вопросов в пределах представленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам – руководителям функциональных служб офиса.

Содержание труда руководителя офиса:

·       Планирует работу коллектива исходя из общих задач,

·       Определяет долю участия в выполнении работы каждого подразделения и подчинённых работников;

·       Организует собственный труд и труд подчинённых по выполнению работ;

·       Контролирует ход выполнения работы;

·       Оценивает и стимулирует деятельность подчинённых.

По данным обследований, продолжительность рабочей недели руководителя офиса может составлять от 60 о 80т (и более)часов, при этом его рабочее время распределяется следующим образом: запланированные заседания и встречи- 59%, незапланированные встречи-10, работа с документами-22, телефонные переговоры-6, поездки и др.-3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с информацией.

Приоритетные требования к руководителю офиса:

·        Лидерство;

·        Эффектность руководства;

·        Видение перспектив;

·        Достижение согласия;

·        Предприимчивость;

·        Гибкость в смене роли;

·        Восприимчивость;

·        Гибкий стиль;

·        Способность к анализу;

·        Решение проблем.Документирование управленческой деятельности.

-фиксация на бумаге или на других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

Dokumentum (свидетельство) - поучительный пример, способ доказательства.

Унифицированные системы документации – комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и содержащих информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

ГСДОУ- -государственные системы документационного обеспечения управления.

Право издания РД определяется конституцией. Инструкции по документированию управленческой деятельности.

Согласование управленческого документа.

Очередность внутреннего согласования проекта документа:

1.     С отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными органами.

2.     С работниками, ответственными за решение функциональных вопросов.

3.     С финансовым подразделением или гл.бухгалтером. Согласование – визирование.Реквизиты бланка для писем.

Реквизиты документа( требуемое, необходимое)Распорядительные документы:

- постановления;

- распоряжения;

- приказ;

- решение;

- протокол.

Протокол:

                            Место

Тема

Председатель –

Секретарь-

Присутствовали –

Повестка дня:

1.     Слушали

Выступили

Постановили

2.     Слушали

Выступили

ПостановилиПредседатель           подписьОформление  выписки из протокола:

Дата                                                                                               номер

                                                        Место

Тема

Председатель-

 Секретарь-

Присутствовали-

Повестка дня:

Слушали:

Постановили:Председатель                                                                     Подпись

Секретарь                                                                           подписьПриказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоличного принятия решения в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.

Группы приказов:

       I.            Приказы по организационным вопросам

    II.            Приказы по основной деятельности

 III.            Приказы по личному составу

Приказы по организационным  вопросам:

1.     Создание, реорганизация, ликвидация учреждения

2.     При утверждении структуры штатов – в целях утверждения или введении в действие различных документов

3.     При создании, временных, постоянных, коллегиальных или совещательных органов

Приказы по личному составу (кадровые) – регулируют приём, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников.

Требования по оформлению приказа: на бланке приказа или общий бланк организации.

Обязательные реквизиты приказа: наименование выше стоящей организации, название вида документа,  дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Приказы по организационным вопросам и основной производственной деятельности: заголовок( о чём этот приказ) – обязательные реквизиты приказа, текст состоит из 2-х частей (Вступительная(констатирующая) и Распорядительная).

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в рассуждение.

Распорядительная часть- в повелительной форме от первого лица ед.числа и начинается словом приказываю, которое печатается прописными буквами баз промежутков с новой строки от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые номеруются арабскими цифрами. Пункты распорядительной части, содержащие поручения включают наименование исполнителей, предписываемые действия, конкретный срок исполнения. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит только одно задание.

Выписка из приказа – это копия какой-либо части подлинного документа.

www.coolreferat.com

Офис-менеджер: лицо компании

Профессия для нашего рынка труда достаточно нова. Должностные обязанности этого сотрудника в компаниях сильно разнятся. Случается, он выполняет функции секретаря, завхоза, работает с клиентами, руководит персоналом офиса. Специалист-универсал, который в курсе всех дел. За что же на самом деле должен отвечать офис-менеджер? За разъяснениями мы отправились в Центр образования «ЭЛКОД» на «Войковской».

 

 

В ОТВЕТЕ ЗА ОФИС

 

«Наши слушатели нередко обращаются к нам с подобным вопросом, - рассказывает Юлия Климкина, руководитель программы «Практикум для офис-менеджера», - сетуют, что порой трудно объять необъятное и приходится разрываться между клиентами, сотрудниками офиса, начальством. Совместить все обязанности невозможно. Как быть? На самом деле это управленческая должность, о чем и говорит ее название.

Основная задача — организовать работу офиса. Универсальных инструкций для офис-менеджера нет. Его обязанности зависят от величины компании, сферы деятельности. У каждой организации свои требования, и детально с ними знакомиться нужно при устройстве на работу, тогда удастся избежать неразберихи».

Офис-менеджер — лицо фирмы. Потому к соискателям предъявляют жесткие требования. В большинстве случаев обязательно высшее образование. Оно является своего рода гарантией, что кандидат - грамотный специалист с широким кругозором. Шансы есть и у претендентов со средним специальным и неоконченным высшим образованием.

Жестких возрастных ограничений в профессии нет. Чаше всего отдается предпочтение людям старше 23 лет - помимо навыков и умений надо обладать житейской мудростью, приобретаемой с годами. Значительным преимуществом является опыт секретарской работы. Обязанности секретаря имеют много общего с функциями офис-менеджера. Однако только этих знаний недостаточно, необходимы дополнительные умения, получить которые можно на курсах.

