Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все. Менеджмент для юристов


Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все

Алексей Малаховский, автор портала Право.Ru

Международные исследования свидетельствуют о том, что юристы очень загружены работой, из-за чего подолгу задерживаются в офисе, а некоторые задания вынуждены доделывать в выходные. Частично решить эту проблему может грамотное расписание, которое сам же сотрудник и составит себе. Как сдавать все проекты вовремя, делать работу качественно, правильно делегировать часть задач и находить время на допобразование – читайте в нашем материале.  

Осенью прошлого года британский интернет-портал Legal Cheek провел исследование о занятости начинающих иностранных юристов, которые работают в крупных компаниях. Участники опроса тогда жаловались на то, что необходимость задержаться на работе может возникнуть внезапно, а продолжительность рабочего дня в принципе сложно спрогнозировать. В хороший день можно отправиться домой в 7 вечера, в плохой – в 4 утра, говорят стажеры лондонских юрфирм. Порой приходится и поработать на выходных – это обычная практика в периоды, когда объёмы работы растут. Хотя часто причина переработок – не столько в объёмах, сколько в плохой организации труда, признают юристы. К таким же выводам пришли и авторы доклада "Legal Trend 2017". Исследователи установили, что продуктивность работы юриста часто не так высока, как хотелось бы. Основная проблема в том, что сотрудникам юрфирм приходится много отвлекаться. 25% опрошенных юристов заметили, что их отрывают от основной работы на сторонние задания более 10 раз в день, еще 30% – надо переключаться на разные задачи 6–10 раз. Более чем две трети респондентов согласились, что им просто не хватает времени, а 28% признали: с тайм-менеджментом и соблюдением дедлайнов у них серьезные проблемы.

Но умение управлять своим временем – очень важный навык, особенно для судебного юриста, в работе которого большинство дедлайнов зависит от суда, поясняет Максим Степанчук, партнер КА «Делькредере». Юрист должен успеть подготовить позицию, согласовать ее с клиентом, своевременно направить процессуальный документ в суд и сторонам, говорит он. Неправильное же распределение рабочего времени приводит к существенным переработкам, в том числе и в выходные дни, отмечает Алексей Костоваров, советник АБ «Линия права». По его словам, такой график типичен для консультантов и при надлежащем тайм-менеджменте. Эксперт рассказывает, что часто план на день или на неделю многократно корректируется. Тем не менее навыки правильной организации работы позволяют гибко реагировать на любые изменения, уверен он. Вот только проблема в том, что тайм-менеджмент относится к тем навыкам, которые обычно не объясняются и не культивируются в ходе обучения на юрфаке, замечает Кирилл Саськов, партнер АБ «Качкин и партнеры». Многим специалистам приходится осваивать это качество самим уже на работе. «Право.ru» узнало у консультантов, инхауса и представителя госслужбы секреты правильного тайм-менеджмента для юристов.

Старший партнер КА «Юков и партнёры» Марк Каретин объясняет, что особенности тайм-менеджмента в их специальности зависит от сферы деятельности. Если юрист занимается судебными спорами, то его планирование работы базируется на процессуальных сроках того или иного спора. А тому же консультанту надо фиксировать в специальной ведомости («таймшит») работу по времени и выставлять счета клиентам (так называемый «биллинг»). На выполнение этих задач следует оставлять отдельное время, поскольку для консалтинговых компаний – это основной документ, который определяет стоимость оказанных услуг в целом, а для конкретного юриста – его премию. Проблемным аспектом является точное определение категорий «срочности» и «важности», утверждает Каретин. Он приводит типичный пример: юристу надо подготовить отзыв на иск к судебному заседанию – задание важное, но до слушания еще достаточно времени, и с выполнением этой задачи не спешат. Однако при подготовке такого документа в дальнейшем, когда времени осталось мало, может выясниться, что для качественного написания отзыва требуется собрать очень много сведений. В итоге, документ выйдет некачественным и приведет к дополнительным правовым рискам для доверителя, замечает эксперт. 

Мария Попова, начальник управления юридического  сопровождения Touch Bank, считает особенностью тайм-менеджмента юристов то, что они должны всегда посвящать определенное время отслеживанию изменений законодательства, судебной практики и обучению. У нее самой в приоритете задачи, по которым есть установленный законом срок исполнения и ответственность за него – запросы, судебная работа и регуляторные проверки. Следующим критерием по важности дела Попова выделяет его бизнес-необходимость. По ее словам, в приоритете будут те проекты, выполнение которых помогает достичь KPIs для компании. Начальник управления юридического  сопровождения Touch Bank считает, если какое-то подразделение постоянно присылает «очень срочные задачи», то это говорит лишь о неверном подходе работников к оценке сроков предыдущих этапов. В таком случае Попова просит руководителя этого отдела внимательно посмотреть на распределение рабочего времени. Она раскрывает главный секрет своего тайм-менеджмента: «После того, как определил свое расписание – придерживайся его. То есть не срывай сроки, не давай другим отвлечь тебя от того дела, которое ты наметил на это время». И в заключение юрист советует своим коллегам спать вовремя (ночью) и достаточное количество часов.

У Михаила Кюрджева, партнера АБ «А2.Адвокаты», всегда много времени в рабочем графике занимает мониторинг новелл законодательства. Серьёзные особенности накладывает именно специфика работы консультанта, отмечает эксперт, который немало времени уделяет клиентской работе: «Сюда входят не только встречи с людьми, но и поиск информации о них». Для этой задачи партнер АБ «А2» обычно выделяет специальное нерабочее время. Для удобного поиска таких сведений он использует новостные агрегаторы, которые можно настроить по хэштегам, названиям компаний или фамилиям. Около полутора часов в неделю Кюрджев тратит на совещания с коллегами, в которых могут поучаствовать все юристы и сотрудники бюро. Кроме того, сейчас эксперт ведет один кейс pro bono: «Я тестирую на своем личном графике возможность и для других желающих сотрудников вести подобные проекты параллельно с основной работой». Кюрджев признается, что у него всегда возникали проблемы с делегированием задач: «Бывает простенькое дело, которое можно отдать юристам и спокойно ждать результата, но любопытство побеждает, и я сам начинаю искать решение по нему параллельно с коллегами». Он советует выделять время и на дальнейшее самообразование: «Обучение не заканчивается ни после магистратуры, ни после аспирантуры». И напоследок юрист предлагает в утренние часы выполнять небольшие задачи, потому что так легче втянуться в работу: «Приходите в офис за 15 минут до начала рабочего дня и начинайте день спокойно, например, с чашки кофе и утренних новостей».

Андрей Корельский, управляющий партнёр КИАП, сразу отмечает, что график юристов в консалтинге более непредсказуем, чем у коллег в инхаусе. У консультантов очень много проектной работы, и весь тайм-менеджмент юристов подстраивается именно под такой формат планирования, девиз которого «следуй за своим клиентом», поясняет эксперт. По его словам, юристы, кому не чуждо слово «биллинг», стараются очень чётко распределять своё время как рабочее, так и личное: «Ведь для большинства консультантов фраза «время – деньги» имеет прямое значение». Корельский считает, что самая большая задача для юриста научиться организовать самого себя: «Дисциплина работы со временем – очень важный навык, тем более в современном, постоянно ускоряющемся мире». В приоритете должно быть то, что невозможно отложить, подчеркивает эксперт: «Нельзя перенести истечение последних суток процессуального срока на подачу апелляционной жалобы или последний день действия опциона». Так что именно безвозвратностью времени и важностью самой задачи определяются приоритеты, говорит юрист. Он советует молодым коллегам заранее планировать свои проекты и задачи, а также не лениться и вести ежедневники-планинги: «Поток информации огромен, а время столь скоротечно, особенно когда истекает последний день исковой давности, и вы про это забыли».

Екатерина Болдинова, партнер юрфирмы «Тиллинг Петерс», стала осваивать тайм-менеджмент еще в студенческие годы. Тогда она обучалась в двух университетах и работала в двух местах одновременно. Ей пришлось научиться распределять своё время, хотя ночным сном приходилось периодически жертвовать, признается юрист. В тот период она завела себе тетрадь, где записывала, сколько часов и на что ей приходится тратить: «Это очень быстро выявило, как много времени уходит на ерунду, которую надо убрать». Отделять важное от неважного ей удалось, в том числе благодаря чтению некоторых книг: «Но применять советы Стивена Кови или Глеба Архангельского надо с поправкой на реальность юриста, в которой есть место многочасовому ожиданию своего заседания в суде». Чтобы не сбиваться с рабочего ритма, Болдинова сделала у себя в кабинете доску с расписанием самых горящих задач и датами ближайших судебных заседаний. Она добавляет, что очень важно уметь делегировать задачи и качественно отдыхать: «Я не одобряю практику работы в выходные и стараюсь заранее спланировать их так, чтобы провести максимум времени с семьёй».

