15 простых приемов для эффективной работы в Excel. Фишки эксель для экономистов


12 простых, но эффективных приёмов для ускоренной работы в Excel

Совсем недавно на страницах Лайфхакера мы поделились с вами небольшими хитростями, которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов — автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓ 

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

ezgif.com-save

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

ezgif.com-save (1)

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Быстрый переход к нужному листу

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

ezgif.com-save (2)

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Выпадающий список в ячейке

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  • Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  • Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  • Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  • На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

Спарклайны

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Восстановление несохранённых файлов

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Восстановление несохранённых файлов

Бонус: другие способы сравнить два диапазона и найти отличия/совпадения.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

lifehacker.ru

9 малоизвестных фишек для бизнеса в Excel — ВотЭто — интересно!

9 малоизвестных фишек для бизнеса в Excel. ExcelExcel — не самая дружелюбная программа на свете. Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов. (О’кей, иногда этих кликов 15.)

1. Супертайный лист

Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом — кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку. Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:

— Нажмите ALT+F11.— Слева у Вас появится вытянутое окно.— В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.— В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden. Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.

2. Запрет на изменения задним числом

Перед нами таблица с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?

— Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные».— Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.— В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».— В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().— Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки».— Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.— Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во». Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

3. Запрет на ввод дублей

Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор. В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.

— Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.— Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».— Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой».— В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.— В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.— Нажимаем «ОК».

4. Выборочное суммирование

Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы. Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).

— В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.— В ячейку G5 — название продукта Boston Crab Meat.— Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*( B3:B21=G5)*D3:D21)}. Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.— Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.— Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.— Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.— Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

5. Сводная таблица

У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер. Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов. Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы. Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:

— Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».— В появившемся окне нажать «ОК».— Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.

6. Товарный чек

Чтобы посчитать общую сумму заказа, можно поступить как обычно: добавить столбец, в котором нужно перемножить цену и количество, а потом посчитать сумму по этому столбцу. Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.

— Выделяем ячейку C7.— Вводим =СУММ(.— Выделяем диапазон B2:B5.— Вводим звёздочку, которая в Excel ­ — знак умножения.— Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

7. Сравнение прайсов

Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года. Часть товаров в них не совпадает — вот как узнать, что это за товары.

— Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.— Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.— В меню выбираем «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».— В появившемся окне отмечаем три вещи: а) скопировать результат в другое место; б) поместить результат в диапазон — выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4; в) поставьте галочку на «Только уникальные записи».— Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.— Удаляем первоначальный список товаров.— Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.— Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.— Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР( искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр).— «Искомое_значение» — это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.— «Таблица» — это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.— «Номер_столбца» — это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.— Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована — пишете ЛОЖЬ.— Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).— В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе. Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

8. Оценка инвестиций

В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день. В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).

— Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3.— В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.— В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).— В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))}.

9. Сравнение инвестиционных предложений

В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее. Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах. С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).

— В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 — учётная ставка, 12 — число месяцев в году, A8:A12 — столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 — необходимая сумма вложений.— По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвест-проекта.— Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.

Понравилась статья?Поделитеcь с друзьями в соцсетях:

Читайте также:

voteto.ru

10 фишек Excel для экономии времени Маркетолога

10 фишек Excel для экономии времени Маркетолога

Хотите достичь увеличения эффективности вашей работы в Microsoft Excel в РАЗЫ?

10 фишек Excel для экономии времени Маркетолога10 фишек Excel для экономии времени Маркетолога

Представляем для вас 10 фишек Экселя!

Подсказка Excel 1. При нажатии двух кнопок: «ALT + =» будет расчитана сумма значений Столбца или Колонки!!

Фишки Excel: автоматическое суммирование значений столбца или строчки - SUM()Фишки Excel: автоматическое суммирование значений столбца или строчки — SUM()

Подсказка Excel 2. Изменение форматов значения ячейки (денежный/числовой и т.д.): нажатие трех кнопок «CTRL+SHIFT+цифра(1-5).

Фишки Excel: смена формата ячейки на денежный/числовой/дату и т.д.Фишки Excel: смена формата ячейки на денежный/числовой/дату и т.д.