 

 

ПРЕДПОЧТЕНИЕ - ПРАКТИКЕ

 

«Учебных заведений, где готовят офис-менеджеров, не так много, потому, выбирая курсы, желательно собрать о каждом как можно больше информации, - советует директор Центра образования «ЭЛКОД» Леонид Лозовский. - Позвонить и выяснить, чему будут учить, кто преподаватели, более подробно познакомиться с программой. Уточнить, какими материалами обеспечивают слушателей, какие предлагают формы занятий. Одних только лекций явно недостаточно. Нужны тренинги, семинары, ролевые игры. Профессия многоплановая - всех тонкостей не усвоишь за 10-12 часов. Базовый курс должен составлять не менее 30. Опытным преподавателям и тренерам этого достаточно, чтобы рассмотреть основные вопросы офис-менеджмента.

Для каждого слушателя важны и перспективы: какие преимущества он получит при приеме на работу по окончании курсов.

Главная задача нашего Центра - дать человеку необходимый инструментарий, действенные, работающие технологии, с помошью которых можно добиться профессиональных успехов. К нам нередко приходят «практики» с большим опытом секретарской работы. Им помогаем отшлифовать умения, демонстрируем новые горизонты знаний».

 

 

СО ВКУСОМ ОДЕВАТЬСЯ, КРАСИВО ГОВОРИТЬ

 

От сотрудника, профессии которого посвящен наш материал, зависит атмосфера офиса. И задача специалиста сделать ее непринужденной, чтобы всем было комфортно: и коллегам, и клиентам. Зачастую офис-менеджер - первое лицо, с которым встречаются клиенты, приходя в компанию, и он должен постараться, чтобы оно не стало последним. Посетителя необходимо радушно встретить и поддержать. Сделать его пребывание в офисе комфортным. Этому нужно учиться, потому на курсах уделяют значительное внимание организации работы офиса. Необходимые теоретические установки слушатели получают в виде раздаточного материала, а преподаватели с опытом практической работы делятся многими секретами. Учащиеся приводят собственные примеры. Занятия зачастую превращаются в дискуссии.

У каждого офиса должна быть своя «изюминка». Создает ее офис-менеджер, поэтому профессию относят к творческим. От специалиста зависит, как работники выглядят, держатся, позиционируют себя и фирму. В его обязанности входит поддержание ценностей компании, корпоративной культуры.

Без знания делопроизводства эффективная деятельность этого сотрудника крайне сомнительна. Он должен обеспечить руководителя необходимой информацией, на основе которой принимаются управленческие решения. Сведения содержатся в документах, значит, те должны быть так оформлены, чтобы было удобно работать. «На занятиях по делопроизводству слушатели узнают, как правильно их заполнять, - рассказывает Любовь Чужинова, преподаватель «Практикума для офис-менеджера». - Дома они закрепляют полученные знания, оформляют бланки и приносят их. На конкретных примерах мы рассматриваваем, кто какие ошибки допустил, что не усвоено».

Профессионалу необходимо в совершенстве владеть деловым этикетом. Мелочей здесь нет. Надо уметь и чай гостям подать, и иностранную делегацию встретить, и организовать корпоративное мероприятие. Фраза «Але, че вы хотели» может отпугнуть любого клиента. На курсах учащиеся изучают речевые стандарты, знакомятся с шаблонами, правилами деловой коммуникации, нормами протокольных мероприятий. Знание правил делового общения реально помогает на практике.

 

 

КАРЬЕРНЫЕ ПЕРСПЕКТИВЫ

 

«Вакансий офис-менеджеров на рынке труда много, но и претендентов на эту должность хватает, - рассказывает Юлия Климкина, - потому мы проводим специальные занятия «Как найти работу офис- менеджеру». Стремимся научить слушателей демонстрировать свои достоинства, навыки и умения, которые выгодно отличают их от других соискателей». Труд этих специалистов хорошо оплачивается, даже новички могут рассчитывать на 400-500 долларов, зарплата профессионалов на порядок выше. В крупных компаниях офис-менеджеров зачастую воспринимают на уровне «топов». Они поддерживают множество деловых контактов, связей, без которых сложно представить нормальную деятельность офиса. Есть и возможности роста. Лидеры, организаторы имеют шанс стать руководителями подразделений. Карьера может строиться и в связи с переходом в другую более крупную компанию.

 

 

СЛУШАТЕЛИ ОБ УЧЕБЕ

 

Жилина Ирина:

Профессия офис-менеджера больше подходит для активных людей. Постоянно приходится кому-то помогать, разъяснять, убеждать. Я офис-менеджер, с работой справляюсь. Пошла на курсы, потому что часто возникали сомнения, все ли правильно делаю. Что можно улучшить? Мне интересно, как трудятся мои коллеги в других организациях. На занятиях и в правильности каких-то своих взглядов на собственные обязанности убедилась, и узнала много нового.

 

Чепаченко Наталья:

В моем представлении офис-менеджер - универсальная профессия, которая охватывает все сферы деятельности организации, позволяет все знать и уметь. Этот специалист всегда оказывается в нужное время в нужном месте, он в курсе всех дел и проблем, своего рода «супермен» компании. Сейчас работаю ассистентом генерального директора. Честно говоря, не думала, что некоторые веши не знаю, здесь в ходе «Практикума» почерпнула много. Открываешь предмет в таких деталях, которые в книгах не найдешь. Мы не только слушаем преподавателя, но и обмениваемся опытом, что очень полезно. Не зря говорят: век живи, век учись. И только в «ЭЛКОДе»!

www.eduel.ru