Адвокат, партнер КА «Барщевский и партнеры» Павел Хлюстов считает, что в работе юриста нет универсального эликсира, как правильно распределять свое время. Единственной аксиомой является необходимость решать поставленные задачи в зависимости от их важности, а не порядка поступления, говорит эксперт. У Хлюстова с каждым годом вопрос правильного распределения времени становится всё сложнее. На первых порах ему казалось, что полноценно совмещать работу и учебу сложно, а после окончания вуза будет проще. В студенческие годы юрист старался использовать каждую свободную минуту, чтобы получить новые знания: «До сих пор помню, как я на эскалаторе в метро читал книги, чтобы не терять даже несколько минут времени». Однако сразу после получения высшего образования на него свалился двойной объем работы и написание кандидатской диссертации, от чего психологическая напряжённость только росла. После получения научной степени легче не стало, признается Хлюстов. На сегодняшний день весь его тайм-менеджмент сводится лишь к трем обязательным направлениям: 1) работа с клиентами; 2) работа с его сотрудниками; 3) работа над повышением своей квалификации. Юрист может что-то планировать и задумывать, но динамика жизни чаще всего выворачивает его планы наизнанку. Уже несколько лет Хлюстов работает 7 дней в неделю и считает это разумной платой за сохранение качества своей работы и выполнением обязательств перед клиентами.

Даже среди юристов одной компании тайм-менеджмент может выстраиваться по разным моделям, уверяет Анна Сорокина, старший юрист Noerr, психолог. По ее словам, на это влияет множество факторов: позиция юриста, специфика проектов, пол и даже семейное положение. Юрист считает, что проблемы с распределением времени у работников возникают тогда, когда перед ними отсутствует цель или она нечеткая. Кроме того, мешает эффективной работе отсутствие приоритетов, добавляет Сорокина: «Иногда можно встретить партнёра, который «утопает» в проверке документов, подготовленных младшими юристами, и не занимается бизнес девелопментом из-за отсутствия физических сил и времени на это». У молодых сотрудников другая проблема с приоритетами. Они «ночуют» и «живут» на работе, так как берутся за все задания одновременно или отвлекаются на разговоры с коллегами и общение в соцсетях, говорит эксперт. Начинающим юристам могут мешать эффективно работать и внутренние страхи, объясняет Сорокина: «Они боятся не успеть, ошибиться, выглядеть хуже других, стать не нужным, исключённым из интересного проекта, потерять доверие руководства». Самому эксперту в расстановке приоритетов помогает такой инструмент, как «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому механизму ко всем делам можно применить 2 критерия: «срочность» и «важность». Всё, что срочно, Сорокина делает в первую очередь. Во вторую – что не срочно, но всё равно важно. То, что срочно, но не важно, она старается кому-то делегировать. Несрочные и неважные дела старается не выполнять вообще.

Наталья Колерова, руководитель проектов АБ «S&K Вертикаль», отмечает, что для любого юриста не редкостью является ситуация, когда на вопрос о срочности задачи он получает ответ: «Должно быть готово еще вчера». Эксперт акцентирует внимание на том, что к судебному заседанию надо готовиться заранее, решая технические вопросы. Она уверяет, если что-то неприятное может случиться, то оно обязательно произойдет: «Этот закон в первую очередь работает тогда, когда все изначально идет не идеально гладко». По ее словам, чтобы ничего не забыть стоит использовать самые разные способы фиксации планов, начиная от большой магнитной доски, заканчивая тысячей разноцветных стикеров или специальным программным обеспечением. Чтобы держать много информации в голове, Колерова советует запоминать ключевые проблемы, теги и маркеры, которыми будут обозначаться проекты, вопросы, задачи, судебные процессы и даже фамилии доверителей с оппонентами: «Не нужно запоминать все, только главное».

А вот на госслужбе слово тайм-менеджмент не знают, уверяет Петр Яковлев, заместитель руководителя управления ФАС по Санкт-Петербургу. Как правило, есть какие-то стабильные по времени мероприятия, планерки у руководителя раз в неделю или заседание коллегии ведомства раз в квартал, говорит он. По его словам, проблемы в их сфере не сильно отличаются от любой другой деятельности: тоже бывают авралы, особые задачи и сезонность. Он подчеркивает, что в приоритете их работы всегда «сегодняшняя линия партии». То есть, если сейчас идет политика импортозамещения, то поддержка малого бизнеса отходит на второй план. Яковлев поясняет, если не успеваешь все сделать в стандартный рабочий день, задерживаешься на работе и тебе приходится трудиться в выходные, то так жить нельзя: «Либо с такой работой что-то не то, либо с тобой».

Анастасия Бойцова, заместитель руководителя практики экологии и технического регулирования ЕПАМ, привыкла записывать все свои планы от руки. По ее словам, то, что прописала, наверняка отложится в памяти. Она добавляет, что любая встреча или совещание должны проходить с ручкой и блокнотом. После проведенной беседы нужно прочитать заново и записать для себя и коллег, если вы проектная команда, сроки и задачи проекта, говорит юрист. Эксперт утверждает, чтобы успевать все или даже работать на опережение, не выгорая при этом, надо делать что-то по проекту каждый день: «Хотя бы 1 минуту, за которую юрист успеет понять его статус». Бойцова признается, что лично сталкивалась с пропущенными дедлайнами по нескольким проектам, что приводило к невыполненной работе. Она поясняет, что это все выступило следствием неправильного планирования и отсутствия постоянного контроля за решением задач.

Источник: портал Право.ru

 

www.lawfirmmanagement.ru

Юридический тайм-менеджмент

Каждый четвертый юрист отвлекается на сторонние задания 10 раз в течение рабочего дня

По данным компании Clio, собравшей статистику у 60 000 респондентов, более 2/3 опрошенных юристов говорят, что им не хватает рабочего времени, а 28% юристов честно признались – с соблюдением дедлайна и организацией тайм-менеджмента у них проблемы.  

Тайм-менеджмент – технология, позволяющая организовать и контролировать время с целью повышения эффективности его использования. Использование тайм-менеджмента в юридической работе позволяет грамотно распределять ресурсы, уделяя должное внимание как приоритетным делам, так и самообразованию.

Юридический «контроль над временем» включает: краткосрочное и долгосрочное планирование, анализ временных затрат, сочетание эффективных принципов управления временем, современные облачные сервисы для контроля входящей и исходящей документации и т.д.

Особенности организации тайм-менеджмента юриста.

Главное бедствие юриста – «хронофаги» – отвлекающие объекты, на которые тратится примерно две третьих рабочего времени. Основные юридические «хронофаги»:

  • Сторонние сорочные задания, которые хаотически поступают параллельно с запланированными. Согласно исследованию компании Clio 25% опрошенных юристов жалуются на отвлечение на сторонние задания 10 раз в течение рабочего дня. 
  • Чрезмерное увлечение судебной практикой и новостями законодательства. Нередко практикующие юристы, обращаясь к одному источнику, увлекаются «интернет-серфингом»,  переходя по бесконечным ссылкам.
  • Социальные сети, мессенджеры, неэффективные встречи и телефонные звонки без четкой цели.
  • Внутренние страхи, мешающие четко определять цели и задачи. Например, страх ошибиться и потерять доверие руководства нередко вынуждает молодых юристов отказываться от выдвижения новых идей из-за боязни ошибиться.
  • Избыточный контроль со стороны руководства компании и отсутствие делегирования полномочий. Это беда юристов-руководителей, которые в попытке контролировать каждого сотрудника, не успевают уделять время собственным делам и проектам.

Помимо «хронофагов» при организации тайм-менеджмета в юридической работе актуальным является еще и вопрос специализации юриста. Так, корпоративному юристу проще осуществлять планирование, а судебнику при составлении ежедневного расписания необходимо закладывать временной промежуток на форс-мажор: например, на внезапный перенос слушания.

Избавиться от «хронофагов» и сформировать расписание поможет программа XSUD. Благодаря интеграции с Google Календарем сервис обеспечивает доступ к расписанию с мобильных устройств на платформах iOS, Android или Windows, позволяя получать информацию в режиме онлайн.

XSUD синхронизирует данные, указанные в карточках, формируя календарь событий. При необходимости сервис будет отправлять уведомления о ближайших событиях на указанную электронную почту, что сводит к минимуму риск пропуска сроков.