Подсказка Excel 3. При нажатии двух кнопок: «CTRL+`» можно увидеть как формируются формулы! Повторное нажатие приведет таблицу к обычному виду.

Фишки Excel: изучаем все формулы на листеФишки Excel: изучаем все формулы на листе

Подсказка Excel 4. При нажатии двух кнопок: «CTRL+ ВВЕРХ» или «CTRL+ВНИЗ», можно перемещать курсор кверху или книзу значения выбранного столбца (а при нажатой клавиши SHIFT еще и выделять все значения).

Фишки Excel: прыгаем курсором кверху или книзу выбранного столбцаФишки Excel: прыгаем курсором кверху или книзу выбранного столбца

Подсказка Excel 5. Дублирование формулы во все ячейки (по вертикали и по горизонтали). Создайте формулу в первой ячейке, затем подведите курсор к нижнему правому углу учейки с формулой, и когда курсор превратится в «+», нажмите двойной клик мышкой. В результате формула продублируется во все строчки столбца!

Фишки Excel: автоматическое применение формулы на весь столбец/строкуФишки Excel: автоматическое применение формулы на весь столбец/строку

Подсказка Excel 6. Добавляйте новые столбцы и строчки с помощью нажатия трех кнопок: «CTRL+SHIFT++». Удаляйте существующие — с помощью двух кнопок «CTRL+-«.

Фишки Excel: добавление и удаление столбцов и строк через клавиатуру!Фишки Excel: добавление и удаление столбцов и строк через клавиатуру!

Подсказка Excel  7. Путем выделения одной или нескольких колонок и нажатия двойным кликом на их правой части можно автоматически привести ширину колонок в соответствие с шириной текста в колонках!

Фишки Excel: ширина колонок "по ширине ячеек" за 1 дабл-клик мышкиФишки Excel: ширина колонок «по ширине ячеек» за 1 дабл-клик мышки

Подсказка Excel 8. Копирование шаблона двух первых ячеек на остальные! Для этого требуется заполнить первые две ячейки шаблоном и потянуть вниз за уголок ячеек!

 

Фишки Excel: копирование шаблонов ячеек, в том числе дат!Фишки Excel: копирование шаблонов ячеек, в том числе дат!

Подсказка Excel 9. Перемещение между листами осуществляется с помощью нажатия всего лишь двух кнопок: «CTRL+PageDown» или «CTRL+PageUp»!

Фишки Excel: перемещение между разными листами с помощью нажатия двух клавиш!Фишки Excel: перемещение между разными листами с помощью нажатия двух клавиш!

Подсказка Excel 10. Копирование формата ячеек на другие ячейки с помощью нескольких кликов мышкой!

Фишки Экселя: применение форматов одной ячейки к нескольким другим!Фишки Экселя: применение форматов одной ячейки к нескольким другим!

www.siteprojects.ru

3 фишки в Excel часть 3

3 fichki v Excel part3 3 фишки в Excel часть 3       Здравствуйте друзья!

     Это уже 3 статья, где я хочу собрать и аккумулировать интересные знания о многогранности использования Excel. В статье я кратко описываю несколько возможностей, которые можно с успехом использовать себе во благо. Ранее по всем возможностям я уже сделал детальные уроки и в большом объеме описывал, что и как возможно сделать. Но цель этой статьи акцентировать ваше внимание на такую возможность, а более детально вы уже сможете ознакомиться с возможностями программы, просмотрев видео или перейти по линку на полную версию статьи.

       Изучая, и работая с Excel, вы постоянно сталкиваетесь с задачами, решая которые вы растете как профессионал. Но, очень часто не представляя себе возможностей программы, вы не можете эффективно выполнить свое дело, попросту не зная как это сделать лучше и быстрее. Поэтому всегда надо учится новому, это позволит сделать вашу работу легко и просто, вы сможете играючи решать возникшие задачи более эффективно и сэкономить много своего драгоценного времени. Я очень надеюсь, что мои статьи в этом вам помогут и откроют вам скрытые грани программы.