Кроме систем автоматизации, при организации тайм-менеджмента стоит уделять внимание:

  • Планированию. Целесообразно использовать два варианта планирования: краткосрочное и долгосрочное. Краткосрочный план составляется на один-два дня, долгосрочный – от 2-х недель до нескольких месяцев.
  • Распределению времени. При составлении краткосрочного плана полезно будет «зарезервировать» 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации. Особенно это важно для юристов, занимающихся одновременно судебной и договорной работой – в этом случае стоит иметь «в запасе» несрочные дела, которым можно уделить время в образовавшийся промежуток.
  • Постановке вопросов и задач. Например, если предстоит встреча с клиентом – логичнее заранее сформировать список вопросов. Это поможет сэкономить личное время и время клиента.
  • Контролю общения с коллегами. Используя для рабочей переписки социальные сети или мессенджеры важно не отвлекаться на обсуждение сторонних тем, не относящихся к рабочим моментам. В этом случае также поможет предварительный план беседы.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Принцип Парето и матрица Эйзенхауэра

Хорошими помощниками в организации тайм-менеджмента станут общеизвестные приемы: принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

  • Принцип Парето. Общее правило – 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% – 20% результатов. Применительно к юридической практике принцип Парето выглядит следующим образом: если в производстве одновременно находится дело на 100 000 и 5 дел на 5 000 – начинать логичнее с дела на 100 000, каким бы сложным оно не было.
  • Матрица Эйзенхауэра. Общий принцип – ранжирование дел по важности и срочности. В юридической работе матрица Эйзенхауэра находит отражение в распределении дел исходя из их сроков. Например, при нахождении в производстве одновременно нескольких договоров с истекающими сроками, целесообразно начинать работу с договором, имеющим минимальный срок.

С учетом постоянно возрастающего объема информации, организация тайм-менеджмента в юридической работе –  неотъемлемая часть эффективной работы юриста, позволяющей избежать переработок и срыва дедлайнов. Помощником в «контроле над временем» станет сервис XSUD, автоматизирующий каталогизацию и ведение дел.

Начать работу

www.law.ru

Юридический менеджмент и автоматизации правовой деятельности

Спрос на юруслуги

Периодически мы обзваниваем часть юристов, которые уже попробовали trial-версию, чтобы собрать обратную связь о впечатлениях. Приличная доля адвокатов и небольших юридических фирм отвечают одинаково: «Нам очень понравилось, но пока с текущим потоком клиентов я и так справляюсь. Вот когда подрасту – вернусь». Перефразируя, эта фраза звучит так: «Буду менять процессы, после того как нагрузка на них вырастет» и с этим […]

А вы знали, что… в Jeffit есть несколько полезных мелочей призванных облегчить жизнь юристов и руководителей. Например, можно хранить несколько версий одного и того же документа (отслеживать историю его изменений), а так же обсуждать его с коллегами/командой.    Проинформировать руководителя, что на ближайшие пару дней вы завалены текущими делами и, если он хочет чтобы что-то еще было сделано в ближайшее время, нужно […]

эффективность юристов

А вы знали, что в древнем Египте рабов не стегали плеткой без повода. Это созданный образ в кинофильмах — надзиратель хлещущий рабов направо и налево. Раб получал плеть за конкретный проступок, медлительность или отвлечения. Действительно, зачем снижать работоспособность того, кто и так отдается делу? Ему просто не надо мешать. Возможно, некоторые руководители разочаруются, но эта статья не о том, как избирательно […]

call-center

Принцип  “Единая точка контакта” — один из основных элементов организации сервисной службы. Этот подход бьет сразу по нескольким зайцам. Для руководителя услуги/направления: более управляемый входной поток — все заявки в едином формате в едином месте, проще приоретизировать, проще распределять, сложнее забыть/потерять. Дешевле. Для юриста: Меньше отрывают. Знакомится с новой задачей, когда до нее доходит очередь, а не когда обратился клиент. […]

Помните ставший классическим фильм с Майклом Дугласом “С меня хватит!”? Там офисный парень слетает с катушек и начинает мусорить свинцом и гильзами по всему городу. Еще бы, ведь у него куча проблем дома и на работе, а он всего лишь обычный воспитанный человек. Оставим в стороне наши домашние и личные проблемы, ибо я не психолог. Хотя, если обсудить тариф, могу […]

автоматический возврат дел

На прошлой неделе мы расширили возможности JEFFIT, добавив механизм автоматического возврата дел в работу. Если юрист ближайшие несколько дней не будет заниматься делом, так как ожидает каких-либо внешних событий (готовности экспертизы, ответа на претензию, выигрыша по другому делу и так далее), он откладывает дело. При этом действии система предложит ему выбрать одно из преднастроенных событий возврата дела в работу и ожидаемый срок, когда это событие должно случиться.  […]

риск менеджмент

Юридические риски требуют к себе особого внимания и большинство организаций это понимают. Но как управлять работой с рисками? В оценке эффективности управления рисками (любыми и особенно юридическими), есть две интересные сложности, которые я бы хотел разобрать.   СЛОЖНОСТЬ №1: НЕТОЧНОСТЬ ОЦЕНКИ Финансовая оценка размера (веса) выявленного юридического риска. Какова ее точность? Как доказать ее адекватность и объективность? Здоровая (в смысле не больная) организация […]

примеры kpi для юристов

Регулярно сталкиваюсь с мнением: “kpi не подходят для юридической деятельности, т.к. она сложная, творческая, проактивная. Например, как можно оценить предотвращение проблемы?“. Я не согласен с этой позицией. Для любой системы, даже очень сложной, творческой и с большим уровнем неопределенности можно подобрать значимые измеримые метрики. Показатели, которые позволят диагностировать систему и управлять ей. Герман Греф в одном из недавних интервью сравнивал Сбербанк с […]

jeffit.ru

Юридический тайм-менеджмент: как эффективно все успеть? — XSUD

К сожалению, в сутках всего 24 часа, в которые «укладываются» рабочие вопросы, личные дела и т.д. Чтобы избежать проблем с дедлайнами и увеличить продуктивность рабочего времени, существует система тайм-менеджмента. Однако, «юридический» тайм-менеджмент только набирает обороты на российском рынке, вызывая у многих юристов недоумение и массу вопросов. В этой статье мы расскажем об особенностях тайм-менеджмента для юристов и важности учета времени в юридической работе.  

Что такое «юридический» тайм-менеджмент?

По данным компании Clio, собравшей статистику у 60 000 респондентов, более 2/3 опрошенных юристов говорят, что им не хватает рабочего времени, а 28% юристов честно признались – с соблюдением дедлайна и организацией тайм-менеджмента у них проблемы.  

Эти цифры показывают важность тайм-менеджмента в юридической работе, ведь от грамотно распределяемого времени напрямую зависит количество рассмотренных дел и качество юридических услуг.

Тайм-менеджмент – технология, позволяющая организовать и контролировать время с целью повышения эффективности его использования. Использование тайм-менеджмента в юридической работе позволяет грамотно распределять ресурсы, уделяя должное внимание как приоритетным делам, так и самообразованию.

Юридический «контроль над временем» включает: краткосрочное и долгосрочное планирование, анализ временных затрат, сочетание эффективных принципов управления временем, современные облачные сервисы для контроля входящей и исходящей документации и т.д.

Особенности организации тайм-менеджмента юриста.

Главное бедствие юриста – «хронофаги» – отвлекающие объекты, на которые тратится примерно две третьих рабочего времени. Основные юридические «хронофаги»:

  • Отсутствие конкретных целей, расстановки приоритетов и планирования. Согласно исследованию компании Clio 25% опрошенных юристов жалуются на отвлечение на сторонние задания 10 раз в течение рабочего дня. 
  • Чрезмерное увлечение судебной практикой и новостями законодательства. Нередко практикующие юристы, обращаясь к одному источнику, увлекаются «интернет-серфингом»,  переходя по бесконечным ссылкам.
  • Социальные сети, мессенджеры, неэффективные встречи и телефонные звонки без четкой цели.
  • Внутренние страхи, мешающие четко определять цели и задачи. Например, страх ошибиться и потерять доверие руководства нередко вынуждает молодых юристов отказываться от выдвижения новых идей из-за боязни ошибиться.
  • Избыточный контроль со стороны руководства компании и отсутствие делегирования полномочий. Это беда юристов-руководителей, которые в попытке контролировать каждого сотрудника, не успевают уделять время собственным делам и проектам.

Помимо «хронофагов» при организации тайм-менеджмета в юридической работе актуальным является еще и вопрос специализации юриста. Так, корпоративному юристу проще осуществлять планирование, а адвокату при составлении ежедневного расписания необходимо закладывать временной промежуток на форс-мажор: например, на внезапный перенос слушания.

Избавиться от «хронофагов» и сформировать расписание поможет программа XSUD. Благодаря интеграции с Google Календарем сервис обеспечивает доступ к расписанию с мобильных устройств на платформах iOS, Android или Windows, позволяя получать информацию в режиме онлайн.

XSUD синхронизирует данные, указанные в карточках, формируя календарь событий. При необходимости сервис будет отправлять уведомления о ближайших событиях на указанную электронную почту, что сводит к минимуму риск пропуска сроков.

Кроме систем автоматизации, при организации тайм-менеджмента стоит уделять внимание:

  • Планированию. Целесообразно использовать два варианта планирования: краткосрочное и долгосрочное. Краткосрочный план составляется на один-два дня, долгосрочный – от 2-х недель до нескольких месяцев.
  • Распределению времени. При составлении краткосрочного плана полезно будет «зарезервировать» 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации. Особенно это важно для юристов, занимающихся одновременно судебной и договорной работой – в этом случае стоит иметь «в запасе» несрочные дела, которым можно уделить время в образовавшийся промежуток.
  • Постановке вопросов и задач. Например, если предстоит встреча с клиентом – логичнее заранее сформировать список вопросов. Это поможет сэкономить личное время и время клиента.
  • Контролю общения с коллегами. Используя для рабочей переписки социальные сети или мессенджеры важно не отвлекаться на обсуждение сторонних тем, не относящихся к рабочим моментам. В этом случае также поможет предварительный план беседы.

Принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

Хорошими помощниками в организации тайм-менеджмента станут общеизвестные приемы: принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

  • Принцип Парето. Общее правило – 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% – 20% результатов. Применительно к юридической практике принцип Парето выглядит следующим образом: если в производстве одновременно находится дело на 100 000 и 5 дел на 5 000 – начинать логичнее с дела на 100 000, каким бы сложным оно не было.
  • Матрица Эйзенхауэра. Общий принцип – ранжирование дел по важности и срочности. В юридической работе матрица Эйзенхауэра находит отражение в распределении дел исходя из их сроков. Например, при нахождении в производстве одновременно нескольких договоров с истекающими сроками, целесообразно начинать работу с договором, имеющим минимальный срок.

С учетом постоянно возрастающего объема информации, организация тайм-менеджмента в юридической работе –  неотъемлемая часть эффективной работы юриста, позволяющей избежать переработок и срыва дедлайнов. Помощником в «контроле над временем» станет сервис XSUD, автоматизирующий каталогизацию и ведение дел.

ПОПРОБОВАТЬ XSUD

xsud.ru

Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все

Международные исследования свидетельствуют о том, что юристы очень загружены работой, из-за чего подолгу задерживаются в офисе, а некоторые задания вынуждены доделывать в выходные. Частично решить эту проблему может грамотное расписание, которое сам же сотрудник и составит себе. Как сдавать все проекты вовремя, делать работу качественно, правильно делегировать часть задач и находить время на допобразование – читайте в нашем материале.  

Осенью прошлого года британский интернет-портал Legal Cheek провел исследование о занятости начинающих иностранных юристов, которые работают в крупных компаниях (см. "Перегрузка как норма: сколько работают начинающие юристы"). Участники опроса тогда жаловались на то, что необходимость задержаться на работе может возникнуть внезапно, а продолжительность рабочего дня в принципе сложно спрогнозировать. В хороший день можно отправиться домой в 7 вечера, в плохой – в 4 утра, говорят стажеры лондонских юрфирм. Порой приходится и поработать на выходных – это обычная практика в периоды, когда объёмы работы растут. Хотя часто причина переработок – не столько в объёмах, сколько в плохой организации труда, признают юристы. К таким же выводам пришли и авторы доклада "Legal Trend 2017". Исследователи установили, что продуктивность работы юриста часто не так высока, как хотелось бы. Основная проблема в том, что сотрудникам юрфирм приходится много отвлекаться. 25% опрошенных юристов заметили, что их отрывают от основной работы на сторонние задания более 10 раз в день, еще 30% – надо переключаться на разные задачи 6–10 раз. Более чем две трети респондентов согласились, что им просто не хватает времени, а 28% признали: с тайм-менеджментом и соблюдением дедлайнов у них серьезные проблемы.

Но умение управлять своим временем – очень важный навык, особенно для судебного юриста, в работе которого большинство дедлайнов зависит от суда, поясняет Максим Степанчук, партнер КА "Делькредере". Юрист должен успеть подготовить позицию, согласовать ее с клиентом, своевременно направить процессуальный документ в суд и сторонам, говорит он. Неправильное же распределение рабочего времени приводит к существенным переработкам, в том числе и в выходные дни, отмечает Алексей Костоваров, советник АБ "Линия права". По его словам, такой график типичен для консультантов и при надлежащем тайм-менеджменте. Эксперт рассказывает, что часто план на день или на неделю многократно корректируется. Тем не менее навыки правильной организации работы позволяют гибко реагировать на любые изменения, уверен он. Вот только проблема в том, что  тайм-менеджмент относится к тем навыкам, которые обычно не объясняются и не культивируются в ходе обучения на юрфаке, замечает Кирилл Саськов, партнер АБ "Качкин и партнеры". Многим специалистам приходится осваивать это качество самим уже на работе. «Право.ru» узнало у консультантов, инхауса и представителя госслужбы секреты правильного тайм-менеджмента для юристов.

Старший партнер КА "Юков и партнёры" Марк Каретин объясняет, что особенности тайм-менеджмента в их специальности зависит от сферы деятельности. Если юрист занимается судебными спорами, то его планирование работы базируется на процессуальных сроках того или иного спора. А тому же консультанту надо фиксировать в специальной ведомости («таймшит») работу по времени и выставлять счета клиентам (так называемый "биллинг"). На выполнение этих задач следует оставлять отдельное время, поскольку для консалтинговых компаний – это основной документ, который определяет стоимость оказанных услуг в целом, а для конкретного юриста – его премию. Проблемным аспектом является точное определение категорий "срочности" и "важности", утверждает Каретин. Он приводит типичный пример: юристу надо подготовить отзыв на иск к судебному заседанию – задание важное, но до слушания еще достаточно времени, и с выполнением этой задачи не спешат. Однако при подготовке такого документа в дальнейшем, когда времени осталось мало, может выясниться, что для качественного написания отзыва требуется собрать очень много сведений. В итоге, документ выйдет некачественным и приведет к дополнительным правовым рискам для доверителя, замечает эксперт. 

Мария Попова, начальник управления юридического сопровождения Touch Bank, считает особенностью тайм-менеджмента юристов то, что они должны всегда посвящать определенное время отслеживанию изменений законодательства, судебной практики и обучению. У нее самой в приоритете задачи, по которым есть установленный законом срок исполнения и ответственность за него – запросы, судебная работа и регуляторные проверки. Следующим критерием по важности дела Попова выделяет его бизнес-необходимость. По ее словам, в приоритете будут те проекты, выполнение которых помогает достичь KPIs для компании. Начальник управления юридического сопровождения Touch Bank считает, если какое-то подразделение постоянно присылает «очень срочные задачи», то это говорит лишь о неверном подходе работников к оценке сроков предыдущих этапов. В таком случае Попова просит руководителя этого отдела внимательно посмотреть на распределение рабочего времени. Она раскрывает главный секрет своего тайм-менеджмента: «После того, как определил свое расписание – придерживайся его. То есть не срывай сроки, не давай другим отвлечь тебя от того дела, которое ты наметил на это время». И в заключение юрист советует своим коллегам спать вовремя (ночью) и достаточное количество часов.

У Михаила Кюрджева, партнера АБ "А2.Адвокаты", всегда много времени в рабочем графике занимает мониторинг новелл законодательства. Серьёзные особенности накладывает именно специфика работы консультанта, отмечает эксперт, который немало времени уделяет клиентской работе: «Сюда входят не только встречи с людьми, но и поиск информации о них». Для этой задачи партнер АБ «А2» обычно выделяет специальное нерабочее время. Для удобного поиска таких сведений он использует новостные агрегаторы, которые можно настроить по хэштегам, названиям компаний или фамилиям. Около полутора часов в неделю Кюрджев тратит на совещания с коллегами, в которых могут поучаствовать все юристы и сотрудники бюро. Кроме того, сейчас эксперт ведет один кейс pro bono: «Я тестирую на своем личном графике возможность и для других желающих сотрудников вести подобные проекты параллельно с основной работой». Кюрджев признается, что у него всегда возникали проблемы с делегированием задач: «Бывает простенькое дело, которое можно отдать юристам и спокойно ждать результата, но любопытство побеждает, и я сам начинаю искать решение по нему параллельно с коллегами». Он советует выделять время и на дальнейшее самообразование: «Обучение не заканчивается ни после магистратуры, ни после аспирантуры». И напоследок юрист предлагает в утренние часы выполнять небольшие задачи, потому что так легче втянуться в работу: «Приходите в офис за 15 минут до начала рабочего дня и начинайте день спокойно, например, с чашки кофе и утренних новостей».

Андрей Корельский, управляющий партнёр КИАП, сразу отмечает, что график юристов в консалтинге более непредсказуем, чем у коллег в инхаусе. У консультантов очень много проектной работы, и весь тайм-менеджмент юристов подстраивается именно под такой формат планирования, девиз которого "следуй за своим клиентом", поясняет эксперт. По его словам, юристы, кому не чуждо слово "биллинг", стараются очень чётко распределять своё время как рабочее, так и личное: «Ведь для большинства консультантов фраза "время – деньги" имеет прямое значение». Корельский считает, что самая большая задача для юриста научиться организовать самого себя: «Дисциплина работы со временем – очень важный навык, тем более в современном, постоянно ускоряющемся мире». В приоритете должно быть то, что невозможно отложить, подчеркивает эксперт: «Нельзя перенести истечение последних суток процессуального срока на подачу апелляционной жалобы или последний день действия опциона». Так что именно безвозвратностью времени и важностью самой задачи определяются приоритеты, говорит юрист. Он советует молодым коллегам заранее планировать свои проекты и задачи, а также не лениться и вести ежедневники-планинги: «Поток информации огромен, а время столь скоротечно, особенно когда истекает последний день исковой давности, и вы про это забыли».