      А теперь собственно поговорим о новых и еще новее фишках в Excel:

1. Как посчитать количество дней в Excel

find date 3 фишки в Excel часть 3        Первым пунктом я хочу рассказать о такой возможности как посчитать количество дней между двумя датами Excel. С опыта вы знаете, что подсчёт дней, особенно когда разница между датами большая то и проблема не меньшая, в ход идут руки, календарь, любые подручные материалы и еще чья-то бабушка и мама.

        Excel сможет помочь вам решить эту проблему с помощью встроенного функционала и возможностей. Основным помощником в подсчёте станет функция РАЗНДАТ, которая и будет заниматься подсчётом дней между заданными вами датами, а если вам интеесно знать какой это будет день недели или как посчитать количество дней это отдельная история. Вы узнаете, что посчитать количество дней между двумя датами Excel достаточно легко, нужно только знать какими инструментами нужно воспользоваться и как.

        Более детально и в примере с этой возможность вы можете ознакомиться в моей статье или в видео уроке чуть ниже.

2. Как создать умную таблицу

umnie table 3 фишки в Excel часть 3        Вторым вопросом я хочу затронуть тему и ответить на вопрос как создать умную таблицу в Excel. Почему именно умную таблицу? Так простая таблица с границами доступна всем, даже новичкам, там нет ничего особенного за исключением ее наполненности, а вот умная таблица может многое. Использовать умную таблицу для работы с данными  лучше и полезнее, нежели простую таблицу, на много порядков, так как функционал и возможности у нее достаточно внушительные. Она позволит вам упорядочивать, фильтровать всего в пару кликов, выведет итог по вашим критериям, с помощью стилей сможете визуально упорядочить информацию в одно нажатие, да и еще много чего интересного и полезного кроется в этой возможности.

      Очень много людей не делая, или просто не зная, различия, не используют всё силу и удобство умных таблиц, сокращая свои усилия и затраченное время. Как создать умную таблицу, да легко, эту возможность в Excel добавили с 2007 версий и с каждой версией ее понемножку улучшают, что приносит облегчение знающему пользователю.

     В моей статье и видео уроке вы детально узнаете, как создать умную таблицу в Excel познакомитесь с возможностями и функциями умной таблицы, а также как быстро и эффективно ее применять в работе.

3. Создание диаграмм в Excel

diagramma 3 фишки в Excel часть 3      Последним пунктом, но только в статье, а не по важности, я хочу рассмотреть возможность создание диаграмм в Excel. Да вы можете читать и улыбаться, что типа, это просто и легко, но я за последний месяц услышал не один вопрос, как это делать, есть даже то кто и создать не может. А ведь это один из лучших инструментов графической визуализации информации и главное многофункциональный да еще есть возможность, помимо 2D еще и 3D объемный график.

       Создание диаграмм в Excel это довольно простое дело, особенно если воспользоваться моим видео уроком и встроенным помощником, тем более в последних версиях Excel удобство и простота создание диаграмм возросло. Казалось бы, цветная безделушка, картинки и всё такое, но потенциал такой опции огромен, да и не проходит ни одной презентации или финансового доклада в виде «дашборда» где бы наглядно не демонстрировались графики или диаграммы, что говорит об их пользе и необходимости, ведь зрительная информация усваивается на 80% и нет ничего более нагляднее чем разноцветная картинка.

        Я считаю, что любой экономист просто обязан знать и использовать визуальные инструменты Excel и в первых шагах вам поможет моя статья о том, как происходит создание диаграмм в Excel и видео урок немного ниже. Даже зная о такой возможности, вы сможете для себя открыть еще какую-то грань полезных знаний.

     До новых встреч! Если информация вам оказалась полезной не пожалейте лайк или напишите в комментариях что бы, вы хотели узнать!

В рыночной экономике любая вещь имеет цену, но ничто не имеет ценности.Жак-Ив Кусто

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями, твитни или лайкни!

topexcel.ru

15 простых приемов для эффективной работы в Excel

15 простых приемов для эффективной работы в Excel

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Microsoft Excel — программа, без которой не обойтись в современном мире. Но многие люди, работающие в ней далеко не первый год, даже не догадываются о некоторых ее полезных возможностях.