Екатерина Болдинова, партнер юрфирмы "Тиллинг Петерс", стала осваивать тайм-менеджмент еще в студенческие годы. Тогда она обучалась в двух университетах и работала в двух местах одновременно. Ей пришлось научиться распределять своё время, хотя ночным сном приходилось периодически жертвовать, признается юрист. В тот период она завела себе тетрадь, где записывала, сколько часов и на что ей приходится тратить: «Это очень быстро выявило, как много времени уходит на ерунду, которую надо убрать». Отделять важное от неважного ей удалось, в том числе благодаря чтению некоторых книг: «Но применять советы Стивена Кови или Глеба Архангельского надо с поправкой на реальность юриста, в которой есть место многочасовому ожиданию своего заседания в суде». Чтобы не сбиваться с рабочего ритма, Болдинова сделала у себя в кабинете доску с расписанием самых горящих задач и датами ближайших судебных заседаний. Она добавляет, что очень важно уметь делегировать задачи и качественно отдыхать: «Я не одобряю практику работы в выходные и стараюсь заранее спланировать их так, чтобы провести максимум времени с семьёй».

Адвокат, партнер КА "Барщевский и партнеры" Павел Хлюстов считает, что в работе юриста нет универсального эликсира, как правильно распределять свое время. Единственной аксиомой является необходимость решать поставленные задачи в зависимости от их важности, а не порядка поступления, говорит эксперт. У Хлюстова с каждым годом вопрос правильного распределения времени становится всё сложнее. На первых порах ему казалось, что полноценно совмещать работу и учебу сложно, а после окончания вуза будет проще. В студенческие годы юрист старался использовать каждую свободную минуту, чтобы получить новые знания: «До сих пор помню, как я на эскалаторе в метро читал книги, чтобы не терять даже несколько минут времени». Однако сразу после получения высшего образования на него свалился двойной объем работы и написание кандидатской диссертации, от чего психологическая напряжённость только росла. После получения научной степени легче не стало, признается Хлюстов. На сегодняшний день весь его тайм-менеджмент сводится лишь к трем обязательным направлениям: 1) работа с клиентами; 2) работа с его сотрудниками; 3) работа над повышением своей квалификации. Юрист может что-то планировать и задумывать, но динамика жизни чаще всего выворачивает его планы наизнанку. Уже несколько лет Хлюстов работает 7 дней в неделю и считает это разумной платой за сохранение качества своей работы и выполнением обязательств перед клиентами.

Даже среди юристов одной компании тайм-менеджмент может выстраиваться по разным моделям, уверяет Анна Сорокина, старший юрист Noerr, психолог. По ее словам, на это влияет множество факторов: позиция юриста, специфика проектов, пол и даже семейное положение. Юрист считает, что проблемы с распределением времени у работников возникают тогда, когда перед ними отсутствует цель или она нечеткая. Кроме того, мешает эффективной работе отсутствие приоритетов, добавляет Сорокина: «Иногда можно встретить партнёра, который «утопает» в проверке документов, подготовленных младшими юристами, и не занимается бизнес девелопментом из-за отсутствия физических сил и времени на это». У молодых сотрудников другая проблема с приоритетами. Они «ночуют» и «живут» на работе, так как берутся за все задания одновременно или отвлекаются на разговоры с коллегами и общение в соцсетях, говорит эксперт. Начинающим юристам могут мешать эффективно работать и внутренние страхи, объясняет Сорокина: «Они боятся не успеть, ошибиться, выглядеть хуже других, стать не нужным, исключённым из интересного проекта, потерять доверие руководства». Самому эксперту в расстановке приоритетов помогает такой инструмент, как «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому механизму ко всем делам можно применить 2 критерия: «срочность» и «важность». Всё, что срочно, Сорокина делает в первую очередь. Во вторую – что не срочно, но всё равно важно. То, что срочно, но не важно, она старается кому-то делегировать. Несрочные и неважные дела старается не выполнять вообще.

Наталья Колерова, руководитель проектов АБ «S&K Вертикаль», отмечает, что для любого юриста не редкостью является ситуация, когда на вопрос о срочности задачи он получает ответ: «Должно быть готово еще вчера». Эксперт акцентирует внимание на том, что к судебному заседанию надо готовиться заранее, решая технические вопросы. Она уверяет, если что-то неприятное может случиться, то оно обязательно произойдет: «Этот закон в первую очередь работает тогда, когда все изначально идет не идеально гладко». По ее словам, чтобы ничего не забыть стоит использовать самые разные способы фиксации планов, начиная от большой магнитной доски, заканчивая тысячей разноцветных стикеров или специальным программным обеспечением. Чтобы держать много информации в голове, Колерова советует запоминать ключевые проблемы, теги и маркеры, которыми будут обозначаться проекты, вопросы, задачи, судебные процессы и даже фамилии доверителей с оппонентами: «Не нужно запоминать все, только главное».

А вот на госслужбе слово тайм-менеджмент не знают, уверяет Петр Яковлев, заместитель руководителя управления ФАС по Санкт-Петербургу. Как правило, есть какие-то стабильные по времени мероприятия, планерки у руководителя раз в неделю или заседание коллегии ведомства раз в квартал, говорит он. По его словам, проблемы в их сфере не сильно отличаются от любой другой деятельности: тоже бывают авралы, особые задачи и сезонность. Он подчеркивает, что в приоритете их работы всегда «сегодняшняя линия партии». То есть, если сейчас идет политика импортозамещения, то поддержка малого бизнеса отходит на второй план. Яковлев поясняет, если не успеваешь все сделать в стандартный рабочий день, задерживаешься на работе и тебе приходится трудиться в выходные, то так жить нельзя: «Либо с такой работой что-то не то, либо с тобой».

Анастасия Бойцова, заместитель руководителя практики экологии и технического регулирования ЕПАМ, привыкла записывать все свои планы от руки. По ее словам, то, что прописала, наверняка отложится в памяти. Она добавляет, что любая встреча или совещание должны проходить с ручкой и блокнотом. После проведенной беседы нужно прочитать заново и записать для себя и коллег, если вы проектная команда, сроки и задачи проекта, говорит юрист. Эксперт утверждает, чтобы успевать все или даже работать на опережение, не выгорая при этом, надо делать что-то по проекту каждый день: «Хотя бы 1 минуту, за которую юрист успеет понять его статус». Бойцова признается, что лично сталкивалась с пропущенными дедлайнами по нескольким проектам, что приводило к невыполненной работе. Она поясняет, что это все выступило следствием неправильного планирования и отсутствия постоянного контроля за решением задач.

pravo.ru

Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все

02.11.2017

Эксперт: Андрей Корельский Источник: Право.Ru

Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все Фото с сайта serpeika.com

Международные исследования свидетельствуют о том, что юристы очень загружены работой, из-за чего подолгу задерживаются в офисе, а некоторые задания вынуждены доделывать в выходные. Частично решить эту проблему может грамотное расписание, которое сам же сотрудник и составит себе. Как сдавать все проекты вовремя, делать работу качественно, правильно делегировать часть задач и находить время на допобразование – читайте в нашем материале.  

Осенью прошлого года британский интернет-портал Legal Cheek провел исследование о занятости начинающих иностранных юристов, которые работают в крупных компаниях (см. "Перегрузка как норма: сколько работают начинающие юристы"). Участники опроса тогда жаловались на то, что необходимость задержаться на работе может возникнуть внезапно, а продолжительность рабочего дня в принципе сложно спрогнозировать. В хороший день можно отправиться домой в 7 вечера, в плохой – в 4 утра, говорят стажеры лондонских юрфирм. Порой приходится и поработать на выходных – это обычная практика в периоды, когда объёмы работы растут. Хотя часто причина переработок – не столько в объёмах, сколько в плохой организации труда, признают юристы. К таким же выводам пришли и авторы доклада "Legal Trend 2017". Исследователи установили, что продуктивность работы юриста часто не так высока, как хотелось бы. Основная проблема в том, что сотрудникам юрфирм приходится много отвлекаться. 25% опрошенных юристов заметили, что их отрывают от основной работы на сторонние задания более 10 раз в день, еще 30% – надо переключаться на разные задачи 6–10 раз. Более чем две трети респондентов согласились, что им просто не хватает времени, а 28% признали: с тайм-менеджментом и соблюдением дедлайнов у них серьезные проблемы.