AdMe.ru собрал 15 приемов, которые упростят вам работу и откроют новые перспективы.

Мгновенное заполнение

Отличная функция, благодаря которой можно избавить себя от долгого заполнения одинаковых по своей сути форм. Например, у нас есть список из десятка фамилий и имен, который мы хотим сократить. И вот, чтобы не заполнять все поля заново, Excel (начиная с версии 2013) предлагает заполнить их сам.

Как перемещаться по файлам Excel

Очень часто при работе с программой приходится открывать огромное количество самых разных файлов. Чтобы быстро перемещаться между ними, достаточно нажать одновременно клавиши Ctrl + Tab. Это, ко всему прочему, работает и в браузерах.

Как быстро перенести информацию

Если вам нужно быстро перенести ячейку или столбец, выделите их и наведите мышку на границу. Ждите, пока указатель сменится на другой. После этого можно смело перетаскивать их куда угодно. Для копирования ячейки или столбца нужно проделать то же самое, только с зажатой кнопкой Ctrl.

Как удалить пустые ячейки

Сделать это довольно просто: выделите нужный столбец, нажмите на вкладку Данные и воспользуйтесь функцией Фильтр. Теперь вы можете выбрать любой столбец и избавиться от пустых полей.

Как скрыть информацию

Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятать нужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлять какие-то комментарии и заметки, которые не будут перемешиваться с основным текстом. Выделите интересующую вас ячейку, перейдите в меню Формат и нажмите Скрыть и отобразить. Так вам откроются доступные функции.

Как быстро объединить текст из нескольких ячеек

Нажмите на ячейку, в которой вы хотите увидеть результат, и вбейте туда знак «=». После этого выделите ячейки, которые хотите сложить, ставя перед каждой символ «&».

Как изменить регистр всех слов

Вы легко можете поменять регистр всей текстовой информации, выбрав необходимую функцию. ПРОПИСН — сделать все буквы прописными, ПРОПНАЧ — сделать прописной первую букву в каждом слове. Функция СТРОЧН, соответственно, делает все буквы строчными.

Как перейти к нужному листу

Все, кто работает с Excel ежедневно, знают, как трудно бывает найти нужный лист, особенно если их количество перевалило за 10. Для быстрого перемещения кликните правой кнопкой по кнопке прокрутки (она находится в нижней левой части экрана). Теперь вы можете перейти на любой нужный лист мгновенно.

Как быстро переименовать лист

Очень простая, но такая необходимая функция. Просто кликните 2 раза по названию листа и впишите новое имя.

Как создать маленькие диаграммы (спарклайны)

В Excel есть прикольная функция, которая позволяет вывести в столбце маленькую диаграмму, отображающую положение дел в других ячейках. Благодаря этой штуке вы наглядно можете показать клиенту или руководителю, что все ваши труды не напрасны и за этот год видны улучшения. Нажмите Вставка, перейдите в группу Спарклайны и выберите опцию График или Гистограмма (что больше нравится).

Как превратить строки в столбцы и наоборот

Бывает, что в самом начале работы с таблицей вы еще не можете представить, как лучше подать информацию — в ячейках или в столбцах. Функция транспонирования облегчит эту задачу. Выделите нужное количество ячеек и скопируйте их, зажав Ctrl + C. Теперь нужно выбрать нужный столбец и вставить данные с опцией Транспонировать.

Как выделить все ячейки

Чтобы выделить все ячейки, не нужно долго прокручивать мышкой. Достаточно будет нажать Ctrl + A или специальную кнопку в углу листа.

Быстрый ввод данных в несколько ячеек

Выделите ячейки, даже несмежные, введите то, что вам нужно, и нажмите Ctrl + Enter. Такой подход работает с датами, строками, числами и даже формулами. Этот способ позволяет сэкономить время как при вводе новых данных, так и при замене уже существующих.

Как восстановить файл, который вы не сохранили

Как же часто случается, что по забывчивости на вопрос: «Сохранить изменения?» — нажимаешь «Нет»! И вот вы уже думаете, что последняя пара часов ушла вникуда. Однако есть отличный шанс восстановить утраченное. В Excel 2010 нажмите на Файл, выберите Последние. В правом нижнем углу экрана появится опция Восстановить несохраненные книги. В версии 2013 года путь такой: Файл — Сведения — Управление версиями.

www.adme.ru

6 малоизвестных, но очень полезных функций Excel

6 малоизвестных, но очень полезных функций Excel

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Microsoft Excel на сегодняшний день просто незаменим, особенно когда дело касается обработки больших объемов данных. Однако у этой программы столько функций, что непросто разобраться, какие их них действительно нужные и полезные.

И поэтому сегодня AdMe.ru расскажет, какими способами можно эффективно систематизировать информацию и разложить все по полочкам.

Сводные таблицы

С помощью сводных таблиц очень удобно сортировать, рассчитывать сумму или получать среднее значение из данных электронной таблицы, при этом никакие формулы выводить не нужно.

Как применять:

  1. Выберите Вставка > Рекомендуемые сводные таблицы.
  2. В диалоговом окне Рекомендуемые сводные таблицы щелкните любой макет сводной таблицы, чтобы увидеть его в режиме предварительного просмотра, а затем выберите тот из них, в котором данные отображаются нужным вам образом. Нажмите кнопку ОК.
  3. Excel добавит сводную таблицу на новый лист и отобразит список полей, с помощью которого можно упорядочить данные в таблице.

Подбор параметра

Если вы знаете, какой результат вычисления формулы вам нужен, но не можете определить входные значения, позволяющие его получить, используйте средство подбора параметров.

Как применять:

  1. Выберите Данные > Работа с данными > Анализ «что если» > Подбор параметра.
  2. В поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку, в которой находится нужная формула.
  3. В поле Значение введите нужный результат формулы.
  4. В поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на ячейку, в которой находится корректируемое значение, и нажмите кнопку ОК.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет быстро выделить на листе важные сведения.

Как применять:

На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите формулу, которая вам понадобится.

Например, если вам нужно выделить все значения меньше 100, выберите Правила выделения ячеек > Меньше, а затем наберите 100. Перед тем как нажать ОК, можно выбрать формат, который будет применяться для подходящих значений.

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Если ВПР помогает находить нужные данные только в первом столбце, то, благодаря функциям ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, можно искать информацию внутри таблицы.

Как применять:

  1. Убедитесь, что ячейки с данными образуют сетку, где есть заголовки и названия строк.
  2. Используйте функцию ПОИСКПОЗ: сначала, чтобы найти столбец, в котором расположен искомый элемент, и затем еще раз, чтобы перейти к строке с ответом.
  3. Вставьте ответы в ИНДЕКС, и Excel сможет указать на ячейку, где эти значения пересекаются.

Например: ИНДЕКС (array, ПОИСКПОЗ (lookup_value, lookup_array, 0), ПОИСКПОЗ (lookup_value, lookup_array, 0)).

Диаграмма «водопад»

Это одна из форм визуализации данных, которая позволяет увидеть, в какую сторону менялись показатели в течение определенного периода. Очень полезная штука для тех, чья работа связана с финансами или статистикой.

Как применять:

В версии Excel 2016 необходимо выделить нужные данные и выбрать Вставка > Водопад или Диаграмма > Водопад.

Прогноз

Данная функция позволяет вычислять и предсказывать будущие значения на основе уже имеющихся данных.

Как применять:

  1. Укажите не менее двух ячеек, содержащих начальные значения.
  2. Выберите Данные > Прогноз > Лист прогноза.
  3. В окне Создание листа прогноза выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
  4. В поле Завершение прогноза выберите дату окончания, а затем нажмите кнопку Создать.

По материалам lifehacker.com, Перевод и адаптация: , AdMe.ru

www.adme.ru

3 фишки в Excel часть 2

  3 фишки в Excel часть 2       Здравствуйте друзья!