Но умение управлять своим временем – очень важный навык, особенно для судебного юриста, в работе которого большинство дедлайнов зависит от суда, поясняет Максим Степанчук, партнер КА "Делькредере". Юрист должен успеть подготовить позицию, согласовать ее с клиентом, своевременно направить процессуальный документ в суд и сторонам, говорит он. Неправильное же распределение рабочего времени приводит к существенным переработкам, в том числе и в выходные дни, отмечает Алексей Костоваров, советник АБ "Линия права". По его словам, такой график типичен для консультантов и при надлежащем тайм-менеджменте. Эксперт рассказывает, что часто план на день или на неделю многократно корректируется. Тем не менее навыки правильной организации работы позволяют гибко реагировать на любые изменения, уверен он. Вот только проблема в том, что  тайм-менеджмент относится к тем навыкам, которые обычно не объясняются и не культивируются в ходе обучения на юрфаке, замечает Кирилл Саськов, партнер АБ "Качкин и партнеры". Многим специалистам приходится осваивать это качество самим уже на работе. «Право.ru» узнало у консультантов, инхауса и представителя госслужбы секреты правильного тайм-менеджмента для юристов.

Старший партнер КА "Юков и партнёры" Марк Каретин объясняет, что особенности тайм-менеджмента в их специальности зависит от сферы деятельности. Если юрист занимается судебными спорами, то его планирование работы базируется на процессуальных сроках того или иного спора. А тому же консультанту надо фиксировать в специальной ведомости («таймшит») работу по времени и выставлять счета клиентам (так называемый "биллинг"). На выполнение этих задач следует оставлять отдельное время, поскольку для консалтинговых компаний – это основной документ, который определяет стоимость оказанных услуг в целом, а для конкретного юриста – его премию. Проблемным аспектом является точное определение категорий "срочности" и "важности", утверждает Каретин. Он приводит типичный пример: юристу надо подготовить отзыв на иск к судебному заседанию – задание важное, но до слушания еще достаточно времени, и с выполнением этой задачи не спешат. Однако при подготовке такого документа в дальнейшем, когда времени осталось мало, может выясниться, что для качественного написания отзыва требуется собрать очень много сведений. В итоге, документ выйдет некачественным и приведет к дополнительным правовым рискам для доверителя, замечает эксперт. 

Мария Попова, начальник управления юридического сопровождения Touch Bank, считает особенностью тайм-менеджмента юристов то, что они должны всегда посвящать определенное время отслеживанию изменений законодательства, судебной практики и обучению. У нее самой в приоритете задачи, по которым есть установленный законом срок исполнения и ответственность за него – запросы, судебная работа и регуляторные проверки. Следующим критерием по важности дела Попова выделяет его бизнес-необходимость. По ее словам, в приоритете будут те проекты, выполнение которых помогает достичь KPIs для компании. Начальник управления юридического сопровождения Touch Bank считает, если какое-то подразделение постоянно присылает «очень срочные задачи», то это говорит лишь о неверном подходе работников к оценке сроков предыдущих этапов. В таком случае Попова просит руководителя этого отдела внимательно посмотреть на распределение рабочего времени. Она раскрывает главный секрет своего тайм-менеджмента: «После того, как определил свое расписание – придерживайся его. То есть не срывай сроки, не давай другим отвлечь тебя от того дела, которое ты наметил на это время». И в заключение юрист советует своим коллегам спать вовремя (ночью) и достаточное количество часов.

У Михаила Кюрджева, партнера АБ "А2.Адвокаты", всегда много времени в рабочем графике занимает мониторинг новелл законодательства. Серьёзные особенности накладывает именно специфика работы консультанта, отмечает эксперт, который немало времени уделяет клиентской работе: «Сюда входят не только встречи с людьми, но и поиск информации о них». Для этой задачи партнер АБ «А2» обычно выделяет специальное нерабочее время. Для удобного поиска таких сведений он использует новостные агрегаторы, которые можно настроить по хэштегам, названиям компаний или фамилиям. Около полутора часов в неделю Кюрджев тратит на совещания с коллегами, в которых могут поучаствовать все юристы и сотрудники бюро. Кроме того, сейчас эксперт ведет один кейс pro bono: «Я тестирую на своем личном графике возможность и для других желающих сотрудников вести подобные проекты параллельно с основной работой». Кюрджев признается, что у него всегда возникали проблемы с делегированием задач: «Бывает простенькое дело, которое можно отдать юристам и спокойно ждать результата, но любопытство побеждает, и я сам начинаю искать решение по нему параллельно с коллегами». Он советует выделять время и на дальнейшее самообразование: «Обучение не заканчивается ни после магистратуры, ни после аспирантуры». И напоследок юрист предлагает в утренние часы выполнять небольшие задачи, потому что так легче втянуться в работу: «Приходите в офис за 15 минут до начала рабочего дня и начинайте день спокойно, например, с чашки кофе и утренних новостей».

/800/600/https/storage.pravo.ru/image/15/7860.png

Андрей Корельский, управляющий партнёр КИАП, сразу отмечает, что график юристов в консалтинге более непредсказуем, чем у коллег в инхаусе. У консультантов очень много проектной работы, и весь тайм-менеджмент юристов подстраивается именно под такой формат планирования, девиз которого "следуй за своим клиентом", поясняет эксперт. По его словам, юристы, кому не чуждо слово "биллинг", стараются очень чётко распределять своё время как рабочее, так и личное: «Ведь для большинства консультантов фраза "время – деньги" имеет прямое значение». Корельский считает, что самая большая задача для юриста научиться организовать самого себя: «Дисциплина работы со временем – очень важный навык, тем более в современном, постоянно ускоряющемся мире». В приоритете должно быть то, что невозможно отложить, подчеркивает эксперт: «Нельзя перенести истечение последних суток процессуального срока на подачу апелляционной жалобы или последний день действия опциона». Так что именно безвозвратностью времени и важностью самой задачи определяются приоритеты, говорит юрист. Он советует молодым коллегам заранее планировать свои проекты и задачи, а также не лениться и вести ежедневники-планинги: «Поток информации огромен, а время столь скоротечно, особенно когда истекает последний день исковой давности, и вы про это забыли».

Екатерина Болдинова, партнер юрфирмы "Тиллинг Петерс", стала осваивать тайм-менеджмент еще в студенческие годы. Тогда она обучалась в двух университетах и работала в двух местах одновременно. Ей пришлось научиться распределять своё время, хотя ночным сном приходилось периодически жертвовать, признается юрист. В тот период она завела себе тетрадь, где записывала, сколько часов и на что ей приходится тратить: «Это очень быстро выявило, как много времени уходит на ерунду, которую надо убрать». Отделять важное от неважного ей удалось, в том числе благодаря чтению некоторых книг: «Но применять советы Стивена Кови или Глеба Архангельского надо с поправкой на реальность юриста, в которой есть место многочасовому ожиданию своего заседания в суде». Чтобы не сбиваться с рабочего ритма, Болдинова сделала у себя в кабинете доску с расписанием самых горящих задач и датами ближайших судебных заседаний. Она добавляет, что очень важно уметь делегировать задачи и качественно отдыхать: «Я не одобряю практику работы в выходные и стараюсь заранее спланировать их так, чтобы провести максимум времени с семьёй».

/800/600/https/storage.pravo.ru/image/16/8140.png

Адвокат, партнер КА "Барщевский и партнеры" Павел Хлюстов считает, что в работе юриста нет универсального эликсира, как правильно распределять свое время. Единственной аксиомой является необходимость решать поставленные задачи в зависимости от их важности, а не порядка поступления, говорит эксперт. У Хлюстова с каждым годом вопрос правильного распределения времени становится всё сложнее. На первых порах ему казалось, что полноценно совмещать работу и учебу сложно, а после окончания вуза будет проще. В студенческие годы юрист старался использовать каждую свободную минуту, чтобы получить новые знания: «До сих пор помню, как я на эскалаторе в метро читал книги, чтобы не терять даже несколько минут времени». Однако сразу после получения высшего образования на него свалился двойной объем работы и написание кандидатской диссертации, от чего психологическая напряжённость только росла. После получения научной степени легче не стало, признается Хлюстов. На сегодняшний день весь его тайм-менеджмент сводится лишь к трем обязательным направлениям: 1) работа с клиентами; 2) работа с его сотрудниками; 3) работа над повышением своей квалификации. Юрист может что-то планировать и задумывать, но динамика жизни чаще всего выворачивает его планы наизнанку. Уже несколько лет Хлюстов работает 7 дней в неделю и считает это разумной платой за сохранение качества своей работы и выполнением обязательств перед клиентами.

Даже среди юристов одной компании тайм-менеджмент может выстраиваться по разным моделям, уверяет Анна Сорокина, старший юрист Noerr, психолог. По ее словам, на это влияет множество факторов: позиция юриста, специфика проектов, пол и даже семейное положение. Юрист считает, что проблемы с распределением времени у работников возникают тогда, когда перед ними отсутствует цель или она нечеткая. Кроме того, мешает эффективной работе отсутствие приоритетов, добавляет Сорокина: «Иногда можно встретить партнёра, который «утопает» в проверке документов, подготовленных младшими юристами, и не занимается бизнес девелопментом из-за отсутствия физических сил и времени на это». У молодых сотрудников другая проблема с приоритетами. Они «ночуют» и «живут» на работе, так как берутся за все задания одновременно или отвлекаются на разговоры с коллегами и общение в соцсетях, говорит эксперт. Начинающим юристам могут мешать эффективно работать и внутренние страхи, объясняет Сорокина: «Они боятся не успеть, ошибиться, выглядеть хуже других, стать не нужным, исключённым из интересного проекта, потерять доверие руководства». Самому эксперту в расстановке приоритетов помогает такой инструмент, как «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому механизму ко всем делам можно применить 2 критерия: «срочность» и «важность». Всё, что срочно, Сорокина делает в первую очередь. Во вторую – что не срочно, но всё равно важно. То, что срочно, но не важно, она старается кому-то делегировать. Несрочные и неважные дела старается не выполнять вообще.

/800/600/https/storage.pravo.ru/image/15/7850.jpg

Наталья Колерова, руководитель проектов АБ «S&K Вертикаль», отмечает, что для любого юриста не редкостью является ситуация, когда на вопрос о срочности задачи он получает ответ: «Должно быть готово еще вчера». Эксперт акцентирует внимание на том, что к судебному заседанию надо готовиться заранее, решая технические вопросы. Она уверяет, если что-то неприятное может случиться, то оно обязательно произойдет: «Этот закон в первую очередь работает тогда, когда все изначально идет не идеально гладко». По ее словам, чтобы ничего не забыть стоит использовать самые разные способы фиксации планов, начиная от большой магнитной доски, заканчивая тысячей разноцветных стикеров или специальным программным обеспечением. Чтобы держать много информации в голове, Колерова советует запоминать ключевые проблемы, теги и маркеры, которыми будут обозначаться проекты, вопросы, задачи, судебные процессы и даже фамилии доверителей с оппонентами: «Не нужно запоминать все, только главное».

А вот на госслужбе слово тайм-менеджмент не знают, уверяет Петр Яковлев, заместитель руководителя управления ФАС по Санкт-Петербургу. Как правило, есть какие-то стабильные по времени мероприятия, планерки у руководителя раз в неделю или заседание коллегии ведомства раз в квартал, говорит он. По его словам, проблемы в их сфере не сильно отличаются от любой другой деятельности: тоже бывают авралы, особые задачи и сезонность. Он подчеркивает, что в приоритете их работы всегда «сегодняшняя линия партии». То есть, если сейчас идет политика импортозамещения, то поддержка малого бизнеса отходит на второй план. Яковлев поясняет, если не успеваешь все сделать в стандартный рабочий день, задерживаешься на работе и тебе приходится трудиться в выходные, то так жить нельзя: «Либо с такой работой что-то не то, либо с тобой».

/800/600/https/storage.pravo.ru/image/15/7864.png

Анастасия Бойцова, заместитель руководителя практики экологии и технического регулирования ЕПАМ, привыкла записывать все свои планы от руки. По ее словам, то, что прописала, наверняка отложится в памяти. Она добавляет, что любая встреча или совещание должно проходить с ручкой и блокнотом. После проведенной беседы нужно прочитать заново и записать для себя и коллег, если вы проектная команда, сроки и задачи проекта, говорит юрист. Эксперт утверждает, чтобы успевать все или даже работать на опережение, не выгорая при этом, надо делать что-то по проекту каждый день: «Хотя бы 1 минуту, за которую юрист успеет понять его статус». Бойцова признается, что лично сталкивалась с пропущенными дедлайнами по нескольким проектам, что приводило к невыполненной работе. Она поясняет, что это все выступило следствием неправильного планирования и отсутствия постоянного контроля за решением задач.

www.kiaplaw.ru

Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все | В законе

Международные исследования свидетельствуют о том, что юристы очень загружены работой, из-за чего подолгу задерживаются в офисе, а некоторые задания вынуждены доделывать в выходные. Частично решить эту проблему может грамотное расписание, которое сам же сотрудник и составит себе. Как сдавать все проекты вовремя, делать работу качественно, правильно делегировать часть задач и находить время на допобразование – читайте в нашем материале.  

Осенью прошлого года британский интернет-портал Legal Cheek провел исследование о занятости начинающих иностранных юристов, которые работают в крупных компаниях (см. "Перегрузка как норма: сколько работают начинающие юристы"). Участники опроса тогда жаловались на то, что необходимость задержаться на работе может возникнуть внезапно, а продолжительность рабочего дня в принципе сложно спрогнозировать. В хороший день можно отправиться домой в 7 вечера, в плохой – в 4 утра, говорят стажеры лондонских юрфирм. Порой приходится и поработать на выходных – это обычная практика в периоды, когда объёмы работы растут. Хотя часто причина переработок – не столько в объёмах, сколько в плохой организации труда, признают юристы. К таким же выводам пришли и авторы доклада "Legal Trend 2017". Исследователи установили, что продуктивность работы юриста часто не так высока, как хотелось бы. Основная проблема в том, что сотрудникам юрфирм приходится много отвлекаться. 25% опрошенных юристов заметили, что их отрывают от основной работы на сторонние задания более 10 раз в день, еще 30% – надо переключаться на разные задачи 6–10 раз. Более чем две трети респондентов согласились, что им просто не хватает времени, а 28% признали: с тайм-менеджментом и соблюдением дедлайнов у них серьезные проблемы.

Но умение управлять своим временем – очень важный навык, особенно для судебного юриста, в работе которого большинство дедлайнов зависит от суда, поясняет Максим Степанчук, партнер КА "Делькредере". Юрист должен успеть подготовить позицию, согласовать ее с клиентом, своевременно направить процессуальный документ в суд и сторонам, говорит он. Неправильное же распределение рабочего времени приводит к существенным переработкам, в том числе и в выходные дни, отмечает Алексей Костоваров, советник АБ "Линия права". По его словам, такой график типичен для консультантов и при надлежащем тайм-менеджменте. Эксперт рассказывает, что часто план на день или на неделю многократно корректируется. Тем не менее навыки правильной организации работы позволяют гибко реагировать на любые изменения, уверен он. Вот только проблема в том, что  тайм-менеджмент относится к тем навыкам, которые обычно не объясняются и не культивируются в ходе обучения на юрфаке, замечает Кирилл Саськов, партнер АБ "Качкин и партнеры". Многим специалистам приходится осваивать это качество самим уже на работе. «Право.ru» узнало у консультантов, инхауса и представителя госслужбы секреты правильного тайм-менеджмента для юристов.

Старший партнер КА "Юков и партнёры" Марк Каретин объясняет, что особенности тайм-менеджмента в их специальности зависит от сферы деятельности. Если юрист занимается судебными спорами, то его планирование работы базируется на процессуальных сроках того или иного спора. А тому же консультанту надо фиксировать в специальной ведомости («таймшит») работу по времени и выставлять счета клиентам (так называемый "биллинг"). На выполнение этих задач следует оставлять отдельное время, поскольку для консалтинговых компаний – это основной документ, который определяет стоимость оказанных услуг в целом, а для конкретного юриста – его премию. Проблемным аспектом является точное определение категорий "срочности" и "важности", утверждает Каретин. Он приводит типичный пример: юристу надо подготовить отзыв на иск к судебному заседанию – задание важное, но до слушания еще достаточно времени, и с выполнением этой задачи не спешат. Однако при подготовке такого документа в дальнейшем, когда времени осталось мало, может выясниться, что для качественного написания отзыва требуется собрать очень много сведений. В итоге, документ выйдет некачественным и приведет к дополнительным правовым рискам для доверителя, замечает эксперт. 

Мария Попова, начальник управления юридического сопровождения Touch Bank, считает особенностью тайм-менеджмента юристов то, что они должны всегда посвящать определенное время отслеживанию изменений законодательства, судебной практики и обучению. У нее самой в приоритете задачи, по которым есть установленный законом срок исполнения и ответственность за него – запросы, судебная работа и регуляторные проверки. Следующим критерием по важности дела Попова выделяет его бизнес-необходимость. По ее словам, в приоритете будут те проекты, выполнение которых помогает достичь KPIs для компании. Начальник управления юридического сопровождения Touch Bank считает, если какое-то подразделение постоянно присылает «очень срочные задачи», то это говорит лишь о неверном подходе работников к оценке сроков предыдущих этапов. В таком случае Попова просит руководителя этого отдела внимательно посмотреть на распределение рабочего времени. Она раскрывает главный секрет своего тайм-менеджмента: «После того, как определил свое расписание – придерживайся его. То есть не срывай сроки, не давай другим отвлечь тебя от того дела, которое ты наметил на это время». И в заключение юрист советует своим коллегам спать вовремя (ночью) и достаточное количество часов.