       Хочу продолжить тему с описанием разнообразные хитрости и фишки Excel и интересных возможностей, которые нам предлагает Excel. Как вы знаете стандартные функции любой программы, не всегда удовлетворяют всем потребностям и желаниям пользователя. Для выполнения нужных операций надо что-то придумывать или комбинировать возможности программы. Вот именно о таких возможностях, которые явно не рекламируются программой Excel я вам и расскажу.

       Не могу сказать, что я знаю все возможности программы, но того, что мне открыто я хочу донести и вам. Я даже рад, что не всё знаю, так как мне просто нравиться познавать новое, досконально изучать ответы на вопросы которые задаю себе. Мне нравится работа с большими объемами цифр, очень увлекательно делать с хаоса информации красивый и чёткий порядок. И в этом мне очень помогаю небольшие, но очень интересные и полезные фишки в Excel.

      Ну а теперь собственно и приступим к описанию, какие же есть фишки Excel:

     1. Скрыть значения в Excel

kak skryt ssylku v tekste 3 фишки в Excel часть 2      Эта возможность имеет много сфер и направлений применения. Ну, сразу можно сказать, что это очень удобно при промежуточных вычислениях, когда результаты нужны, а вот видеть их не нужно, просто череда вычислений. Также важной причиной можно назвать умышленное скрытие данных, либо чтобы их не видел кому не стоит нужно скрыть значения в Excel, ну или чтобы их случайно не повредили «очумелые ручки», а вы должны знать что, это бывает сплошь и рядом.

     Скрыть значения в ячейках Excel возможно разными способами и самый простой это использование пользовательского формата «;;;» или использование настроек программы, таких как скрытие нулевых значений и прочее. Вы можете просто перекрасить всё в белый цвет и тогда текст станет невидим, но, увы при черно-белой печати это проявится.

   Есть более сложные варианты, это изменение отображений полученных данных с помощью разнообразных функций, в основном это использование логической функции ЕСЛИ. Также не стоит забывать о больших возможностях встроенного языка программирования VBA.

     Более детально и обширно о возможности скрыть значения в Excel вы можете узнать в моей статье и видео уроке.

2. Как вставить рисунок в примечание Excel

note 1383689 960 720 3 фишки в Excel часть 2      Достаточно полезная возможность Excel, особенно когда нужно не только показать, но и на пальцах объяснить «что откуда и куда», для этого и нужно вставить рисунок в примечание Excel. Эта возможность пригодится, когда нужно визуальное отображение данных как, к примеру, торговым представителям в прайсах, инженерам в расчётах и других схожих ситуациях.

      Да в принципе примечания, это очень хороший инструмент комментирования своей работы, когда всё хорошо и доходчиво объясняется, как и почему в этой ячейке возникло значение, особенно это полезно при командной работе с документом.

      В моей статье вы более детально ознакомитесь с возможностями применений примечания, научитесь его создавать, редактировать, удалять, проводить поиск по примечаниям, вставлять картинки и подписывать их.

3. Как определить в Excel день недели по дате.

39433248 3 фишки в Excel часть 2        Интересная возможность с даты, вытянуть какой это год, день недели или просто указать отдельно месяц. Это будет полезно работникам кадровой службы и бухгалтерии, хотя может быть полезной и экономистам даже юристам, я делал расчёт для работы с тендерами, там очень важно знать какой день недели, так как законодательство чётко ограничивает строки. Может быть, вы еще найдете применение для этой возможности, не стесняйтесь и пишите.

     В принципе, реализовать эту возможность несложно, это можно сделать с помощью пользовательского формата, для получения нужной вам информации в полном или сокращенном виде или более сложный вариант, это с помощью функций, но, функции в реализации доступны для понимания, так аргументов используются всего два и только ленивый не разберётся как определить в Excel день недели по дате.

    В моей статье детально описывается эта возможность, а также варианты ее реализации, даю примеры пользовательских форматов.

     Был рад помочь! Если статья вам понравилась, ставьте лайки, если есть дополнение жду ваших комментариев!

      До новых встреч на страницах сайта!

Бизнес изобретен для того, чтобы увеличивать число счастливых людей, а не количество миллионов долларов.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями, твитни или лайкни!

topexcel.ru


Смотрите также