У Михаила Кюрджева, партнера АБ "А2.Адвокаты", всегда много времени в рабочем графике занимает мониторинг новелл законодательства. Серьёзные особенности накладывает именно специфика работы консультанта, отмечает эксперт, который немало времени уделяет клиентской работе: «Сюда входят не только встречи с людьми, но и поиск информации о них». Для этой задачи партнер АБ «А2» обычно выделяет специальное нерабочее время. Для удобного поиска таких сведений он использует новостные агрегаторы, которые можно настроить по хэштегам, названиям компаний или фамилиям. Около полутора часов в неделю Кюрджев тратит на совещания с коллегами, в которых могут поучаствовать все юристы и сотрудники бюро. Кроме того, сейчас эксперт ведет один кейс pro bono: «Я тестирую на своем личном графике возможность и для других желающих сотрудников вести подобные проекты параллельно с основной работой». Кюрджев признается, что у него всегда возникали проблемы с делегированием задач: «Бывает простенькое дело, которое можно отдать юристам и спокойно ждать результата, но любопытство побеждает, и я сам начинаю искать решение по нему параллельно с коллегами». Он советует выделять время и на дальнейшее самообразование: «Обучение не заканчивается ни после магистратуры, ни после аспирантуры». И напоследок юрист предлагает в утренние часы выполнять небольшие задачи, потому что так легче втянуться в работу: «Приходите в офис за 15 минут до начала рабочего дня и начинайте день спокойно, например, с чашки кофе и утренних новостей».

Андрей Корельский, управляющий партнёр КИАП, сразу отмечает, что график юристов в консалтинге более непредсказуем, чем у коллег в инхаусе. У консультантов очень много проектной работы, и весь тайм-менеджмент юристов подстраивается именно под такой формат планирования, девиз которого "следуй за своим клиентом", поясняет эксперт. По его словам, юристы, кому не чуждо слово "биллинг", стараются очень чётко распределять своё время как рабочее, так и личное: «Ведь для большинства консультантов фраза "время – деньги" имеет прямое значение». Корельский считает, что самая большая задача для юриста научиться организовать самого себя: «Дисциплина работы со временем – очень важный навык, тем более в современном, постоянно ускоряющемся мире». В приоритете должно быть то, что невозможно отложить, подчеркивает эксперт: «Нельзя перенести истечение последних суток процессуального срока на подачу апелляционной жалобы или последний день действия опциона». Так что именно безвозвратностью времени и важностью самой задачи определяются приоритеты, говорит юрист. Он советует молодым коллегам заранее планировать свои проекты и задачи, а также не лениться и вести ежедневники-планинги: «Поток информации огромен, а время столь скоротечно, особенно когда истекает последний день исковой давности, и вы про это забыли».

Екатерина Болдинова, партнер юрфирмы "Тиллинг Петерс", стала осваивать тайм-менеджмент еще в студенческие годы. Тогда она обучалась в двух университетах и работала в двух местах одновременно. Ей пришлось научиться распределять своё время, хотя ночным сном приходилось периодически жертвовать, признается юрист. В тот период она завела себе тетрадь, где записывала, сколько часов и на что ей приходится тратить: «Это очень быстро выявило, как много времени уходит на ерунду, которую надо убрать». Отделять важное от неважного ей удалось, в том числе благодаря чтению некоторых книг: «Но применять советы Стивена Кови или Глеба Архангельского надо с поправкой на реальность юриста, в которой есть место многочасовому ожиданию своего заседания в суде». Чтобы не сбиваться с рабочего ритма, Болдинова сделала у себя в кабинете доску с расписанием самых горящих задач и датами ближайших судебных заседаний. Она добавляет, что очень важно уметь делегировать задачи и качественно отдыхать: «Я не одобряю практику работы в выходные и стараюсь заранее спланировать их так, чтобы провести максимум времени с семьёй».

Адвокат, партнер КА "Барщевский и партнеры" Павел Хлюстов считает, что в работе юриста нет универсального эликсира, как правильно распределять свое время. Единственной аксиомой является необходимость решать поставленные задачи в зависимости от их важности, а не порядка поступления, говорит эксперт. У Хлюстова с каждым годом вопрос правильного распределения времени становится всё сложнее. На первых порах ему казалось, что полноценно совмещать работу и учебу сложно, а после окончания вуза будет проще. В студенческие годы юрист старался использовать каждую свободную минуту, чтобы получить новые знания: «До сих пор помню, как я на эскалаторе в метро читал книги, чтобы не терять даже несколько минут времени». Однако сразу после получения высшего образования на него свалился двойной объем работы и написание кандидатской диссертации, от чего психологическая напряжённость только росла. После получения научной степени легче не стало, признается Хлюстов. На сегодняшний день весь его тайм-менеджмент сводится лишь к трем обязательным направлениям: 1) работа с клиентами; 2) работа с его сотрудниками; 3) работа над повышением своей квалификации. Юрист может что-то планировать и задумывать, но динамика жизни чаще всего выворачивает его планы наизнанку. Уже несколько лет Хлюстов работает 7 дней в неделю и считает это разумной платой за сохранение качества своей работы и выполнением обязательств перед клиентами.

Даже среди юристов одной компании тайм-менеджмент может выстраиваться по разным моделям, уверяет Анна Сорокина, старший юрист Noerr, психолог. По ее словам, на это влияет множество факторов: позиция юриста, специфика проектов, пол и даже семейное положение. Юрист считает, что проблемы с распределением времени у работников возникают тогда, когда перед ними отсутствует цель или она нечеткая. Кроме того, мешает эффективной работе отсутствие приоритетов, добавляет Сорокина: «Иногда можно встретить партнёра, который «утопает» в проверке документов, подготовленных младшими юристами, и не занимается бизнес девелопментом из-за отсутствия физических сил и времени на это». У молодых сотрудников другая проблема с приоритетами. Они «ночуют» и «живут» на работе, так как берутся за все задания одновременно или отвлекаются на разговоры с коллегами и общение в соцсетях, говорит эксперт. Начинающим юристам могут мешать эффективно работать и внутренние страхи, объясняет Сорокина: «Они боятся не успеть, ошибиться, выглядеть хуже других, стать не нужным, исключённым из интересного проекта, потерять доверие руководства». Самому эксперту в расстановке приоритетов помогает такой инструмент, как «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому механизму ко всем делам можно применить 2 критерия: «срочность» и «важность». Всё, что срочно, Сорокина делает в первую очередь. Во вторую – что не срочно, но всё равно важно. То, что срочно, но не важно, она старается кому-то делегировать. Несрочные и неважные дела старается не выполнять вообще.

Наталья Колерова, руководитель проектов АБ «S&K Вертикаль», отмечает, что для любого юриста не редкостью является ситуация, когда на вопрос о срочности задачи он получает ответ: «Должно быть готово еще вчера». Эксперт акцентирует внимание на том, что к судебному заседанию надо готовиться заранее, решая технические вопросы. Она уверяет, если что-то неприятное может случиться, то оно обязательно произойдет: «Этот закон в первую очередь работает тогда, когда все изначально идет не идеально гладко». По ее словам, чтобы ничего не забыть стоит использовать самые разные способы фиксации планов, начиная от большой магнитной доски, заканчивая тысячей разноцветных стикеров или специальным программным обеспечением. Чтобы держать много информации в голове, Колерова советует запоминать ключевые проблемы, теги и маркеры, которыми будут обозначаться проекты, вопросы, задачи, судебные процессы и даже фамилии доверителей с оппонентами: «Не нужно запоминать все, только главное».

А вот на госслужбе слово тайм-менеджмент не знают, уверяет Петр Яковлев, заместитель руководителя управления ФАС по Санкт-Петербургу. Как правило, есть какие-то стабильные по времени мероприятия, планерки у руководителя раз в неделю или заседание коллегии ведомства раз в квартал, говорит он. По его словам, проблемы в их сфере не сильно отличаются от любой другой деятельности: тоже бывают авралы, особые задачи и сезонность. Он подчеркивает, что в приоритете их работы всегда «сегодняшняя линия партии». То есть, если сейчас идет политика импортозамещения, то поддержка малого бизнеса отходит на второй план. Яковлев поясняет, если не успеваешь все сделать в стандартный рабочий день, задерживаешься на работе и тебе приходится трудиться в выходные, то так жить нельзя: «Либо с такой работой что-то не то, либо с тобой».

Анастасия Бойцова, заместитель руководителя практики экологии и технического регулирования ЕПАМ, привыкла записывать все свои планы от руки. По ее словам, то, что прописала, наверняка отложится в памяти. Она добавляет, что любая встреча или совещание должны проходить с ручкой и блокнотом. После проведенной беседы нужно прочитать заново и записать для себя и коллег, если вы проектная команда, сроки и задачи проекта, говорит юрист. Эксперт утверждает, чтобы успевать все или даже работать на опережение, не выгорая при этом, надо делать что-то по проекту каждый день: «Хотя бы 1 минуту, за которую юрист успеет понять его статус». Бойцова признается, что лично сталкивалась с пропущенными дедлайнами по нескольким проектам, что приводило к невыполненной работе. Она поясняет, что это все выступило следствием неправильного планирования и отсутствия постоянного контроля за решением задач.

Источник: pravo.ru

pravo.q-stream.ru